Rollen & verantwoordelijkheden

De pagina Rollen & verantwoordelijkheden toont elke functie in je restaurant, gegroepeerd per afdeling, en laat je aan elke functie specifieke verantwoordelijkheden koppelen - en via die verantwoordelijkheden ook checklists, taken, trainingscursussen en SOP’s. Je vindt de pagina onder Personeel in de linkernavigatie.

Anders dan bij Checklists, Taken en SOP’s (waar gewoon personeel minstens leesrechten of afrondrechten heeft) is Rollen & verantwoordelijkheden volledig beperkt tot eigenaren, ops-managers en managers - supervisors en gewone medewerkers zien het niet in de navigatie en worden naar het dashboard gestuurd als ze het direct proberen te openen.

Afdelingen inrichten

Functies worden onder afdelingen ondergebracht (bijvoorbeeld Keuken, Zaal, Bar).

1. Zoek op de pagina Rollen & verantwoordelijkheden de rij Afdelingen bovenaan.
2. Klik op + Afdeling toevoegen, geef die een naam en kies een kleur (er wordt automatisch een willekeurige kleur uit een vast palet voorgesteld - oranje zit bewust niet in dat palet, omdat die kleur is voorbehouden aan de avatars van functies en medewerkers).
3. Klik op Opslaan.
4. Wil je een afdeling later een andere naam of kleur geven, klik dan op het label in dezelfde rij - in hetzelfde venster kun je die ook verwijderen (met een bevestigingsvraag).

Afdelingen staan in de volgorde waarin ze zijn aangemaakt, de oudste eerst - elke nieuwe komt aan het eind van de rij, een naamswijziging verplaatst er geen, en afdelingen zelf kun je niet verslepen om te herordenen (anders dan de verantwoordelijkheden en varianten hieronder). Functies zonder afdeling komen op de hoofdpagina in een groep “Niet toegewezen” te staan, die altijd als laatste verschijnt, na alle benoemde afdelingen.

Binnen elke afdelingsgroep staan de functies alfabetisch op naam - niet op aanmaakdatum of een eigen volgorde.

Een functie aanmaken

1. Klik op Nieuwe functie (rechtsboven).
2. Vul in:
   • Naam van de functie (verplicht)
   • Afdeling - of laat het op “Geen afdeling” staan
   • Omschrijving
   • Kleur - gebruikt voor het avatarlabel van de functie
   • Standaarddienst - een vrij in te vullen notitie (bijvoorbeeld “Ochtend”, “06:00-14:00”)
3. Klik op Functie aanmaken. Je gaat direct door naar de pagina van de nieuwe functie.

Elke functiekaart op de hoofdpagina toont het kleurlabel, de naam, de omschrijving en hoeveel medewerkers er nu aan zijn toegewezen. Functies die op inactief zijn gezet, krijgen het label “Gearchiveerd”.

De werkruimte van een functie

Open je een functie, dan kom je in een werkruimte met tabbladen: Overzicht, Verantwoordelijkheden, Checklists, Training, SOP’s, Geschiedenis en Instellingen.

Tabblad Overzicht

Hier wijzig je de naam, afdeling, omschrijving, kleur en standaarddienst van de functie - wijzigingen worden ongeveer 600 ms nadat je stopt met typen automatisch opgeslagen (let op de aanduiding “Opslaan…/Opgeslagen”). Zet Actief uit om de functie te archiveren zonder die te verwijderen.

Daaronder toont Toegewezen medewerkers wie deze functie nu heeft, en kun je:

• Een medewerker aan de functie toewijzen met de keuzelijst en de knop Toewijzen. De keuzelijst bevat elke medewerker in het restaurant met een niet-beëindigd dienstverband (medewerkers met verlof staan er nog wel bij), alfabetisch gesorteerd - het is niet beperkt tot één vestiging.
• Een medewerker met de knop naast zijn naam van de functie afhalen.

Deze toewijzing is wat het profiel van een medewerker aan een functie/vaardigheid koppelt - een medewerker kan meer dan één functie hebben.

Tabblad Verantwoordelijkheden

Verantwoordelijkheden zijn de losse taken waaruit een functie bestaat (bijvoorbeeld “Koelcel bijvullen”, “Kassa tellen”). De plaats van een verantwoordelijkheid in deze lijst hoort specifiek bij deze functie - dezelfde verantwoordelijkheid kan bij een andere gekoppelde functie op een andere plek staan, omdat de ordening per koppeling wordt opgeslagen en niet bij de verantwoordelijkheid zelf.

Een verantwoordelijkheid toevoegen:

1. Klik op Nieuwe verantwoordelijkheid.
2. Vul de titel in, de prioriteit (Laag, Gemiddeld, Hoog, Urgent), de geschatte tijd in minuten (0-999), de categorie en de omschrijving.
3. Klik op Aanmaken & koppelen - daarmee maak je de verantwoordelijkheid aan en koppel je die in één stap aan de huidige functie.

Wil je een bestaande verantwoordelijkheid hergebruiken bij een andere functie in plaats van een dubbele aan te maken, gebruik dan de keuzelijst Bestaande koppelen en de knop Koppelen - verantwoordelijkheden horen niet bij één functie, dus dezelfde kan bij meerdere worden gebruikt.

Elke verantwoordelijkheid krijgt zijn eigen kaart. Je kunt:

• Aan de greep ⠿ slepen om verantwoordelijkheden te herordenen - de nieuwe volgorde wordt meteen op de achtergrond opgeslagen, zonder aparte opslagstap.
• De titel, prioriteit, geschatte tijd (0-999 minuten), categorie en omschrijving direct op de kaart wijzigen - dat wordt ongeveer 600 ms nadat je stopt met typen automatisch opgeslagen.
• Op Ontkoppelen klikken om de verantwoordelijkheid van deze functie te halen (die wordt niet verwijderd, alleen losgemaakt).

Gerelateerde items aan een verantwoordelijkheid koppelen. Elke kaart heeft eigen onderdelen om het volgende toe te voegen:

• Checklists - koppel een bestaande checklist die deze taak ondersteunt.
• Taken - koppel een bestaande herbruikbare taak, of typ een nieuwe taaktitel om er direct een aan te maken.
• Cursussen - koppel trainingscursussen die bij deze taak horen. Zie Training voor hoe cursussen zelf worden opgebouwd.
• SOP’s - koppel een relevante SOP.

Elk onderdeel toont de gekoppelde items als labels die je kunt weghalen, met een keuzelijst om er meer toe te voegen.

Varianten. Klik op Varianten op een kaart om alternatieve versies van die taak uit te vouwen die onder bepaalde voorwaarden gelden - bijvoorbeeld een kortere versie in het weekend, of een andere tijdens een bepaalde vakantieperiode. Zo voeg je er een toe:

1. Klik op Variant toevoegen.
2. Geef die een naam en kies wanneer die geldt:
   • Weekdagen - maandag tot en met vrijdag.
   • Weekenden - zaterdag en zondag.
   • Feestdagen - vergeleken met de feestdagen die je restaurant heeft ingesteld.
   • Eigen dagen - kies zelf willekeurige dagen van de week.
   • Periode - een begin- en einddatum, inclusief die dagen zelf (een variant met maar één van de twee data ingesteld komt nooit overeen).
3. Overschrijf eventueel de geschatte tijd en/of de omschrijving voor die variant - laat je een van de twee leeg, dan valt die terug op de waarde van de basisverantwoordelijkheid in plaats van leeg te blijven.
4. Klik op Opslaan.

Sleep varianten om ze te herordenen (dat wordt ook meteen opgeslagen) - kunnen er op een bepaalde dag meerdere varianten gelden, dan wint de eerste in de lijst. Gebruik de datumkiezer Voorbeeld voor onder aan het variantenpaneel om te controleren welke variant (of de standaard) op een bepaalde datum zou gelden. Het voorbeeld herkent feestdagen alleen zo goed als de feestdaggegevens die ervoor zijn geladen - dat is ongeveer de komende 12 maanden vanaf vandaag, dus bij een datum verder in de toekomst zal een variant voor Feestdagen nooit als geldend worden getoond, ook als die datum uiteindelijk wel een feestdag blijkt te zijn.

De tabbladen Checklists, Training en SOP’s

Dit zijn alleen-lezen overzichten: elke checklist, trainingscursus of SOP die aan een van de verantwoordelijkheden van deze functie is gekoppeld, bij elkaar op één plek met links om ze te openen.

Tabblad Geschiedenis

Toont wanneer de functie is aangemaakt en het laatst is bijgewerkt.

Tabblad Instellingen

Bevat Functie verwijderen (met een bevestigingsvraag) - dat verwijdert de functie definitief.