SOP's

SOP’s (Standard Operating Procedures, standaardwerkwijzen) leggen vast hoe je een bepaald proces uitvoert, opgedeeld in stappen, met een overzicht van welke medewerkers hebben bevestigd dat ze het hebben gelezen. Je vindt ze onder Werkzaamheden in de linkernavigatie. SOP’s worden niet in mappen of categorieën ondergebracht - de hoofdpagina is één platte lijst met de nieuwste bovenaan en zonder zoekveld, dus bij een restaurant met veel SOP’s kom je makkelijker bij de juiste via het tabblad SOP’s van een functie of via de gekoppelde SOP’s van een verantwoordelijkheid dan door de hele lijst te doorlopen. Elke regel in die lijst toont ook het versienummer van de SOP en hoeveel medewerkers hem tot nu toe hebben bevestigd, naast je eigen label Bevestigd/Nakijken nodig.

Een SOP aanmaken

1. Klik op Nieuwe SOP (alleen managers).
2. Vul een titel en omschrijving in.
3. Voeg eventueel een of meer bestanden toe onder Bijlagen.
4. Klik op SOP aanmaken - je gaat door naar de pagina van de nieuwe SOP, die op versie 1 begint en nog geen stappen heeft.

Zodra een SOP is aangemaakt, kunnen de titel, omschrijving en bijlagen niet meer in de app worden gewijzigd of weggehaald - alleen de stappen eronder kun je daarna nog toevoegen, wijzigen, herordenen of verwijderen. Er is ook geen optie om een SOP zelf te verwijderen. Moet je een typefout in de titel of omschrijving herstellen, of een SOP helemaal weghalen, dan maak je een vervangende SOP aan (en neem je contact op met support om de oude te laten verwijderen).

Stappen toevoegen

1. Klik op de pagina van de SOP op Stappen beheren.
2. Klik op + Stap toevoegen (de schakelaar onder aan de stappenlijst).
3. Geef de stap een titel, eventueel instructies en eventueel een foto.
4. Klik op Stap toevoegen.

In de modus Stappen beheren kun je ook:

• De titel of instructies van een stap direct wijzigen - dat wordt ongeveer 600 ms nadat je stopt met typen automatisch opgeslagen (dezelfde vertraging als bij het wijzigen van verantwoordelijkheden en herhaalregels van checklists elders in de app).
• Een nieuwe foto bij een stap uploaden - dat wordt meteen opgeslagen, zonder die vertraging.
• Een stap aan de greep ⠿ slepen om die te herordenen - dat wordt ook meteen opgeslagen.
• Op Verwijderen bij een stap klikken om die weg te halen.

Klik op Klaar met beheren om terug te gaan naar de normale weergave.

Een SOP lezen en bevestigen

Standaard opent een SOP als stap-voor-stap doorloop: één stap per keer, met de knoppen Vorige/Volgende en bolletjes die de voortgang tonen, plus een link Alle stappen bekijken om alles in één keer op één pagina te zien.

Heb je de SOP nog niet bevestigd, dan verschijnt bovenaan, onder de omschrijving en eventuele bijlagen, een knop Bevestigen. Daarop klikken legt je bevestiging vast (met je naam en de datum) en vervangt de knop door een label “Bevestigd”. Datzelfde label, of een label “Nakijken nodig” als je nog niet hebt bevestigd, staat naast elke SOP in de hoofdlijst.

Een bevestiging is een eenmalige registratie per medewerker - je kunt die niet ongedaan maken, en niemand wordt later gevraagd opnieuw te bevestigen. Het versienummer naast de titel (bijvoorbeeld “Versie 1”) wordt bij het aanmaken één keer ingesteld en loopt niet automatisch op; stappen wijzigen, toevoegen of herordenen verhoogt het niet en wist niemands bestaande bevestiging, dus er is geen ingebouwde manier om te melden “dit is zo veranderd dat iedereen het opnieuw moet nakijken” - dat moet je zelf communiceren, bijvoorbeeld via Mededelingen.

Managers zien onder aan de pagina van een SOP de volledige lijst Bevestigingen - elke medewerker die hem heeft bevestigd, en wanneer.

Veelgestelde vragen

Kan ik een typefout in de titel of omschrijving van een SOP herstellen nadat ik hem heb aangemaakt? Niet in de app - titel, omschrijving en bijlagen liggen bij het aanmaken vast, en er is ook geen optie om een SOP te verwijderen. Alleen de stappen eronder kunnen daarna worden gewijzigd, toegevoegd, weggehaald of herordend. Moet de titel of omschrijving veranderen, maak dan een vervangende SOP aan en neem contact op met support om de oude te laten verwijderen.

Moet iedereen een SOP opnieuw bevestigen als ik de stappen wijzig? Nee. Een bevestiging is een eenmalige registratie per medewerker, en stappen wijzigen, toevoegen of herordenen wist die niet en verhoogt het versienummer naast de titel niet. Is een wijziging zo belangrijk dat het personeel het opnieuw moet nakijken, dan moet je dat zelf laten weten - bijvoorbeeld via Mededelingen.

Een link naar een SOP-bijlage of stapfoto gaat niet meer open. Die links zijn tijdelijk en verlopen na ongeveer een uur. Open de pagina van de SOP opnieuw voor een nieuwe link.