Checklists & routines

Checklists & routines omvat terugkerende routines (een dagelijkse open- of sluitlijst), losse checklists, en de afzonderlijke rondes die daaruit worden aangemaakt. De pagina staat onder Operatie in het linkermenu. Aanmaken en bewerken is voorbehouden aan eigenaren, ops-managers en managers; alle anderen zien wat aan hen is toegewezen en ronden dat af.

De pagina

Managers zien bovenaan vier getallen - te laat, vandaag klaar, actieve routines, gepauzeerd - en daarna vier tabbladen:

• Vandaag - wat nu klaar moet zijn, één regel per checklist in plaats van één per ronde. Een routine die drie dagen is gemist is één regel met “3 rondes” en een rood aantal te laat, niet drie regels. De vijf meest urgente worden getoond, te late eerst, met Nog N tonen eronder. Een ronde zonder deadline komt hier nooit terecht; die staat onder Binnenkort tot er een datum bij komt.
• Routines - elke checklist die bestaat, gegroepeerd per vestiging, routines vóór eenmalige lijsten. Dit is het tabblad voor alles behalve het werk zelf doen.
• Binnenkort - toekomstige rondes, gegroepeerd per dag.
• Historie - afgeronde rondes, meest recente eerst.

Elke regel heeft een icoon dat zegt wat het is:

Icoon	Betekenis
Een cyclus (twee pijlen in een lus)	Een routine - hij komt volgens schema terug
Dezelfde cyclus met een streep erdoor	Een gepauzeerde routine - het schema staat er nog, maar er worden geen rondes gemaakt
Eén blad met een vinkje	Een eenmalige checklist

Op het tabblad Routines laat elke regel ook de herhaalregel in woorden zien (“ma, wo, vr”), het tijdstip waarop hij klaar moet zijn, aan wie hij is toegewezen, hoeveel punten hij heeft, wanneer hij de volgende keer loopt en wanneer hij voor het laatst liep. Een routine met te late rondes heeft een rood aantal. Filter op Alle / Routine / Eenmalig, en op vestiging als er meer dan één is.

Een regel onder Vandaag openen klapt hem ter plekke uit in plaats van ergens heen te springen: Te doen toont de openstaande rondes van die checklist, oudste eerst, elk met een eigen Openen-knop; Eerdere rondes is een kort logboek van de laatste afrondingen, met wie en wanneer; en Checklist openen gaat naar de checklist zelf.

Medewerkers die geen manager zijn zien alleen rondes die aan hen zijn toegewezen. Het tabblad Routines toont toch alle checklists, omdat het de catalogus is en geen werkvoorraad.

Een checklist aanmaken

1. Klik op Nieuwe checklist.
2. Vul Titel in, een optionele Omschrijving (één regel over wat het omvat), Type en Vestiging.
3. Vink Terugkerende routine aan als hij zich herhaalt, en kies de weekdagen, het tijdstip en optioneel iemand om hem aan toe te wijzen. Laat alle dagen onaangevinkt om dagelijks te herhalen. Laat het vinkje weg voor een eenmalige lijst.
4. Voeg punten toe. Per punt: kies een bestaande herbruikbare taak of typ een nieuw label, kies een antwoordtype, en geef bij Dropdown / Meerkeuze de opties; bij Getal / Temperatuur optioneel een toegestaan minimum en maximum.
5. Checklist aanmaken. Minstens één punt met een label is vereist; lege regels vallen weg.

Je komt op de checklist zelf uit, waar alles hierboven te wijzigen is en waar de rijkere herhaalregels staan.

De checklistpagina

De kop bevat het icoon, de titel, de omschrijving, het type, de vestiging, het aantal punten en - bij een routine - de herhaalregel, het tijdstip en de toegewezen persoon. Managers krijgen daarnaast Pauzeren / Hervatten, Bewerken en Verwijderen, plus drie tabbladen.

Punten

Alle punten in de volgorde waarin ze gecontroleerd worden, met het antwoordtype en de configuratie (de optielijst of het toegestane bereik) op de regel.

Managers kunnen:

• de volgorde wijzigen met de pijltjes omhoog/omlaag - dat slaat zichzelf op, er is geen Opslaan-knop;
• een punt bewerken om het label, het antwoordtype en wat dat type nodig heeft te wijzigen;
• een punt verwijderen - waarmee ook al vastgelegde antwoorden erop verdwijnen, omdat de vraag weg is en een antwoord erop nergens meer bij hoort;
• onderaan Punt toevoegen. Een nieuw punt maakt een herbruikbare taak aan op dezelfde manier als het aanmaakformulier, zodat een later toegevoegd punt net zo herbruikbaar is als een punt dat er vanaf het begin stond.

Herhaling

Alleen te zien bij een routine. Acht regels, elk als een kaart in plaats van een optie begraven in een dropdown:

Regel	Wat het doet
Dagelijks	Elke dag
Weekdagen	Maandag tot vrijdag
Weekenden	Zaterdag en zondag
Eigen dagen	De weekdagen die je kiest, als dagknoppen
Om de N dagen	Om de 2 dagen, om de 10 dagen - geteld vanaf een startdatum
Maandelijks	Dezelfde datum elke maand
Jaarlijks	Eén maand en dag
Specifieke data	Alleen de data die je opgeeft

Daaronder: het tijdstip waarop hij klaar moet zijn (een dropdown, geen veld om in te typen) en de toegewezen persoon. Daaronder laat Volgende vijf de werkelijke data zien waar de regel vanaf vandaag op uitkomt, zodat je ziet wat hij betekent voordat er iets is aangemaakt. Een regel die nooit kan afgaan - eigen dagen zonder gekozen dagen, of specifieke data die allemaal in het verleden liggen - zegt dat, in plaats van stil niets te produceren.

Het hele paneel slaat zichzelf ongeveer 600 ms nadat je stopt met wijzigen op, en zegt “Opslaan…” en daarna “Opgeslagen”.

Twee randgevallen om te weten:

• Maandelijks neemt een exact dagnummer. Er is geen terugval op “laatste dag van de maand”, dus dag 31 levert in een kortere maand simpelweg geen ronde op.
• Jaarlijks op 29 februari gaat om dezelfde reden alleen in een schrikkeljaar af.

De toegewezen persoon wijzigen wijst ook de nog openstaande rondes van die routine opnieuw toe, niet alleen de toekomstige, zodat deze week niet met de oude naam achterblijft. Afgeronde rondes houden hun historie.

Rondes genereren - kies een periode (standaard vandaag tot en met de komende 14 dagen) en maak de rondes daarvoor aan. Normaal heb je dit niet nodig: een nachtelijke taak houdt voor elke actieve routine een doorschuivend venster van 14 dagen aangemaakt. Gebruik het om verder vooruit te gaan, of om achteraf aan te vullen. Data die al een ronde hebben worden overgeslagen, dus opnieuw uitvoeren over dezelfde periode maakt nooit dubbelingen. Noch de nachtelijke taak noch deze knop stuurt een bericht naar de toegewezen persoon.

Rondes

Vier secties: Te laat, Vandaag, Binnenkort en Eerdere rondes. Elke regel linkt naar de ronde zelf en laat zien wie hem heeft, wanneer hij klaar moet zijn, wanneer hij is afgerond, en hoeveel punten zijn beantwoord.

Managers kunnen een regel ter plekke bewerken om de toegewezen persoon, de deadline of de status (open of afgerond) te wijzigen, of hem verwijderen. Een ronde van afgerond terugzetten naar open wist de vastgelegde afrondtijd; hem daarna weer op afgerond zetten geeft een nieuwe tijd in plaats van de oude terug te halen.

Een eenmalige checklist heeft geen schema, dus zijn tabblad Rondes begint met een formulier Ronde toewijzen - wie, en wanneer hij klaar moet zijn.

Bewerken, pauzeren en verwijderen

Bewerken opent een dialoog voor de titel, de omschrijving, het type en twee schakelaars:

• Herhaalt volgens schema - uit maakt er een eenmalige van, zonder herhaalregel en met rondes die je met de hand maakt. Aanzetten geeft hem een schema; uitzetten stopt nieuwe rondes zonder de bestaande aan te raken.
• Actief - uit pauzeert de routine. Hij behoudt zijn regel, zijn punten en zijn hele historie en stopt simpelweg met rondes maken. Gepauzeerd komt naast de naam te staan, de regel dimt op het tabblad Routines, en Rondes genereren weigert tot hij is hervat.

Pauzeren is waar je naar grijpt in plaats van iets te verwijderen dat je misschien terug wilt. Verwijderen haalt de checklist weg, elke ronde ervan, en elk antwoord dat in die rondes is vastgelegd - daarom vraagt het je de naam van de checklist te typen ter bevestiging.

Een ronde afronden

Als je een ronde opent zie je elk punt, volgens het antwoordtype waarmee hij is gebouwd:

• Ja/Nee, Geslaagd/Niet geslaagd, Dropdown - kies uit een lijst.
• Getal, Temperatuur - typ een getal; als er een bereik is ingesteld zie je dat, plus een waarschuwing als de waarde erbuiten valt. Het insturen gaat toch door.
• Tekst, Handtekening, Barcode, QR-scan - typ of scan.
• Datum - kies een datum.
• Meerkeuze - vink aan wat van toepassing is.
• Timer - start/stop/reset een stopwatch.
• GPS - Locatie vastleggen legt je coördinaten vast.
• Afbeelding, Video - maak of kies een bestand.

Bij elk ingevuld punt komt een vinkje, met een lopende “X van Y klaar”. Checklist afronden blijft uitgeschakeld tot elk punt is beantwoord.

Een afgeronde ronde zit niet op slot: open je hem opnieuw, dan worden je antwoorden ingelezen, en opnieuw insturen vervangt ze en zet de afrondtijd op nu. Opnieuw insturen vervangt alle antwoorden in één keer, dus bij een Afbeelding- of Video-punt moet je het bestand opnieuw meesturen - er is geen optie “behoud het bestaande”, en leeg laten wist wat er stond.

Veelgestelde vragen

Hoe wijzig ik de naam van een checklist? Bewerken op de pagina van de checklist zelf. De dialoog dekt ook de omschrijving, het type en de schakelaars routine/eenmalig en actief/gepauzeerd.

Ik wil dat een routine ’s winters stopt maar zijn historie houdt. Pauzeer hem. De regel, de punten en alle eerdere rondes blijven precies zoals ze zijn; er wordt niets nieuws aangemaakt tot je hem hervat.

Zegt een te late ronde “te laat”? Ja. Te laat wordt elke keer dat de pagina laadt uit de deadline berekend in plaats van opgeslagen, dus een deadline verschuiven neemt het label mee. Het staat op het tabblad Vandaag als eigen groep met een rode rand, als rood aantal op de regel van de routine, en als rode markering in het tabblad Rondes.

Kan ik het schema van een routine wijzigen zonder de al aangemaakte rondes te verliezen? Ja - de regel wijzigen verwijdert nooit bestaande rondes. Het verandert alleen wat er daarna wordt aangemaakt. Verwijder de losse rondes die je niet wilt via het tabblad Rondes.

Wat gebeurt er met antwoorden als ik een punt verwijder? Die verdwijnen mee. Wil je iets niet meer vragen maar de vastlegging houden, laat het punt dan staan en laat het weg in de volgende versie van de checklist.

Wie krijgt bericht als een ronde klaar moet zijn? Nog niemand. Er is geen melding wanneer een ronde verschijnt of vervalt, dus toegewezen personen moeten de pagina zelf bekijken.