Salaris & loonstroken

Op de pagina Salaris (te bereiken vanuit Medewerkers, of via de navigatiegroep Personeel) wordt het salaris formeel per maand opgemaakt en definitief gemaakt - dit is een ander proces dan Loon & uren en niet gewoon een andere naam ervoor:

	Loon & uren	Salaris
Periode	Elke week of maand, live	Alleen kalendermaanden
Bron	Ruwe aanwezigheid, elke keer opnieuw berekend	Aanwezigheid plus handmatige dagcorrecties, bij het definitief maken vastgelegd in een versie
Wijzigbaar?	Nee - alleen bekijken/exporteren	Ja - de uren van elke dag kunnen vóór het definitief maken worden overschreven
Resultaat	CSV met geschatte uren/loon	Definitieve loonstrook-pdf’s (met belastingoverzicht) en een urenstaat als CSV
Ongedaan maken	Niet van toepassing	Definitief maken opheffen opent een afgeronde maand weer om te wijzigen

Op deze pagina worden alleen medewerkers meegenomen die aan een vestiging zijn toegewezen - iemand zonder vestiging verschijnt simpelweg niet in de lijst, de exports of de bulkacties. Medewerkers met een beëindigd dienstverband worden ook helemaal uit de hoofdlijst gelaten.

Een maand opmaken

• Gebruik de maandnavigatie bovenaan om tussen maanden te wisselen en de keuzelijst met vestigingen om te filteren.
• Elke medewerker verschijnt als kaart met zijn status voor die maand, die elke keer dat je de pagina bekijkt opnieuw wordt bepaald (niet als vaste waarde opgeslagen) op basis van of er een concept en/of een definitieve loonstrook bestaat:
  • Niet begonnen - nog geen concept en geen definitieve loonstrook.
  • Concept - er is een concept (er kunnen dagcorrecties zijn gedaan), maar er is niets definitief gemaakt.
  • Gewijzigd sinds definitief - er is een loonstrook definitief gemaakt, maar het concept is daarna heropend of gewijzigd (uren aangepast na het definitief maken).
  • Definitief - er is een loonstrook en er is sindsdien geen nieuwe conceptactiviteit.
• Klik op de kaart van een medewerker om zijn maandoverzicht te openen: uren gegroepeerd per week, met elke dag als aanklikbaar vakje.

De uren van een dag aanpassen

Klik je in het maandoverzicht op een dagvakje, dan opent een paneel met:

• Elke aanwezigheidsregistratie (inklok → uitklok, plus eventuele pauzeminuten) van die dag, en de uren die uit de aanwezigheid zijn berekend. Een dienst die na middernacht doorloopt, wordt volledig toegerekend aan de dag waarop de inklok valt, ook als de uitklok op de volgende kalenderdag ligt - hij wordt niet over de twee dagen verdeeld.
• Velden om een ander totaal aan uren (0-24, heel getal) en minuten (0-59, heel getal) voor die dag in te voeren, plus een optionele notitie met een uitleg van de wijziging (bijvoorbeeld “vergeten uit te klokken, bevestigd met medewerker”). Het gecombineerde totaal mag niet boven 24 uur uitkomen.

Een opgeslagen correctie overschrijft het berekende totaal voor die dag overal op de pagina Salaris en op de definitieve loonstrook - het dagvakje krijgt de markering “aangepast” zodat duidelijk is dat het niet meer het ruwe aanwezigheidscijfer is, en de overuren van die dag (nog steeds gemeten tegen de daggrens van 8 uur) worden uit het overschreven totaal berekend en niet uit de oorspronkelijke aanwezigheid. Klik op Terug naar berekend om de correctie te laten vallen en terug te gaan naar het totaal uit de aanwezigheid.

Definitief maken en weer openen

Klik in het maandoverzicht van een medewerker op Nakijken & definitief maken (of selecteer op de hoofdpagina Salaris meerdere medewerkerskaarten met de vinkvakjes en klik op {n} geselecteerde definitief maken) om de loonstrook van die maand vast te zetten:

• Heeft je restaurant salariscategorieën ingericht en heeft deze medewerker er nog geen, dan word je gevraagd er een te kiezen voordat je definitief maakt - die wordt dan blijvend in zijn profiel opgeslagen (zijn payroll_category_id), zodat er in latere maanden niet meer om wordt gevraagd en dezelfde categorie automatisch wordt hergebruikt.
• Bij het definitief maken worden de uren, het loon en het belastingoverzicht van de maand vastgelegd in een nieuwe loonstrookversie (versienummers lopen per medewerker per maand op), waarmee een eerdere versie van die maand wordt vervangen (oude versies worden niet verwijderd, alleen als vervangen gemarkeerd). De momentopname bevriest de naam, code, vestiging, valuta, het tarief, de verwachte uren, de categorienaam en de belastingregels van de medewerker exact zoals ze op dat moment waren - zodat een latere wijziging daarin een al definitieve loonstrook niet verandert.
• Definitief maken opheffen draait dit terug: de actieve loonstrook wordt als vervangen gemarkeerd en het concept gaat weer open om te wijzigen (de status springt terug naar “concept”). Er wordt niets verwijderd, dus opnieuw definitief maken levert simpelweg de volgende versie op.
• Veranderen de uren (door een correctie of nieuwe aanwezigheid) nadat een loonstrook definitief is gemaakt, dan toont de kaart van die medewerker Gewijzigd sinds definitief tot je opnieuw definitief maakt.
• Bij het definitief maken van meerdere medewerkers tegelijk wordt iedereen afzonderlijk verwerkt; mislukken er een paar (bijvoorbeeld omdat een medewerker geen vestiging heeft), dan meldt het resultaat hoeveel van het totaal zijn gelukt en toont het de eerste foutmelding, in plaats van de hele batch stilzwijgend te laten mislukken.

Downloads en exports

• Met Loonstrook downloaden op de maandpagina van een individuele medewerker download je de pdf van die definitieve maand (/salary/{profileId}/{month}/payslip) - dat geeft een 404 als die medewerker voor de maand geen actieve (definitieve) loonstrook heeft.
• Terug op de hoofdpagina Salaris selecteer je medewerkerskaarten en klik je op {n} loonstrook/loonstroken downloaden om een ZIP te krijgen met de geselecteerde definitieve (of “gewijzigd sinds definitief”) loonstroken - een geselecteerde medewerker zonder definitieve loonstrook wordt simpelweg overgeslagen in plaats van de download te blokkeren, zolang minstens één geselecteerde medewerker er een heeft.
• Alle loonstroken downloaden downloadt iedereen die op dat moment voor de maand zichtbaar is als ZIP, maar alleen zodra ze allemaal definitief of “gewijzigd sinds definitief” zijn - staat er nog iemand op Niet begonnen of Concept, dan weigert het en wordt gemeld hoeveel er nog ontbreken, zodat je die eerst kunt afronden.
• Urenstaat exporteren (CSV) downloadt één regel per medewerker voor de maand/vestiging - Maand, Medewerker, Medewerkerscode, Vestiging, Status (Niet begonnen/Concept/Gewijzigd sinds definitief/Definitief), Gewerkte dagen, Uren, Overuren, Uurtarief, Geschat loon - inclusief eventuele dagcorrecties, anders dan de ruwe export van Loon & uren. De statuskolom wordt bij het exporteren bepaald uit de huidige concept-/loonstrookstatus, met dezelfde logica als de medewerkerskaarten, en kan dus niet verouderd zijn.
• De cijferbalk en een overzicht van de uitbetaling per vestiging vatten de totalen over alle medewerkers voor de maand samen (alleen op basis van definitieve loonstroken).

Wat er op een loonstrook staat

Elke gegenereerde loonstrook-pdf toont de naam, code en salariscategorie van de medewerker; zijn uurtarief (of “Niet ingesteld” als er geen is) en verwachte uren per week; het totaal aantal uren en overuren van de maand; een brutoloon; een regel voor elke belasting van zijn salariscategorie (naam, percentage, ingehouden bedrag) als die van toepassing is, gevolgd door het nettoloon; en, tenzij bij Instellingen loonstrook de opmaak op Kort staat, een volledige tabel per week en per dag met de uren, eventuele correctienotities en per week een vergelijking met de verwachte uren. In de voettekst van elke loonstrook staat dat deze is “Gegenereerd op {datum} door SessionPilot OPS - Geschatte cijfers voor interne salarisvoorbereiding”, met daarbij het versienummer.

Loonstroken die zijn gegenereerd voordat je restaurant belastingen, categorieën of een opmaakkeuze had ingericht, worden ook later nog correct weergegeven bij een nieuwe download: een momentopname zonder die gegevens valt terug op geen belastingen, een nettoloon gelijk aan het bruto en de lange opmaak, precies zoals hij er bij het genereren uitzag.

Salariscategorieën en belastingen

Bij Instellingen loonstrook (rechtsboven op de pagina Salaris) worden de salariscategorieën zelf ingericht - iets anders dan de contractcategorieën uit de handleiding Medewerkers. Elke salariscategorie heeft een naam (bijvoorbeeld “Standaard” of “Manager”) en een willekeurig aantal benoemde belastingregels, elk met een percentage tussen 0 en 100:

1. Klik op Categorie toevoegen, geef die een naam en klik op + Belasting toevoegen voor elke in te houden belasting (bijvoorbeeld “Loonbelasting”, 30%).
2. Klik op Opslaan. Bij het opslaan van een bestaande categorie wordt de hele belastinglijst in één keer vervangen - alle huidige belastingen van die categorie worden verwijderd en de net verstuurde worden opnieuw toegevoegd, in plaats van dat afzonderlijke regels worden bijgewerkt.
3. Wijs de categorie vooraf aan medewerkers toe (via het veld Salariscategorie onder Beloning & tijdklok in hun profiel) of de eerste keer dat je hun loonstrook definitief maakt.

Elke belasting van de toegewezen categorie van de medewerker wordt toegepast als percentage van het brutoloon van die maand, afgerond op de cent, en de som wordt afgetrokken om tot het nettoloon op de loonstrook te komen. Een categorie zonder belastingen werkt ook - dan is bruto gelijk aan netto.

Bij Instellingen loonstrook staat ook de schakelaar Lengte loonstrook (Lang/Kort), die restaurantbreed geldt - maar alleen voor loonstroken die nadat je hem wijzigt worden gegenereerd (definitief gemaakt). Hij wordt bij het definitief maken in de momentopname van elke loonstrook vastgelegd, dus de schakelaar omzetten geeft een al definitieve loonstrook niet met terugwerkende kracht een andere opmaak; daarvoor zou je die maand opnieuw definitief moeten maken.

Veelgestelde vragen

Waarom werd me bij het definitief maken van een loonstrook gevraagd een salariscategorie te kiezen? Dat gebeurt alleen de eerste keer dat je definitief maakt voor een medewerker die nog geen salariscategorie heeft, en alleen als je restaurant onder Instellingen loonstrook minstens één categorie heeft aangemaakt. Wat je kiest wordt in zijn profiel opgeslagen, zodat er in latere maanden niet opnieuw om wordt gevraagd.

De uren van een medewerker lijken niet te kloppen nadat ik hem handmatig heb in- of uitgeklokt of de aanwezigheid heb hersteld. Zowel Loon & uren als de pagina Salaris rekenen elke keer dat je ze bekijkt opnieuw met de huidige aanwezigheid (behalve als een dag op de pagina Salaris een handmatige correctie heeft, die altijd boven het berekende totaal gaat). Was er al een loonstrook definitief gemaakt voordat je het herstelde, dan toont de kaart Gewijzigd sinds definitief - hef het definitief maken op en maak opnieuw definitief om de gecorrigeerde uren mee te nemen.