Dienstplanning

In de dienstplanning bouwt een manager het rooster van het restaurant op: eerst bepalen hoeveel mensen er nodig zijn per rol en per moment van de dag, en daarna specifieke medewerkers inplannen om die behoefte te vullen. Deze handleiding behandelt de dagweergave, de weekweergave en de planningsperiode die aan beide ten grondslag ligt.

Je vindt de dienstplanning onder Personeel in de linkernavigatie. Vanuit de maandkalender kun je elke afzonderlijke dag openen, of overschakelen naar een raster van een hele week.

De twee roosterweergaven

Dagweergave (klik op een datum in de kalender) toont één dag als tijdlijn, met de uren van links naar rechts. Dit is de beste plek voor precisiewerk: dienstblokken naar exacte tijden slepen en in één oogopslag “wie is er nodig” naast “wie is er beschikbaar” leggen.
Weekweergave (Dienstplanning → periode, of “Diensten plannen → Eén week”) toont een raster van maandag tot zondag, met een rij per afdeling en een kolom per dag. Dit is de beste plek voor een breed beeld van de hele week en om snel de diensten van een dag of afdeling te openen.

Beide weergaven tonen dezelfde onderliggende gegevens en in beide kan een manager personeelsbehoefte toevoegen, medewerkers inplannen en diensten verwijderen - ze presenteren het alleen anders. Wat je in de ene doet, is meteen zichtbaar in de andere.

Een rolvereiste toevoegen (een personeelsbehoefte)

Met een “rolvereiste” vertel je de dienstplanning dat er een dienst gevuld moet worden - bijvoorbeeld “2 medewerkers zaal, 17:00 tot 23:00” - voordat je hebt besloten wie die daadwerkelijk gaat draaien.

Vanuit de dagweergave

Open de dag die je wilt bezetten.
Klik op Rolvereiste toevoegen boven het onderdeel “Benodigde rollen” (of gebruik de kleine knop + naast de naam van een afdeling in de tijdlijn - zie Snel een dienst toevoegen voor een afdeling hieronder).
Kies in het formulier:
- Afdeling - optioneel, beperkt alleen de keuzelijst met functies tot de rollen van die afdeling.
- Functie - de specifieke rol die nodig is (bijvoorbeeld “Medewerker zaal”, “Kok”), of laat het op “Geen specifieke rol” staan voor een open plek die elke medewerker kan vullen.
- Aantal - hoeveel mensen er op dat moment voor deze rol nodig zijn.
- Begin- en eindtijd.
Klik op Rolvereiste toevoegen om op te slaan.

De nieuwe personeelsbehoefte verschijnt zowel als kaart in de lijst “Benodigde rollen” als als blok in de tijdlijn van die dag. Een korte melding bevestigt dat het is toegevoegd en laat je het een paar seconden ongedaan maken.

Vanuit de weekweergave

Klik op de + in de kop van de dagkolom waaraan je wilt toevoegen, of op de + naast het rijlabel van een afdeling.
Hetzelfde formulier voor het toevoegen van een rolvereiste opent, al voorzien van die datum (en die afdeling, als je op een afdelingsrij klikte).
Vul de rol, het aantal en de tijden in en sla op.

Een personeelsbehoefte wijzigen of verwijderen

Dagweergave: zet Bewerkmodus aan (het pennetje rechtsboven) om een verwijderknop op elke behoeftekaart tevoorschijn te halen, plus grepen om het bijbehorende tijdlijnblok te verslepen (zie hieronder). Bij verwijderen zie je een paar seconden een melding om het ongedaan te maken voordat het echt verdwijnt.
Weekweergave: klik op een dienstblok om het venster Dienst bewerken te openen (zie het volgende onderdeel), waar je de rol, het aantal personen en de tijden kunt wijzigen of de dienst kunt verwijderen. De kleine verwijder-/haal-weg-icoontjes op de kaarten verschijnen alleen in de bewerkmodus; het blok aanklikken om het volledige venster te openen werkt altijd.

Een medewerker op een dienst inplannen

Zodra er een rolvereiste bestaat, vul je die door er medewerkers op in te plannen. Dat kan op drie manieren, afhankelijk van de weergave.

Dagweergave: de keuzelijst

Onder elke kaart in “Benodigde rollen” met nog open plekken staan een keuzelijst Medewerker selecteren… en een knop Inplannen. De keuzelijst groepeert medewerkers in:

Aanbevolen (met een sterretje) - medewerkers die exact deze functie hebben en beschikbaarheid hebben doorgegeven die de hele dienst dekt.
De afdeling van de rol - medewerkers met een rol binnen dezelfde afdeling, ook als ze geen passende beschikbaarheid hebben doorgegeven.
Alle medewerkers - alle anderen.

Kies een naam en klik op Inplannen.

Dagweergave: slepen en neerzetten

Onder de tijdlijn met “Dienstblokken” verschijnen medewerkers die voor die dag beschikbaarheid hebben doorgegeven als eigen rij, geplaatst op de tijden waarop ze zeiden vrij te zijn. Wie voor een open rol wordt aanbevolen, krijgt een sterretje (★) naast de naam en een gouden linkerrand om het beschikbaarheidsblok.

Sleep het beschikbaarheidsblok van een medewerker op het blok van een open rol in de tijdlijn erboven om die persoon in te plannen. Standaard verdwijnt iemands beschikbaarheidsrij uit beeld zodra hij die dag op een dienst is ingeplannen (uitgaande van één rol per persoon per dag); schakel Eén rol / Meerdere rollen boven aan de tijdlijn om als je wilt dat mensen zichtbaar blijven en je ze diezelfde dag op een tweede dienst kunt slepen.

Weekweergave: het venster Dienst bewerken

Klik op een dienstblok in het weekraster - gevuld of nog niet - om het venster Dienst bewerken te openen. Daar zie je:

Een label met de vulstatus (bijvoorbeeld “1/2 gevuld”), de tijden en de totale duur van de dienst.
Wijzigbare velden voor afdeling, functie, aantal personen en begin-/eindtijd (bij diensten die op een personeelsbehoefte zijn gebaseerd).
Rechts een doorzoekbare medewerkerslijst, gegroepeerd in Ingeplannen, de eigen afdeling van de rol en Overige medewerkers.

Typ in het zoekveld om de lijst te filteren en klik dan op de regel van een medewerker om die in te plannen. Klik je op iemand die al is ingeplannen, dan wordt die er juist afgehaald. Er is geen aparte knop Inplannen - de klik doet het direct, met daarna een melding om het ongedaan te maken.

Losse diensten die niet aan een personeelsbehoefte hangen (bijvoorbeeld gemaakt via het snel toevoegen per afdeling - zie hieronder) openen een lichtere versie van dit venster: alleen wie de dienst nu draait en een lijst om die aan iemand anders toe te wijzen, omdat er geen rol of aantal personen te wijzigen valt.

De gekleurde bolletjes begrijpen

In het venster Dienst bewerken van de weekweergave heeft elke medewerker in de zijlijst een klein gekleurd bolletje op de avatar:

Groen - deze persoon heeft beschikbaarheid doorgegeven die het tijdvak van deze dienst dekt.
Rood - dat is niet zo (ofwel hij gaf aan niet beschikbaar te zijn, ofwel hij heeft nooit geantwoord).
Grijs - deze persoon werkt fulltime. Fulltimers volgen een vast standaardweekrooster in plaats van elke periode beschikbaarheid door te geven, dus ze worden nooit tegen beschikbaarheidsgegevens afgezet - grijs betekent simpelweg “niet van toepassing”.

De dagweergave gebruikt hetzelfde idee in eenvoudiger vorm: een sterretje (★) naast een naam in de beschikbaarheidsrij betekent dat die persoon wordt aanbevolen - hij heeft de passende functie en zijn beschikbaarheid dekt een open dienst.

Waarschuwingen bij een mismatch

Klik je op (of sleep je) een medewerker die niet aan de vereisten van een dienst voldoet, dan kan er om een bevestiging worden gevraagd voordat de planning doorgaat. Er zijn twee onafhankelijke controles:

Mismatch in vaardigheden - de medewerker heeft de functie niet die de dienst vraagt.
Mismatch in beschikbaarheid - de dienst valt buiten de doorgegeven beschikbaarheid van de medewerker.

Slaat een van beide controles aan, dan somt een venster “Toch inplannen?” de specifieke reden(en) op voordat je kunt bevestigen. Of deze controles überhaupt worden uitgevoerd, wordt per restaurant ingesteld - zie Instellingen dienstplanning: de twee waarschuwingsschakelaars hieronder. Los daarvan gaat een planning die overlapt met een dienst die de medewerker die dag al heeft, of die op een dag met goedgekeurd verlof valt, wel door, maar zie je daarna een waarschuwingsbalk.

Een dienstblok verslepen (dagweergave)

In de tijdlijn van de dagweergave kun je het blok van een nog niet gevulde personeelsbehoefte direct van formaat veranderen:

Zet Bewerkmodus aan.
Beweeg je muis naar de linker- of rechterrand van een niet-gevuld blok tot je de sleepcursor ziet.
Sleep de rand naar een nieuwe tijd. Het blok klikt vast op stappen van 15 minuten en het tijdlabel op het blok werkt live bij terwijl je sleept.
Laat los om de nieuwe tijd op te slaan. Er verschijnt een paar seconden een melding om het ongedaan te maken.

Sleepgrepen verschijnen alleen op blokken waarop nog niemand is ingeplannen - zit er al iemand op een dienst, haal die er dan eerst af als je de tijd wilt wijzigen. In de weekweergave wijzig je de tijd van een dienst via de begin-/eindtijdvelden in het venster Dienst bewerken, omdat de kaarten in de weekweergave een vast formaat hebben in plaats van een versleepbare tijdlijn.

Wat de bewerkmodus doet

Zowel de dagweergave als de weekweergave heeft een schakelaar Bewerkmodus (het pennetje boven aan de pagina, standaard uit). Aanzetten haalt de af en toe gebruikte, ingrijpende of fijnregelende acties tevoorschijn die de normale weergave anders zouden vervuilen:

Verwijderknoppen op kaarten en blokken van rolvereisten.
Verwijderknoppen naast de naam van elke ingeplannen medewerker.
Sleepgrepen op niet-gevulde tijdlijnblokken in de dagweergave.

De bewerkmodus blokkeert niet de mogelijkheid om in de weekweergave een dienstblok aan te klikken en het venster om te bewerken/in te plannen te openen, of om in de dagweergave de keuzelijst en het slepen te gebruiken - dat werkt altijd voor iedereen die het rooster mag beheren.

Verwijderen en wijzigingen ongedaan maken

Een rolvereiste verwijderen, een ingeplannen medewerker eraf halen of een blok verslepen gebeurt niet meteen definitief - eerst verschijnt onderaan het scherm een paar seconden een melding met de optie Ongedaan maken. Klik je daar niet op, dan wordt de wijziging definitief zodra de melding verdwijnt. Dit werkt ook met Ctrl+Z direct na de wijziging. Inplannen, een vereiste toevoegen, de details van een vereiste wijzigen en een losse dienst opnieuw toewijzen kun je op dezelfde manier ongedaan maken - de melding draait de actie terug als je erop klikt.

Instellingen dienstplanning: de twee waarschuwingsschakelaars

Managers die planningsperiodes kunnen openen, zien ook een tandwielicoon boven aan de hoofdkalender van de dienstplanning. Daarmee open je Instellingen dienstplanning, met twee onafhankelijke schakelaars:

Waarschuwen bij mismatch in vaardigheden - “Vraag om bevestiging voordat iemand wordt ingeplannen die niet geschikt is voor die rol.”
Waarschuwen bij mismatch in beschikbaarheid - “Vraag om bevestiging voordat iemand buiten zijn doorgegeven beschikbaarheid wordt ingeplannen.”

Elke schakelaar geldt restaurantbreed en werkt meteen - hij bepaalt of de hierboven beschreven bevestiging “Toch inplannen?” überhaupt verschijnt. Zet je een schakelaar uit, dan kunnen managers vrij inplannen zonder tussenstap; zet je hem aan, dan komt er een veiligheidscontrole voordat een ongeschikte planning of een planning buiten de beschikbaarheid wordt bevestigd. Beide staan standaard aan.

Een nieuwe planningsperiode openen

Voordat medewerkers hun beschikbaarheid voor een periode kunnen doorgeven, moet een manager daarvoor een planningsperiode openen.

Klik op de hoofdpagina van de dienstplanning op + Planningsperiode openen.
Kies een begin- en einddatum voor de periode.
Verstuur het formulier.

Een periode openen doet twee dingen:

Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid doorgeven voor elke datum binnen die periode (vanuit hun eigen dienst-/beschikbaarheidsscherm).
De beschikbaarheid wordt automatisch voorgevuld voor elke medewerker met een vast standaardweekrooster in zijn profiel - zodat niemand vanaf nul hoeft te beginnen. Voor elke dag binnen de nieuwe periode wordt, als het standaardrooster van een medewerker zegt dat hij die weekdag normaal werkt, automatisch een passende beschikbaarheidsregel aangemaakt (inclusief blokken voor gebroken diensten, als zijn standaardrooster meer dan één blok per dag heeft). Medewerkers kunnen dat daarna nog aanpassen als hun beschikbaarheid voor die specifieke week anders is dan gewoonlijk.

Er kan per vestiging maar één planningsperiode tegelijk open staan - je moet de huidige sluiten voordat je een nieuwe kunt openen. Een label boven aan de pagina toont de periode die nu open staat; klik op Planning sluiten om die te sluiten. Een gesloten periode kan later weer worden geopend als dat nodig is, wat niets verandert aan diensten die voor die data al waren ingeplannen.

Heb je na het sluiten van een periode het rooster ervoor nog niet gemaakt, dan verschijnt de snelkoppeling “Laatst geopende week plannen” om direct met die data aan de slag te gaan.

Snel een dienst toevoegen voor een afdeling

In de tijdlijn van de dagweergave heeft elke afdelingskop een kleine knop + naast de naam. Daarmee opent hetzelfde formulier voor het toevoegen van een rolvereiste als elders, alleen staat het veld Afdeling al op die afdeling - zo voeg je een personeelsbehoefte toe voor bijvoorbeeld de keuken zonder die eerst uit de keuzelijst te halen. Dit is de snelste manier om een dienst toe te voegen als je al weet welke afdeling die nodig heeft; de specifieke functie, het aantal personen en de tijd kies je nog steeds in het formulier.

De weekweergave heeft dezelfde knop + op de rij van elke afdeling, die hetzelfde voorgevulde formulier opent voor die dag en afdeling.

Een rooster kopiëren

In plaats van een vergelijkbare dag helemaal opnieuw op te bouwen, kun je het hele rooster van één dag - de rolvereisten en de diensten die er al aan zijn toegewezen - naar een andere datum kopiëren.

Klik in de dagweergave boven aan de pagina op Rooster kopiëren.
Kies de datum om naartoe te kopiëren.
Kies of het om een kopie van één dag gaat of om een terugkerende kopie - bij terugkerend stel je in hoeveel keer en met welk interval in dagen (bijvoorbeeld elke 7 dagen, 4 keer, om de komende vier weken te vullen).
Klik op Rooster kopiëren.

Bij het kopiëren wordt alles overgeslagen dat op de bestemmingsdatum al bestaat met dezelfde rol, begintijd en eindtijd, dus een kopie nog eens uitvoeren levert geen dubbelingen op. Een samenvattingsbalk meldt hoeveel dagen, personeelsbehoeften en diensten zijn gekopieerd, plus hoeveel er zijn overgeslagen omdat ze er al waren.