Restaurant & vestigingen

Ga naar Restaurant in de navigatie om de naam van je restaurant, de vestigingen, contractcategorieën, contractstijl en -voorwaarden, e-mails met urenrapporten, het organogram en de feestdagen te beheren. De pagina is beperkt tot eigenaren en ops-managers - elke andere rol die hem direct opent, wordt meteen naar het dashboard teruggestuurd, dus er is geen gedeeltelijke weergave voor vestigingsmanagers of supervisors.

Restaurantnaam en zichtbaarheid van beloning

Wil je je restaurant een andere naam geven, wijzig dan het veld Naam in het restaurantonderdeel en klik op Opslaan.
De schakelaar Beloning tonen aan medewerkers bepaalt of medewerkers hun eigen uurtarief ergens in de app kunnen zien. Zet die uit als je de beloningsgegevens liever alleen voor managers houdt.
Deze schakelaar geldt restaurantbreed, maar elke vestiging heeft verderop op de pagina zijn eigen schakelaar Beloning tonen aan medewerkers die daarboven gaat - zo kun je bijvoorbeeld de beloning overal verbergen behalve bij één vestiging, of omgekeerd.
De schakelaar Eén login per keer voor medewerkers (standaard uit) beperkt elke medewerker tot één ingelogd apparaat. Staat die aan en logt een medewerker ergens nieuw in, dan wordt hij op elk ander apparaat waarop hij was ingelogd uitgelogd en komt daar terug op het inlogscherm met “Je bent uitgelogd omdat je account op een ander apparaat heeft ingelogd.” Managers, ops-managers en eigenaren worden nooit geraakt - zij kunnen een desktop en een telefoon gelijktijdig ingelogd houden. Aanzetten logt niemand meteen uit; het geldt vanaf de volgende keer dat een medewerker inlogt.

Contractcategorieën

Contractcategorieën (bijvoorbeeld “Fulltime” of “Parttime”) bepalen de basisregels voor een groep medewerkers, en elke medewerker hoort bij precies één categorie.

Klik boven aan het onderdeel Contractcategorieën op Categorie toevoegen.
Vul een naam in en het minimum aantal uren per week voor die categorie.
Klik op Categorie toevoegen om op te slaan.

Bij elke bestaande categorie kun je ook:

De naam of het minimum aantal uren per week wijzigen en op Opslaan klikken bij die regel. Het minimum aantal uren per week moet nul of hoger zijn (het veld accepteert halve uren, bijvoorbeeld 37,5).
Dagen mogen worden gewijzigd schakelen - of medewerkers in deze categorie kunnen wijzigen op welke dagen ze zijn ingepland.
Tijden mogen worden gewijzigd schakelen - of medewerkers in deze categorie hun eigen begin- en eindtijden kunnen aanpassen.
Een categorie verwijderen met het prullenbakicoon - dat gebeurt meteen, zonder bevestigingsvraag. Categorieën waar nog medewerkers in zitten, kunnen niet worden verwijderd tot die zijn overgezet.

Categorienamen moeten binnen je restaurant uniek zijn - probeer je een dubbele naam op te slaan (bij aanmaken of hernoemen), dan krijg je “Er bestaat al een contractcategorie met die naam.” en wordt er niets opgeslagen.

Een categorie Fulltime (minimaal 40 uur per week) wordt automatisch aangemaakt zodra die de eerste keer nodig is - bijvoorbeeld de eerste keer dat er een medewerker uit Nmbrs wordt geïmporteerd (zie Medewerkers importeren) - als je restaurant er nog geen heeft met exact die naam. Er wordt op de exacte naam gezocht en pas bij afwezigheid aangemaakt, dus heb je zelf al een categorie “Fulltime” aangemaakt, dan wordt die hergebruikt in plaats van dat er een tweede bijkomt. Je kunt hem daarna net als elke andere categorie wijzigen of anders inzetten.

Contractstijl & voorwaarden

Is de Contractmaker voor je restaurant aangezet, dan bepaalt hier een onderdeel Contract het uiterlijk en de standaardtekst van de contracten die per medewerker vanuit een medewerkersprofiel worden gegenereerd (zie Contract (Contractmaker) in de handleiding Medewerkers voor het genereren zelf). Twee zaken staan hier op restaurantniveau:

Contractstijl - een keuze tussen drie visuele voorinstellingen, die meteen worden toegepast zodra je er een kiest:
- Klassiek - donkere balken boven elk onderdeel en omkaderde vakken.
- Modern - zachte kaartonderdelen met een gekleurde accentbalk en ruime witruimte.
- Minimaal - eenvoudige koppen en alinea’s, zonder randen of achtergronden (de compactste optie).
Dit verandert alleen het toegevoegde onderdeel Voorwaarden & beleid dat hieronder wordt beschreven - het raakt nooit de wettelijke kerntekst van de arbeidsovereenkomst daarboven, die ongeacht de stijl identiek blijft.
Voorwaarden & beleid - een tekstverwerker voor extra bedrijfsbeleid, huisregels of clausules die je achter de standaardvelden van elk gegenereerd contract wilt toevoegen (bijvoorbeeld een kledingvoorschrift, een proeftijdregeling of een concurrentiebeding). Schrijf en maak het op en klik op Voorwaarden opslaan - het geldt voor contracten die daarna worden gegenereerd.

Voorwaarden & beleid wordt op de server opgeschoond voordat het wordt opgeslagen, los van wat de tekstverwerker zelf bij plakken opruimt, omdat de opgeslagen HTML later direct in een contract-pdf wordt opgenomen en aan elke manager wordt getoond die het contract van die medewerker bekijkt. In de praktijk betekent dat:

De ondersteunde opmaak is beperkt tot een toegestane lijst: alinea’s, vet/cursief/onderstreept/doorgehaald, opsommingen en genummerde lijsten, koppen, links, blokcitaten en tabellen. Al het andere dat je plakt (scripts, insluitingen, bijzondere opmaak) wordt weggehaald.
Afbeeldingen moeten kleine, direct in de inhoud opgenomen afbeeldingen zijn (bijvoorbeeld geplakt vanaf je klembord) - links naar extern gehoste afbeeldingen worden weggehaald, omdat er bij het genereren van de pdf nooit een externe URL wordt opgehaald. De ondersteunde afbeeldingsformaten zijn PNG, JPEG, GIF en WebP.
Links die je toevoegt, worden automatisch ingesteld om in een nieuw tabblad te openen.
Voor de opgeslagen inhoud van Voorwaarden & beleid geldt een gecombineerde limiet van ongeveer 2 MB, afbeeldingen inbegrepen. Zit je erboven, dan mislukt het opslaan met een melding die ruwweg de grootte van je inhoud en de limiet noemt - kort de tekst in of haal een geplakte afbeelding weg en probeer het opnieuw.
Plakken uit Word of vergelijkbare tekstverwerkers kan lege tussenalinea’s en nagemaakte inspringing achterlaten; SessionPilot haalt de meest voorkomende gevallen na het opschonen automatisch weg, maar bij ongewoon opgemaakte plakacties kan handmatig opruimen nog nodig zijn.

Vestigingen

Klik in het onderdeel Vestigingen op Vestiging toevoegen.
Vul de naam van de vestiging in en eventueel het adres.
Klik op Vestiging toevoegen om die aan te maken.

Kent je abonnement een maximumaantal vestigingen en zit je daar al op, dan mislukt Vestiging toevoegen met een melding die je abonnement en het maximum noemt (bijvoorbeeld “Je zit op het Starter-abonnement (tot 2 vestigingen). Neem contact op met support om te upgraden.”) in plaats van dat de vestiging wordt aangemaakt - zie Facturering voor waar je abonnement staat. Je feitelijke maximum komt standaard uit je abonnementsniveau, maar SessionPilot kan ook een eigen maximum voor jouw restaurant instellen dat boven dat aantal gaat - in beide gevallen betekent helemaal geen maximum onbeperkt vestigingen.

Per vestiging kun je ook het volgende beheren:

Locatie - klik op Locatie instellen (of Wijzigen als er al een is) om breedte- en lengtegraad in te voeren, of klik op Mijn locatie gebruiken om die automatisch uit je browser te vullen. De breedtegraad moet tussen -90 en 90 liggen en de lengtegraad tussen -180 en 180. Dit is informatief (het wordt gebruikt voor de weerwidget van de vestiging op het dashboard) en geen afgedwongen controle - SessionPilot weigert een inklok niet omdat die buiten een radius valt. Aanwezigheid op locatie wordt in plaats daarvan door de kiosk zelf afgedwongen: een pincode of een roterende QR-code op een gedeeld apparaat op de vestiging, beschreven in Aanwezigheid & inklokken.
Ruimtes - klik op Ruimte toevoegen om een benoemde ruimte aan te maken (bijvoorbeeld “Keuken”, “Bar”) met als soort Keuken, Opslag, Eetzaal of Bar. Ruimtes verschijnen als labels onder de vestiging.
Kiosklink - elke vestiging heeft zijn eigen inkloklink en QR-code (/kiosk/<token>) waarmee personeel op een gedeelde tablet kan inklokken. Klik op Link kopiëren om die te kopiëren, of op Opnieuw instellen om een nieuwe link te genereren (daarmee is de oude meteen ongeldig - wie nog de oude QR-code of een opgeslagen link gebruikt, kan daarmee niet meer inklokken - werk dus meteen na het opnieuw instellen alle afgedrukte QR-codes bij).
Inklokmethode - kies of personeel op deze vestiging inklokt met een pincode of door een QR-code te scannen. Deze keuze verandert alleen de toelichting bij de kiosklink en hoe het kioskscherm zich gedraagt; de kiosklink zelf hoeft er niet apart voor opnieuw te worden ingesteld.
Beloning tonen aan medewerkers - dezelfde schakelaar voor de zichtbaarheid van beloning als hierboven, maar alleen voor deze vestiging (die gaat voor het restaurantbrede voor iedereen op deze locatie).
Openingstijden - klik op Openingstijden om een weekschema uit te vouwen. Markeer per dag Gesloten of stel een open- en sluitingstijd in en klik daarna op Tijden opslaan. Een dag die je niet markeert, staat standaard van 09:00 tot 22:00 open tot je hem expliciet opslaat.
Een vestiging verwijderen met het prullenbakicoon - dat gebeurt ook meteen, zonder bevestigingsstap, dus kijk goed voordat je erop klikt.

E-mails met urenrapporten

Is salarisrapportage voor je account aangezet, dan kun je in het onderdeel Urenrapporten automatische e-mailsamenvattingen instellen:

Zet Urenrapporten versturen aan.
Kies hoe vaak ze worden verstuurd: Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
Kies het verzendtijdstip (het uur van de dag) waarop het rapport eruit moet.
Voeg eventueel extra ontvangers toe - aanvullende e-mailadressen (naast de accounteigenaar) die het rapport ook moeten krijgen. Scheid meerdere adressen met komma’s; elk adres wordt vóór het opslaan als echt e-mailadres gecontroleerd.
Zet Arbeidskosten meenemen aan als je wilt dat het rapport naast de uren ook de geschatte arbeidskosten toont.
Stel een drempel voor te laat (minuten) in - hoeveel minuten na de starttijd van een dienst in het rapport als “te laat” geldt. Dat moet een heel getal tussen 0 en 120 zijn.
Klik op Opslaan om je instellingen toe te passen.

Vink daaronder elke vestiging aan die je in het rapport wilt opnemen - vestigingen die je niet aanvinkt, blijven eruit, en elk vinkje wordt bij het omzetten meteen opgeslagen.

Gebruik op elk moment Testmail versturen om jezelf direct een voorbeeldrapport te sturen, zonder op het schema te wachten - de bevestiging noemt precies naar welk adres of welke adressen het is gegaan. De pagina toont ook wanneer het rapport voor het laatst is verstuurd, of de foutmelding van de laatste mislukte poging (die foutmelding blijft op de pagina staan tot de volgende geslaagde verzending).

De periode die elke frequentie daadwerkelijk dekt:

Frequentie	Gedekte periode
Dagelijks	Gisteren - de volledige vorige kalenderdag
Wekelijks	Dezelfde periode “vorige week” die Loon & uren gebruikt
Maandelijks	Dezelfde periode “vorige maand” die Loon & uren gebruikt

Organogram

Het onderdeel Organogram is een alleen-lezen weergave van de rapportagestructuur van je restaurant: eigenaren en ops-managers bovenaan, daaronder per vestiging de managers, supervisors en medewerkers. Iedereen in de lijst is aanklikbaar naar zijn medewerkersprofiel. Wie nog geen vestigingsrol heeft, staat onderaan in een lijst Niet toegewezen. Medewerkers met een beëindigd dienstverband blijven helemaal buiten het organogram, zodat het altijd je huidige, actieve team weergeeft.

Feestdagen

Klik in het onderdeel Feestdagen op Feestdag toevoegen.
Stel de datum en een naam voor de feestdag in.
Kies op welke vestiging die van toepassing is, of laat het op Alle vestigingen staan.
Kies de soort feestdag:
- Gesloten - de vestiging is die dag volledig gesloten.
- Halve dag - de vestiging werkt met verkorte tijden (elders in het roosteren afgehandeld).
- Aangepaste tijden - stel specifieke open- en sluitingstijden in voor alleen die dag (alleen deze soort slaat eigen open- en sluitingstijden op; de andere twee hebben die niet nodig).
Klik op Feestdag toevoegen om op te slaan.

Bestaande feestdagen staan in een lijst met hun datum, soort en vestiging, en kunnen met het prullenbakicoon worden weggehaald (ook meteen, zonder bevestigingsvraag).

Waarschuwingsschakelaars bij roosteren

Twee gerelateerde instellingen staan op de pagina Dienstplanning in plaats van op de pagina Restaurant: klik op het tandwiel- of Instellingen-icoon boven aan de dienstplanning (zichtbaar voor wie de planning mag beheren) om Instellingen dienstplanning te openen, waar je het volgende kunt schakelen:

Waarschuwen bij mismatch in vaardigheden - vraagt om bevestiging voordat iemand wordt ingeplannen die niet geschikt is voor die rol.
Waarschuwen bij mismatch in beschikbaarheid - vraagt om bevestiging voordat iemand buiten de door hem doorgegeven beschikbaarheid wordt ingeplannen.

Beide gelden restaurantbreed en staan standaard aan.

Veelgestelde vragen

Ik heb de kiosklink van een vestiging opnieuw ingesteld en nu geeft de tablet een fout. Dat klopt - opnieuw instellen maakt de oude link/QR-code meteen ongeldig. Kopieer de nieuwe link (of print de nieuwe QR-code opnieuw) en werk bij wat er op die plek hangt.

Ik kan een contractcategorie niet verwijderen. Die is nog aan minstens één medewerker toegewezen. Zet die medewerkers eerst in een andere categorie en verwijder hem daarna.

Een medewerker ziet zijn beloning nog steeds nadat ik “Beloning tonen aan medewerkers” heb uitgezet. Kijk op beide plekken: de restaurantbrede schakelaar op de pagina Restaurant, en de schakelaar op vestigingsniveau van die medewerker, die voor iedereen op die vestiging boven de restaurantbrede gaat.

Ik zie geen onderdeel Contractstijl / Voorwaarden & beleid. De Contractmaker is niet aangezet voor je restaurant. Neem contact op met support als je die wilt laten aanzetten.