Inloggen & rollen begrijpen

Inloggen

Ga naar het SessionPilot OPS-webadres van je restaurant en log in met een van de volgende:

• E-mailadres en wachtwoord - de gewone login voor eigenaren en managers, die hun werk-e-mailadres gebruiken.
• Medewerkersnummer en wachtwoord - sommige medewerkers krijgen een interne login (een medewerkerscode zoals EMP-0001) in plaats van een persoonlijk e-mailadres. Handig voor mensen die geen privé-inbox voor werk willen gebruiken. Medewerkerscodes hoeven alleen binnen je eigen restaurant uniek te zijn, niet binnen heel SessionPilot - dezelfde code kan dus ook bij een ander restaurant bestaan.

Weet je niet zeker welke van de twee voor jou geldt? Vraag het je manager - of zie de FAQ onderaan voor hoe je het verschil herkent.

Wachtwoord vergeten

Klik op Wachtwoord vergeten? op het inlogscherm en vul het e-mailadres van je account in. Als het bij een bestaand account hoort, krijg je een e-mail met een herstellink - de bevestiging op het scherm is bewust in beide gevallen hetzelfde, zodat niemand het formulier kan gebruiken om te controleren welke adressen een account hebben. De link verloopt snel, dus gebruik hem meteen; een verlopen of al gebruikte link stuurt je terug naar de wachtwoord-vergeten-pagina met een melding. Op de herstelpagina zelf geldt maar één eis: minimaal 8 tekens - er is dus geen aparte regel voor hoofdletters, cijfers of symbolen zoals bij het eerste onboardingwachtwoord hieronder.

Dit werkt alleen als je met een echt e-mailadres inlogt. Log je in met een medewerkersnummer, dan is er geen persoonlijke inbox om een herstellink naartoe te sturen - vraag je manager of de eigenaar om je wachtwoord voor je te resetten via de pagina Medewerkers (zie Medewerkers).

Je account voor het eerst instellen (onboardinglink)

Nieuwe medewerkers stellen hun wachtwoord niet in door zich aan te melden - een manager maakt hun profiel aan en stuurt (of deelt) een onboardinglink, die een eenmalige instelprocedure opent op een adres als /onboard/<token>. Die bestaat uit drie stappen, waarbij na elke stap wordt opgeslagen, zodat je de pagina kunt sluiten en later verder kunt gaan zonder je gegevens kwijt te raken:

1. Wachtwoord aanmaken - minimaal 8 tekens, met een hoofdletter, een kleine letter, een cijfer en een speciaal teken. Een sterktemeter (Zwak/Redelijk/Sterk) en een checklist bevestigen elke eis terwijl je typt.
2. Persoonlijke gegevens - volledige naam, geboortedatum, nationaliteit, je nationale identificatienummer (een personnummer of een BSN, afhankelijk van of je restaurant in Zweden of in Nederland is ingesteld), thuisadres en een optionele contactpersoon voor noodgevallen.
3. Bankgegevens - banknaam en tenaamstelling zijn altijd verplicht; Nederlandse restaurants vragen om een IBAN, Zweedse restaurants om een clearingnummer en rekeningnummer (met IBAN optioneel).

Zodra alle drie de stappen klaar zijn, kun je gewoon inloggen met het wachtwoord dat je net hebt ingesteld. Open je een al afgeronde onboardinglink later opnieuw, dan zie je alleen een bevestiging (“Je bent helemaal klaar!”) in plaats van dat je de stappen opnieuw kunt doorlopen. Klopt de link niet of is hij ongeldig geworden, dan zie je: “Deze link is niet geldig. Vraag je manager om een nieuwe.”

Inklokken zonder in te loggen

Om in en uit te klokken op een gedeelde tablet of terminal in het restaurant (een “kiosk”) hoeven medewerkers niet in te loggen in de volledige app - ze gebruiken een pincode of scannen een QR-code op het kioskscherm, afhankelijk van de inklokmethode die je restaurant heeft ingesteld. Zie Aanwezigheid & inklokken voor de details.

Uitloggen

Klik op Uitloggen - op desktop is dat het icoon naast je avatar rechtsboven in de header; op mobiel open je Jij in de onderste navigatiebalk en gebruik je de knop Uitloggen onderaan die pagina. Beide beëindigen je sessie meteen en brengen je terug naar het inlogscherm.

Als je restaurant geblokkeerd is

Heeft SessionPilot het account van je restaurant geblokkeerd (bijvoorbeeld vanwege een betalingskwestie), dan sturen alle pagina’s je door naar één scherm: “[Restaurantnaam] is tijdelijk opgeschort” met de melding dat SessionPilot dit account heeft geblokkeerd en dat je contact moet opnemen met SessionPilot om dit op te lossen. Is er een reden ingesteld, dan staat die als label onder de melding. De enige actie op dat scherm is Uitloggen - er valt van jouw kant niets op te lossen; neem contact op met SessionPilot-support. Dit geldt voor het hele restaurant en staat los van je persoonlijke rol of account - iedereen bij dat restaurant ziet hetzelfde scherm, van de eigenaar tot de medewerkers.

Rollen - wie ziet wat

SessionPilot OPS kent vijf rollen, van meeste naar minste toegang:

Rol	Typisch gebruik
Eigenaar	Volledige toegang tot alles, inclusief facturering en restaurantbrede instellingen.
Ops-manager	Volledige operationele toegang over alle vestigingen, dezelfde dagelijkse mogelijkheden als een eigenaar.
Manager	Runt de dagelijkse gang van zaken van de eigen vestiging: roosteren, medewerkers, checklists enzovoort.
Supervisor	Kan een deel van de dagelijkse werkzaamheden bekijken en beheren, beperkter dan een manager.
Medewerker	Ziet de eigen diensten, geeft beschikbaarheid en verlofaanvragen door, klokt in en uit en gebruikt de functies die het restaurant voor personeel heeft aangezet (chat, mededelingen, training enzovoort).

Wat je in de linkernavigatie ziet, past zich automatisch aan je rol aan - zie je een menu-item uit deze handleidingen niet, dan is het waarschijnlijk beperkt tot managers, of heeft je restaurant die functie nog niet aangezet (zie Restaurant & vestigingen).

Hoe de app is ingedeeld

De linkernavigatie (of de pagina Jij op mobiel - zie hieronder) is gegroepeerd in:

Groep	Onderdelen
Overzicht	Dashboard, Mededelingen, Teamchat
Personeel	Aanwezigheid, Loon & uren, Dienstplanning, Diensten, Medewerkers, Rollen & verantwoordelijkheden
Werkzaamheden	Checklists & routines, Taken, SOP’s, Voorraad & verspilling, Incidenten
Leren	Training
Instellingen	Restaurant & vestigingen, Facturering, Integraties
Hulp	Hulp & documentatie (opent deze documentatiesite in een nieuw tabblad)

Elk onderdeel heeft zijn eigen handleiding - gebruik de zijbalk of de zoekbalk boven aan deze site om er meteen naartoe te springen. Een paar onderdelen verschijnen sowieso alleen voor bepaalde rollen, los van de functie-instellingen: Mededelingen als eigen pagina is voor supervisor en hoger (medewerkers zien in plaats daarvan een voorbeeld op het dashboard met een link “Alles bekijken”); Dienstplanning is supervisor en hoger; Medewerkers en Rollen & verantwoordelijkheden zijn manager en hoger; en Restaurant & vestigingen, Facturering en Integraties zijn alleen voor eigenaar/ops-manager.

Naast de rolcontrole kunnen de meeste onderdelen ook restaurantbreed als functie worden uitgezet - ontbreekt een pagina bij iedereen in je restaurant, ongeacht rol, dan is dat de waarschijnlijkere verklaring (zie Restaurant & vestigingen).

Navigatie op desktop versus mobiel

Op een breder scherm krijg je de volledige linkerzijbalk plus je avatar en een uitlogicoon in de header. Onder ongeveer tabletbreedte verdwijnen de zijbalk en de headerknoppen ten gunste van een onderste navigatiebalk met maximaal vier snelkoppelingen plus een tabblad Jij - daar staan op mobiel ook de uitlogknop, de taalkeuze en je andere persoonlijke instellingen, omdat er in de header geen ruimte voor is. Voor de meeste rollen zijn die vier snelkoppelingen simpelweg de eerste vier items uit je zijbalk; medewerkers krijgen bewust een andere, telefoon-eerst volgorde: Dashboard, Teamchat, Diensten en dan Checklists & routines.

Eén eigenaardigheid van de zijbalk is goed om te weten: op de pagina’s van de Dienstplanning verbergt de zijbalk zichzelf na een paar seconden automatisch (meteen als je in de weergave van één dag zit) om ruimte te maken voor het roosterraster. Beweeg je muis helemaal links tegen de schermrand en klik op het kleine pijltje dat verschijnt, of navigeer weg en weer terug, om hem terug te halen - heb je hem zo eenmaal vastgezet, dan blijft hij open zolang je in dat onderdeel bent.

Meerdere vestigingen

Heeft je restaurant meer dan één vestiging/locatie, let dan op de vestigingskiezer boven aan de pagina’s voor roosteren, aanwezigheid en dergelijke - de meeste dagelijkse gegevens (diensten, aanwezigheid, medewerkers) horen bij één vestiging tegelijk.

Je profiel (de pagina Jij)

Klik op je avatar (desktop) of op het tabblad Jij (mobiel) om bij je profielpagina te komen. Bovenaan staan je naam, je rol en je initialen als avatar, gevolgd door een paar dingen die je zelf kunt wijzigen:

• Taal - een keuzelijst met vier opties: English, Svenska (Zweeds), Nederlands en العربية (Arabisch, van rechts naar links weergegeven). Een nieuwe keuze wordt in je profiel opgeslagen en de pagina wordt herladen zodat elk scherm meteen bijwerkt - daarom is het ook een volledige opslag-en-herlaad in plaats van een directe schakelaar.
• Chatberichten automatisch vertalen - een schakelaar met de toelichting: “Berichten in een andere taal dan de jouwe worden vertaald getoond, met een klein icoon om het origineel te bekijken.” Handig bij meertalige teams die Teamchat gebruiken.

Er is op deze pagina geen apart veld om je wachtwoord te wijzigen - gebruik daarvoor Wachtwoord vergeten op het inlogscherm (als je met een echt e-mailadres inlogt) of vraag je manager om het voor je te resetten via de pagina Medewerkers (als je met een medewerkersnummer inlogt).

Verlof aanvragen (alleen medewerkers)

Heb je de rol medewerker, dan heeft de pagina Jij ook een onderdeel Mijn verlofaanvragen met een knop + Verlof aanvragen. Managers, supervisors, ops-managers en eigenaren zien dit hier niet - zij beoordelen en keuren verlofaanvragen goed vanuit de kalender van de dienstplanning. Zo dien je een aanvraag in:

1. Klik op + Verlof aanvragen.
2. Kies de dienst die je vrij wilt hebben - alleen je eigen komende diensten staan in de lijst; heb je er geen, dan meldt het formulier dat en blijft de verzendknop uitgeschakeld.
3. Vul een type in (een vrije tekst als reden, bijvoorbeeld “Vakantie” of “Ziek”).
4. Klik op Aanvraag indienen.

Je aanvragen verschijnen daarna in een lijst met een statuslabel - in behandeling, goedgekeurd of afgewezen.

Snelkoppelingen en uitloggen

Daaronder herhaalt de pagina Jij de navigatiegroepen van je rol als een eenvoudige lijst - handig op mobiel, waar de volledige zijbalk niet beschikbaar is. Onderaan de pagina staat een knop Uitloggen.

FAQ / problemen oplossen

Ik zie een functie niet die de rest van mijn restaurant wel heeft. Kijk eerst naar je rol - verschillende pagina’s (Medewerkers, Rollen & verantwoordelijkheden, Dienstplanning, Restaurant/Facturering/Integraties) zijn beperkt tot supervisor en hoger, of tot manager/eigenaar en hoger. Zou jouw rol wel toegang moeten hebben, dan is de functie waarschijnlijk gewoon uitgezet voor je restaurant - zie Restaurant & vestigingen.

Ik weet niet meer of ik inlog met een e-mailadres of met een medewerkersnummer. Kreeg je bij indiensttreding een code als EMP-0001 in plaats van een uitnodiging per e-mail, dan log je in met een medewerkersnummer - gebruik die code (geen e-mailadres) in het inlogveld. Twijfel je, vraag het dan je manager; die ziet op de pagina Medewerkers welk type jouw account gebruikt en kan hoe dan ook je wachtwoord resetten of je onboardinglink opnieuw versturen.

De app ziet er op mijn telefoon anders uit dan op een laptop. Dat klopt - zie Navigatie op desktop versus mobiel hierboven. De volledige zijbalk en het uitlogicoon in de header zijn alleen voor desktop; op mobiel krijg je een onderste navigatiebalk (minder snelkoppelingen, met een andere volgorde voor medewerkers) plus de pagina Jij voor al het andere, inclusief uitloggen en taal.

Mijn onboardinglink zegt “Deze link is niet geldig.” Of er zit een typefout in de link, of hij is al volledig afgerond en er is sindsdien iets veranderd. Vraag je manager om je een nieuwe onboardinglink te sturen vanaf de pagina Medewerkers.

De zijbalk verdween terwijl ik in de Dienstplanning zat. Die verbergt zichzelf daar automatisch om ruimte te maken voor het roosterraster - zie de opmerking in Hoe de app is ingedeeld hierboven voor hoe je hem terughaalt.