Integraties

Ga naar Integraties in de navigatie om SessionPilot OPS te koppelen aan HR- en salarisplatforms van derden, zodat medewerkersgegevens gelijk blijven. Dit is een nieuw onderdeel van de app - op dit moment is er één integratie beschikbaar: Nmbrs, een Nederlands/Belgisch salaris- en HR-platform. Net als Facturering is deze pagina beperkt tot eigenaren en ops-managers.

Nmbrs gebruikt een veilige loginoverdracht (OAuth) in plaats van een API-sleutel die je kopieert en plakt - je logt zelf in bij je eigen Nmbrs-account en SessionPilot ziet of bewaart je Nmbrs-wachtwoord nooit. De koppeling vraagt precies vier rechten van Nmbrs: leesrechten op medewerkersgegevens, dienstverbandgegevens en bedrijfsgegevens, plus offline_access - het technische recht waarmee Nmbrs een vernieuwingstoken kan afgeven, zodat SessionPilot verbonden kan blijven zonder dat je het elk uur opnieuw moet goedkeuren. Er kunnen geen wijzigingen in je Nmbrs-account worden gemaakt. Toegangs- en vernieuwingstokens worden versleuteld voordat ze worden opgeslagen.

Het statuslabel op de koppelingskaart geeft weer wat er voor je restaurant is opgeslagen: Niet ingericht, Verbinding verbroken, Verbonden of Fout.

Als er “Nog niet beschikbaar” staat

Staat er op de Nmbrs-kaart Nog niet beschikbaar, dan heeft het SessionPilot-team de platformbrede koppeling met Nmbrs voor je account nog niet afgerond (dat hangt af van inloggegevens op platformniveau en niet van iets restaurantspecifieks). Neem contact op met support om het te laten aanzetten - tot die tijd valt er van jouw kant niets in te richten.

Nmbrs koppelen

1. Klik op Nmbrs koppelen.
2. Je wordt naar Nmbrs doorgestuurd en gevraagd in te loggen bij je eigen Nmbrs-account (als je dat nog niet bent) en SessionPilot toegang te geven.
3. Nadat je de toegang hebt goedgekeurd, kom je terug op de pagina Integraties, die nu Verbonden toont.

De terugkeer naar SessionPilot bevat een ondertekend token voor eenmalig gebruik dat je restaurant identificeert en dat exact 10 minuten na het klikken op Nmbrs koppelen verloopt. Weiger je de toegang op het Nmbrs-scherm, of doe je er langer over om het inlog- en toestemmingsscherm van Nmbrs door te komen, dan kom je simpelweg terug op de pagina Integraties zonder koppeling en zonder foutmelding - de knop Nmbrs koppelen staat er nog, dus probeer het gewoon opnieuw.

Mislukt de overdracht zelf nadat je de toegang hebt goedgekeurd (bijvoorbeeld omdat Nmbrs onbereikbaar is, of omdat de tijdelijke code die Nmbrs terugstuurde niet kan worden ingewisseld), dan toont de kaart Fout met een melding die beschrijft wat er misging. Klik nog eens op Nmbrs koppelen om de hele overdracht opnieuw te doen.

Een bedrijf kiezen

Zodra je bent verbonden, kies je welk Nmbrs-bedrijf je wilt koppelen:

1. Kies in de keuzelijst Nmbrs-bedrijf het juiste bedrijf.
2. Klik op Opslaan.

De pagina toont welk bedrijf nu is verbonden als “Verbonden als [bedrijfsnaam]” tot er een is gekozen. De bedrijvenlijst wordt bij elke keer dat je de pagina Integraties laadt opnieuw bij Nmbrs opgehaald (er wordt niets gecached), dus kan SessionPilot je bedrijvenlijst op dat moment niet bij Nmbrs ophalen (meestal een tijdelijk probleem met de Nmbrs-API), dan wordt de keuzelijst vervangen door een foutmelding - de pagina herladen of opnieuw koppelen lost dat doorgaans op. Heeft je account meer dan 100 bedrijven, dan doorloopt SessionPilot de bedrijvenlijst van Nmbrs automatisch in pagina’s, zodat de keuzelijst alles toont en niet alleen de eerste pagina.

Je kunt het gekozen bedrijf op elk moment wijzigen door een ander te kiezen en nog eens op Opslaan te klikken - je hoeft de koppeling niet eerst te verbreken. Wil je overstappen naar een ander Nmbrs-account (niet alleen een ander bedrijf binnen hetzelfde account), verbreek dan eerst de koppeling en maak daarna opnieuw verbinding - er is geen aparte actie om van account te wisselen.

Medewerkers importeren

Zodra er een bedrijf is gekozen, klik je op Medewerkers importeren om medewerkersnamen uit Nmbrs in SessionPilot te halen. Alleen Nmbrs-medewerkers op de loonlijst worden opgehaald - het verzoek aan Nmbrs zelf is gefilterd op medewerkers van het type loonlijst, dus sollicitanten, oud-medewerkers en externe opdrachtnemers in Nmbrs komen helemaal niet in de resultaten terug.

• Medewerkers worden gematcht op hun Nmbrs-medewerkersnummer, dus een latere import werkt de namen van bestaande mensen bij in plaats van dubbele profielen aan te maken.
• Alleen basisgegevens worden geïmporteerd (de volledige naam, opgebouwd uit de velden voornaam, tussenvoegsel en achternaam van Nmbrs - een Nederlands tussenvoegsel als “van der” blijft dus behouden) - elke nieuwe medewerker wordt aangemaakt met een automatisch gegenereerde interne login en medewerkerscode, in de standaardcontractcategorie Fulltime van je restaurant geplaatst en niet aan een vestiging toegewezen. Je moet zijn profiel in SessionPilot nog openen om de vestiging, rol, beloning en andere gegevens apart in te stellen.
• Na een import toont de pagina hoeveel medewerkers zijn toegevoegd, bijgewerkt en overgeslagen (overgeslagen omvat zowel een Nmbrs-registratie zonder bruikbare naam als, zelden, een interne fout bij het aanmaken van dat ene account), samen met de datum en tijd van de laatste import.
• Kent je abonnement een maximumaantal medewerkers, dan tellen alleen echt nieuwe medewerkers daarvoor mee - iemand opnieuw importeren die al bestaat werkt alleen de naam bij en gebruikt geen plek (dat wordt getoetst aan je aantal actieve, niet-beëindigde medewerkers). Zou een nieuwe medewerker je boven het maximum brengen, dan stopt de import daar direct en wordt gemeld hoeveel er zijn toegevoegd voordat het maximum werd bereikt; de overige Nmbrs-medewerkers worden niet aangeraakt. Upgrade je abonnement en klik daarna nog eens op Medewerkers importeren om de rest binnen te halen (al geïmporteerde mensen worden gematcht en overgeslagen, niet gedupliceerd).
• Is je Nmbrs-koppeling stilletjes verlopen (zie hieronder) op het moment dat je op Medewerkers importeren klikt, dan wordt de import helemaal niet uitgevoerd - je ziet dan “Je Nmbrs-koppeling is verlopen. Maak opnieuw verbinding en probeer het nog eens.” Opnieuw koppelen (via Nmbrs koppelen) lost dat op.
• Medewerkers importeren blijft in de weergave uitgeschakeld tot er echt een bedrijf is gekozen en opgeslagen.

Verlopen en vernieuwen van tokens

Nmbrs-toegangstokens zijn bewust kortlevend. SessionPilot vernieuwt de jouwe automatisch op de achtergrond zodra hij binnen ongeveer een minuut van zijn verloop komt, dus in het dagelijks gebruik merk je er niets van - er is geen zichtbaar verzoek om opnieuw te koppelen bij routinematige vernieuwingen. Bij elke vernieuwing wordt ook het vernieuwingstoken zelf gewisseld (Nmbrs geeft er elke keer een nieuwe af), en SessionPilot bewaart die automatisch in plaats van de oude. Je merkt alleen iets als de vernieuwing zelf mislukt (bijvoorbeeld omdat de toegang aan de kant van Nmbrs is ingetrokken, of omdat de koppeling zo lang onbenut bleef dat Nmbrs die ongeldig heeft gemaakt): het statuslabel slaat om naar Fout, en de volgende actie die je doet (de bedrijvenlijst laden of importeren) meldt dat je opnieuw moet koppelen. Opnieuw koppelen via Nmbrs koppelen herstelt alles, inclusief het bedrijf dat je eerder had gekozen (dat kun je daarna opnieuw kiezen, of je kiest een ander).

De koppeling verbreken

Klik op Verbinding verbreken om de Nmbrs-koppeling te verwijderen. Daarmee wordt de opgeslagen bedrijfskeuze gewist, net als alle opgeslagen tokens; je moet dan opnieuw koppelen en weer een bedrijf kiezen voordat je kunt importeren.

Veelgestelde vragen

Nmbrs staat op “Verbonden”, maar ik zie geen medewerkers om te importeren. Zorg dat je eerst een bedrijf hebt gekozen bij Een bedrijf kiezen - Medewerkers importeren blijft uitgeschakeld tot er een bedrijf is gekozen. Controleer ook of het Nmbrs-bedrijf zelf medewerkers van het type loonlijst heeft; andere medewerkerstypen worden niet teruggegeven.

Op “Nmbrs koppelen” klikken leek niets te doen. Je hebt waarschijnlijk de toegang op het Nmbrs-scherm geweigerd, of er te lang over gedaan (het inlogvenster verloopt exact 10 minuten nadat je op Nmbrs koppelen klikt). Geen probleem - klik simpelweg nog eens op Nmbrs koppelen.

Mijn import stopte halverwege. Je hebt het maximumaantal medewerkers van je abonnement bereikt. De samenvatting vertelt hoeveel er zijn toegevoegd voordat het stopte. Neem contact op met support om je maximum te verhogen en voer de import daarna opnieuw uit om verder te gaan waar hij stopte.

De keuzelijst met Nmbrs-bedrijven laadt niet. Meestal is dat een tijdelijk probleem met het bereiken van de Nmbrs-API - de lijst wordt bij elke keer dat de pagina laadt live opgehaald in plaats van gecached, dus een storing aan de kant van Nmbrs is meteen merkbaar. Ververs de pagina; blijft het zo, verbreek dan de koppeling en maak opnieuw verbinding.