Aanwezigheid & inklokken

In- en uitklokken

Elke vestiging wordt door een manager ingesteld op een van twee inklokmethoden, te kiezen op de pagina Restaurant (zie Restaurant & vestigingen). Je kiest dit niet zelf - je krijgt de methode die je vestiging gebruikt.

• Pincode - je typt een persoonlijke cijfercode (4-8 cijfers) op een gedeeld kioskscherm, of je klokt direct in vanuit de app.
• QR-code - je scant met de camerascanner van de app een code die op een gedeeld kioskscherm staat. Op QR-vestigingen zijn gewone inklokknoppen helemaal verborgen, zodat elke inklok gekoppeld is aan het fysiek scannen van het scherm in het restaurant.

Je kunt in- en uitklokken vanaf de pagina Aanwezigheid (of de inklokkaart boven aan Mijn diensten) in de app zelf, of vanaf een gedeeld kioskscherm in het restaurant waarvoor je niet hoeft in te loggen. De volledige uitleg van het gedeelde kioskscherm - pincode en QR - staat hieronder in een eigen onderdeel, omdat andere handleidingen daarnaar verwijzen.

Inklokken vanuit de app in plaats van bij een kiosk

Gebruikt je vestiging pincode-inklokken, dan kun je ook simpelweg op Inklokken tikken op de pagina Aanwezigheid of Mijn diensten - geen kiosk nodig, zolang je bent ingelogd en aan een vestiging bent toegewezen. Op de pagina Mijn diensten verschijnt de inklokkaart pas als je een goedgekeurde dienst hebt die binnen ongeveer 15 minuten begint of al bezig is; de gewone knop Inklokken op de pagina Aanwezigheid kent die beperking niet en is dus altijd beschikbaar zolang je aan een vestiging bent toegewezen.

Gebruikt je vestiging QR-inklokken, dan vraagt de app je om de code te scannen in plaats van een gewone inklokknop aan te bieden - zo blijven inklokken gekoppeld aan daadwerkelijk in het restaurant zijn. Tik je op Scan om in te klokken (of Scan om uit te klokken) op een van beide pagina’s, dan opent dezelfde camerascanner in de app die ook bij de kiosk wordt gebruikt.

Pauze nemen

Zodra je ingeklokt bent (op pincodevestigingen) zie je Pauze starten naast Uitklokken op de pagina Aanwezigheid. Tik erop als je pauze neemt en tik op Pauze beëindigen als je terug bent. Je pauzetijd wordt automatisch van je gewerkte uren afgetrokken - klok je uit terwijl je nog op pauze staat, dan sluit de app de pauze eerst automatisch af, zodat je totale werktijd nog steeds klopt.

Je bent niet beperkt tot één pauze per dienst - Pauze starten/Pauze beëindigen kun je binnen dezelfde ingeklokte sessie meerdere keren gebruiken, en de duur van elke pauze wordt opgeteld bij de vorige. Dat lopende totaal wordt van je gewerkte uren afgetrokken (en verschijnt als Pauze (min) in de CSV-export van een manager), niet alleen de laatste pauze.

Je weekuren en geschiedenis

De pagina Aanwezigheid toont een klein blok Mijn uren deze week met je totaal aantal gewerkte uren tot nu toe deze week (start op maandag, elke maandag opnieuw), afgerond op één decimaal, en daaronder op hoeveel dagen je hebt gewerkt. Daaronder zien medewerkers een doorlopende geschiedenis van hun eigen in- en uitklokken (je 50 meest recente registraties), elk met een statuslabel (normaal of te laat) en de duur van de dienst.

Ben je nog ingeklokt op het moment dat het weektotaal wordt berekend, dan tellen de uren die je in de open dienst al hebt gewerkt meteen mee in het blok - er wordt niet gewacht tot je uitklokt.

Bescherming tegen dubbel inklokken

Je kunt maar in één van twee toestanden zijn - ingeklokt of uitgeklokt - nooit in beide, en de app is zo gebouwd dat dat zo blijft, ook als een verzoek twee keer wordt verstuurd (dubbeltikken op een langzame verbinding, of een QR-scan die twee keer registreert). Bij inklokken wordt eerst gekeken of je al een openstaande registratie hebt; is dat zo, dan wordt die simpelweg teruggegeven in plaats van dat er een tweede wordt aangemaakt. Als extra vangnet dwingt de database dit zelf af met een uniciteitsregel op “één openstaande aanwezigheidsregel per persoon”, zodat zelfs een echte race tussen twee bijna gelijktijdige verzoeken je niet met twee open diensten kan achterlaten.

Het inklokproces bij de kiosk

Een kiosk is niets anders dan deze pagina, geladen op een gedeelde tablet of terminal in het restaurant, via een link als /kiosk/<token> - niemand hoeft daarop in te loggen. Managers halen de kiosklink en QR-code van elke vestiging op vanaf de pagina Aanwezigheid (zie Aanwezigheidshulpmiddelen voor managers hieronder) of vanuit het onderdeel Vestigingen op de pagina Restaurant, en kunnen die op elk moment opnieuw instellen om een nieuwe te genereren (zie Vestigingen).

Is de kiosklink helemaal niet meer geldig (opnieuw ingesteld, of simpelweg verkeerd getypt), dan toont het scherm Deze kiosklink is niet geldig. Vraag een manager om de huidige link. in plaats van het inklokscherm. Is het account van het restaurant opgeschort, dan verschijnt een vergelijkbare melding met het verzoek een manager contact te laten opnemen met SessionPilot.

Pincodekiosken

1. Voer op het kioskscherm je persoonlijke code in met het toetsenblok op het scherm (4-8 cijfers) - boven het toetsenblok vullen bolletjes zich terwijl je typt, en met C wis je wat je hebt ingevoerd.
2. Tik op In-/uitklokken zodra je minstens 4 cijfers hebt ingevoerd.
3. Het scherm bevestigt je naam en de tijd. Was je al ingeklokt, dan klokt dezelfde code je uit en laat zien hoe lang je hebt gewerkt.
4. Wordt je code niet herkend - ook als je dienstverband als beëindigd is gemarkeerd - dan toont de kiosk Code niet herkend. Neem contact op met je manager. en wordt er niets vastgelegd.
5. Het resultaatscherm verdwijnt na een paar seconden automatisch, of je tikt op Klaar om het weg te halen en meteen terug te gaan naar het toetsenblok voor de volgende persoon.

QR-kiosken

1. Het kioskscherm toont een QR-code in plaats van een toetsenblok, met een korte aanwijzing om die met de app te scannen.
2. Open de SessionPilot OPS-app op je telefoon, ga naar Aanwezigheid of Mijn diensten en tik op Scan om in te klokken (of Scan om uit te klokken als je al ingeklokt bent). Daarmee opent de eigen cameraweergave van de app - een gewone telefooncamera of QR-scanner-app kan de code niet lezen, omdat er geen webadres in de code zit, maar alleen app-specifieke inklokgegevens.
3. Richt de camera van je telefoon op de code op het kioskscherm tot die wordt herkend.
4. Zodra de scan slaagt, ben je meteen in- of uitgeklokt en toont de app een bevestigingsbalk.

De QR-code op het kioskscherm wordt om veiligheidsredenen elke 5 seconden vernieuwd. Een net weergegeven code blijft in totaal ongeveer 10-15 seconden scanbaar om ruimte te laten voor het decoderen door de camera en netwerkvertraging, maar een foto of schermafbeelding ervan werkt daarna vrijwel direct niet meer - scan altijd de code die op dat moment op het scherm staat. Scan je een verlopen code, dan zie je Deze code is verlopen - scan de huidige QR-code opnieuw.

Een QR-scan kan ook mislukken om redenen die niets met de leeftijd van de code te maken hebben:

Melding die je ziet	Wat het betekent
Deze QR-code is geen SessionPilot-inklokcode.	Je hebt iets anders gescand - de QR-lezer herkende de inhoud helemaal niet als een SessionPilot-code.
Deze QR-code is niet meer geldig.	De kiosklink van de vestiging is opnieuw ingesteld nadat deze code werd gegenereerd, of de vestiging gebruikt geen QR-inklokken meer.
Je account is niet ingesteld om op deze vestiging in te klokken.	Je hebt een QR-code van een andere vestiging gescand dan die waaraan je bent toegewezen, of je account is als beëindigd gemarkeerd.

Inklokken met je eigen telefoon bij de kiosk versus in de app

De kiosk en de scanner in de app gebruiken exact dezelfde inkloklogica - het enige verschil is waar de cameraweergave opengaat (het gedeelde kioskapparaat heeft voor QR geen eigen cameraweergave; scannen gebeurt altijd vanaf de app op je eigen telefoon).

Controles op basis van locatie bij het inklokken

Managers kunnen voor elke vestiging een GPS-locatie instellen op de pagina Restaurant (breedte- en lengtegraad, handmatig ingevoerd of ingevuld met Mijn locatie gebruiken). Op dit moment wordt die locatie gebruikt voor de weerwidget van de vestiging op het dashboard en om vestigingen op de interne beheerkaart van SessionPilot te tonen - er wordt niet geblokkeerd, gemarkeerd of anderszins gecontroleerd waar je bent als je inklokt. Er geldt geen radius- of afstandseis bij het inklokken zelf, of je nu een kiosk of de app gebruikt.

Wat een inklok daadwerkelijk aan aanwezigheid op locatie koppelt, is het kioskmechanisme zelf en niet GPS:

• QR-vestigingen - je kunt alleen een code scannen die op dat moment op het gedeelde scherm in het restaurant staat, en die werkt binnen enkele seconden na het verlaten van dat scherm al niet meer.
• Pincodevestigingen - het kiosktoetsenblok is een gedeeld apparaat in het restaurant, maar voor pincode-inklokken vanuit de app zelf geldt geen eis om op locatie te zijn, behalve dat je bent ingelogd en aan die vestiging bent toegewezen.

Heeft je manager gezegd dat inklokken op jouw vestiging aan een locatie is gebonden, dan is dat een afspraak die zij zelf handhaven (bijvoorbeeld door alleen de gedeelde kiosk toe te staan) en niet iets dat de app automatisch controleert.

Aanwezigheidshulpmiddelen voor managers

Managers, supervisors, ops-managers en eigenaren zien op de pagina Aanwezigheid extra onderdelen in plaats van een persoonlijke geschiedenis.

Nu op locatie

Een live lijst van iedereen die nu ingeklokt is, met hun vestiging, het tijdstip waarop ze inklokten en een lopende duur die elke 30 seconden bijwerkt zolang de pagina open is. Managers en eigenaren (niet supervisors) kunnen iemand hier geforceerd uitklokken met de knop Uitklokken op de kaart - handig als iemand vergeten is uit te klokken en die sessie anders eindeloos open zou blijven staan. Daarbij wordt dezelfde uitkloklogica gebruikt als bij normaal zelf uitklokken (een eventuele openstaande pauze wordt ook afgesloten), alleen wordt het door een manager op de registratie van iemand anders gedaan in plaats van door de medewerker zelf.

Aanwezigheidsrapport

Een filterbare tabel met in- en uitklokken over een periode (standaard de laatste 7 dagen), eventueel beperkt tot één vestiging met de keuzelijst Vestiging. Elke regel toont de medewerker, de vestiging, de datum, de in-/uitkloktijden, de duur en een statuslabel:

• normaal - op tijd ingeklokt (of er is geen ingeplande dienst gevonden om mee te vergelijken).
• te laat - meer dan 10 minuten na de geplande starttijd ingeklokt van een dienst die al bezig was of binnen het uur zou beginnen.

De status te laat/normaal van een dienst wordt automatisch bepaald op het moment van inklokken en wordt daarna niet meer aangepast, ook niet als de geplande tijd van de dienst later wordt gewijzigd. De tabel op de pagina zelf heeft geen kolom voor pauzetijd - wil je de pauzeminuten per registratie zien, gebruik dan CSV exporteren hieronder, waar die kolom wel in zit.

CSV exporteren

Met CSV exporteren download je het op dat moment gefilterde rapport (dezelfde periode en vestigingsfilter als in de tabel) als spreadsheet met kolommen voor medewerker, medewerkerscode, vestiging, datum, ingeklokt, uitgeklokt, pauze (min), duur (uren) en status. Nog niet afgeronde diensten staan als “Bezig” zonder duur. Dit staat op de pagina Aanwezigheid zelf en niet onder Loon & uren, omdat het een ruwe export van registraties is en geen salarisberekening - gebruik de link Loon & uren op de pagina Aanwezigheid als je gewerkte tijd wilt omzetten in salaristotalen.

Kiosklinks

Managers kunnen met Kiosklinks weergeven het webadres van de kiosk van elke vestiging tevoorschijn halen en met Link kopiëren een gedeelde tablet of terminal in het restaurant instellen. Het opnieuw instellen of genereren van de kiosklink/QR van een vestiging (vanaf de pagina Restaurant) staat beschreven in Vestigingen.

Kioskscherm (eigenaren)

In plaats van een aparte tablet op te zetten kun je het apparaat overdragen dat je al vasthoudt. Kioskscherm staat op twee plekken - op de pagina Jij (die zowel in de onderbalk van de telefoon als in de koptekst op desktop staat) en naast Incheckpunten op de Aanwezigheidspagina - en is beschikbaar voor managers, ops-managers en eigenaren.

Het opent een keuzelijst met elk incheckpunt: de eigen code van elke vestiging, en elk gedeeld punt voor meerdere vestigingen dat is aangemaakt, met het label PIN of QR. Wie er een kiest, maakt van het apparaat dat scherm, schermvullend, met de QR of het pincodeklavier groot genoeg om te lezen vanaf waar iemand staat.

Zolang de kioskmodus aan staat, is het apparaat een kiosk en niets anders. Elk ander adres in de app kaatst direct terug naar het scherm, dus de pagina verlaten - uit volledig scherm, of door een URL te typen - komt weer uit bij de incheckcode en niet in je dashboard. Je blijft er ingelogd achter, en juist daarom is afsluiten goedkoop.

Het tabblad Afsluiten aan de linkerrand vraagt om een wachtwoord: dat van wie de kioskmodus startte, of dat van een eigenaar. Een juist wachtwoord beëindigt de kioskmodus en zet je meteen weer in de app, al ingelogd - nooit een nieuwe login. Personeel zonder wachtwoord kan het scherm niet verlaten.

Een knop Volledig scherm staat in de tegenoverliggende hoek waar de browser dat ondersteunt, wat ook de adresbalk verbergt. iPad Safari heeft zo’n functie niet, dus combineer kioskmodus voor een tablet die nergens anders voor gebruikt mag worden met de begeleide toegang van de tablet zelf. Dit is een slot op de app, niet op de hardware.

Wat hier niet kan

Er is momenteel geen manier om een eerdere in- of uitkloktijd te wijzigen, een gemiste registratie handmatig toe te voegen of iemand als afwezig te markeren vanaf de pagina Aanwezigheid - de enige correctie die mogelijk is, is iemand geforceerd uitklokken wiens dienst nog open staat. Moet een registratie achteraf worden gecorrigeerd (verkeerde tijd, helemaal ontbrekend), neem dan contact op met SessionPilot-support in plaats van naar een bewerkoptie op de registratie te zoeken.

Hoe te laat komen wordt bepaald

Het label te laat - of het nu in je eigen geschiedenis op de pagina Aanwezigheid staat, in een rapportregel van een manager of in de melding direct na een inklok bij de kiosk - wordt overal op dezelfde manier bepaald: op het moment dat je inklokt, zoekt de app een dienst van jou die al bezig is of binnen het komende uur begint. Vindt hij die, dan word je als te laat gemarkeerd wanneer je inklok meer dan 10 minuten na de geplande starttijd van die dienst valt; anders ben je normaal. Wordt er helemaal geen passende dienst gevonden (niets ingepland, of niets dat qua tijd dicht genoeg in de buurt komt), dan word je standaard als normaal gemarkeerd in plaats van zonder label gelaten.

Deze controle vergelijkt twee echte tijdstempels - het moment waarop je inklokte en de opgeslagen starttijd van de dienst - direct met elkaar, en wordt dus niet beïnvloed door de tijdzone waarin de server van de app draait. Dat is een andere (en apart bijgehouden) route in de code dan die van de e-mail met het urenrapport per dag/week/maand: het onderdeel “te late aankomsten” in dat rapport vergelijkt met de optionele instelling verwachte aankomsttijd van elke medewerker in plaats van met een ingeplande dienst, en moet die tijd specifiek naar de eigen tijdzone van het restaurant omrekenen (bijvoorbeeld Europe/Stockholm) om goed te kunnen vergelijken - een tijdzonefout in juist die vergelijking is op 2026-07-29 gevonden en opgelost. Dat staat los van het live label te laat dat hier wordt beschreven, dat helemaal niet naar de verwachte aankomsttijd kijkt.

Problemen oplossen / FAQ

Ik heb ingeklokt maar het staat er niet bij. Controleer of je op de juiste plek kijkt: je eigen inklokken staan in Mijn geschiedenis op de pagina Aanwezigheid (maximaal je 50 meest recente) en tellen mee in het blok Mijn uren deze week, dat elke maandag opnieuw begint - een inklok van vorige week staat dus niet in het totaal van deze week. Kijk je als manager in het aanwezigheidsrapport, controleer dan of de periode en het vestigingsfilter de registratie die je zoekt echt omvatten; het rapport staat standaard op de laatste 7 dagen en kan tot één vestiging worden beperkt. Heb je net via de QR-scanner ingeklokt en zie je het nog niet terug, geef de pagina dan even tijd - hij verversen zichzelf automatisch direct na een geslaagde scan.

De kiosk zegt dat mijn QR-code ongeldig is. Dat betekent dat de code op het scherm al verlopen was (elke code is maar ongeveer 10-15 seconden geldig - scan altijd wat er op dat moment staat, niet een foto ervan) of dat de kiosklink/QR van de vestiging door een manager opnieuw is ingesteld sinds de pagina voor het laatst werd geladen, waardoor elke code van de oude link ongeldig is. Ververs de kioskpagina (of vraag een manager om hem opnieuw in te stellen en de pagina te herladen) om een actuele, werkende code te krijgen.

Ik sta als te laat, maar dat was ik niet. Het label te laat wordt automatisch toegekend op het moment dat je inklokt (zie Hoe te laat komen wordt bepaald hierboven): de app zoekt een dienst van jou die binnen het komende uur begint of al bezig is, en markeert je als te laat als je meer dan 10 minuten na de geplande starttijd van die dienst inklokte. Een paar dingen kunnen ervoor zorgen dat dit niet klopt met wat jij je herinnert - de geplande starttijd van je dienst is gewijzigd nadat je inklokte (de status wordt daarna niet opnieuw berekend), of er is om een andere reden helemaal geen passende dienst gevonden en er is teruggevallen op normaal. Deze status kun je zelf niet wijzigen - denk je dat hij verkeerd is, vraag je manager dan om de geplande tijd van de dienst na te kijken.