Voorraad & verspilling

Het onderdeel Voorraad & verspilling (onder Werkzaamheden in de linkernavigatie) heeft drie tabbladen: Voorraad, Verzoeken en Verspilling. Wat je op elk tabblad kunt doen, hangt af van je rol - eigenaren, ops-managers en managers kunnen items toevoegen en volledig beheren; supervisors kunnen voorraadmutaties vastleggen en verspilling registreren, maar geen nieuwe items toevoegen of drempels wijzigen; medewerkers kunnen de voorraad bekijken en verzoeken indienen, en niets meer. Het tabblad Verzoeken toont naast het tabbladlabel een label met het aantal openstaande verzoeken zodra er minstens één is.

Een voorraaditem toevoegen

1. Ga naar Voorraad & verspilling (het tabblad Voorraad).
2. Klik op Item toevoegen (alleen zichtbaar voor eigenaren, ops-managers en managers).
3. Vul het formulier in:
   • Vestiging - bij welke locatie het item hoort.
   • Categorie - Ingrediënt, Verpakking, Verbruiksartikel of Chemicaliën.
   • Naam van het item.
   • Huidige voorraad, een drempel voor de minimumvoorraad en een eenheid (bijvoorbeeld kg, dozen, flessen).
   • Optioneel de naam van de leverancier en een uiterste gebruiksdatum.
4. Klik op Item toevoegen om het op te slaan. Het staat nu in de itemlijst.

Huidige voorraad en minimumvoorraad accepteren alleen hele getallen - beide velden gaan in hele eenheden, en elke waarde die je typt wordt vóór het opslaan op het naaste hele getal afgerond. Heb je gebroken aantallen nodig (bijvoorbeeld 2,5 kg), houd die dan bij via het tabblad Verzoeken, waar aantallen wel decimalen accepteren. Categorie en eenheid worden precies opgeslagen en weergegeven zoals ingevoerd - de categoriekeuzelijst biedt de vier opties hierboven, maar ze worden in kleine letters opgeslagen en in de itemtabel zo weergegeven (ingredient, packaging, consumable, chemical), en eenheid is een vrij tekstveld in plaats van een keuzelijst, dus het is verstandig binnen je team consistente eenheidsnamen af te spreken (kg versus kilogram).

De itemlijst heeft geen zoekveld en geen sorteeroptie - items staan altijd alfabetisch op naam, in zowel de tabel Aandacht nodig als Alle items. Bij een lange lijst is de zoekfunctie van je browser de enige manier om direct naar een item te springen.

Voorraadmutaties vastleggen

Iedereen met voorraadrechten (supervisor en hoger) kan het aantal van een item direct vanaf het tabblad Voorraad bijwerken:

1. Zoek het item in de tabel Alle items.
2. Vul een aantal in het aanpasvak in, kies een soort - Inkoop, Gebruik, Verspilling of Correctie - en klik op Toepassen.
   • Inkoop telt bij de voorraad op (bijvoorbeeld bij een nieuwe levering).
   • Gebruik en Verspilling halen van de voorraad af.
   • Correctie haalt ook van de voorraad af, handig om aantallen te corrigeren (bijvoorbeeld na een voorraadtelling).
3. Het voorraadniveau van het item werkt meteen bij en de wijziging wordt als mutatie vastgelegd. De voorraad kan nooit onder nul komen - haal je meer af dan er ligt, dan blijft die op 0 staan in plaats van negatief te worden.

Het aanpasveld accepteert alleen hele getallen (minimaal 1) - net als bij de voorraadvelden van het item kun je hier geen gebroken mutatie (bijvoorbeeld 0,5 kg) vastleggen.

Items die bijna op zijn, krijgen boven aan het tabblad Voorraad hun eigen tabel Aandacht nodig, met snelle knoppen + / − (elk een correctie/inkoop van één eenheid) en een veld Bijbestellen met één klik - vul een aantal in en klik op Bijbestellen om een inkoop vast te leggen - zodat je niet naar de volledige itemlijst hoeft te scrollen.

Elke mutatie wordt intern als transactie vastgelegd, maar er is geen apart grootboek of geschiedenispagina met eerdere transacties - het tabblad Voorraad toont alleen het huidige aantal van het item. Wil je vastleggen waarom de voorraad veranderde, leg de mutatie dan via het tabblad Verspilling vast (bij verspilling) zodat die in het verspillingslogboek hieronder verschijnt; gewone inkopen en gebruikscorrecties worden nergens anders per stuk vastgelegd.

Waarschuwingen bij lage of geen voorraad

Boven aan het tabblad Voorraad staan drie live tellers: Totaal items, Lage voorraad en Niet op voorraad. Een item wordt als lage voorraad gemarkeerd zodra de huidige voorraad op of onder de drempel voor de minimumvoorraad komt, en als niet op voorraad zodra die nul bereikt. Deze twee tellers sluiten elkaar uit - een item op precies 0 telt alleen mee bij Niet op voorraad, niet bij Lage voorraad. De tabel Aandacht nodig boven de itemlijst toont echter beide groepen samen (alles op of onder de drempel, inclusief items op 0), dus een item dat niet op voorraad is staat daar wel, ook al telt het niet mee in het blok Lage voorraad. Managers kunnen de drempel voor de minimumvoorraad op elk moment wijzigen door in de itemtabel op het kleine pennetje naast de drempel te klikken.

Er is geen e-mail- of pushmelding bij een lage voorraad - de tellers en de tabel Aandacht nodig zijn de enige signalering, dus iemand met voorraadtoegang moet zelf op het tabblad Voorraad kijken. Heeft een item een uiterste gebruiksdatum, dan staat die in de tabel Alle items onder de naam als “Uiterlijk op [datum]”, maar zo’n datum leidt niet tot een waarschuwing of automatische verspilling - het is alleen informatief.

Voorraaditems kunnen na het aanmaken niet worden verwijderd of gearchiveerd - er is geen verwijderactie op het tabblad Voorraad. Verkoop je een item niet meer, dan kun je het beste de voorraad en de minimumdrempel op 0 zetten, of het simpelweg in de lijst laten staan.

Een item aanvragen (tabblad Verzoeken)

Elke medewerker kan aangeven dat er iets ontbreekt of moet worden bijbesteld, ook als hij de voorraad niet zelf mag wijzigen:

1. Ga naar het tabblad Verzoeken.
2. Kies het item uit de keuzelijst (of kies Overig om zelf een itemnaam in te typen), vul een aantal en eenheid in en kies een reden - Ontbreekt, Verspild of Overig.
3. Voeg eventueel een notitie met context toe en klik op Verzoek indienen.

Kies je een bestaand item uit de keuzelijst, dan wordt het veld eenheid automatisch gevuld met de opgeslagen eenheid van dat item (je kunt die nog wijzigen); kies je Overig, dan kun je een vrije itemnaam en eenheid typen. Anders dan bij voorraadmutaties accepteert het aantal van een verzoek decimalen (bijvoorbeeld 2,5) - handig voor dingen die op gewicht gaan. Dien je een verzoek in met het veld eenheid leeg, dan wordt standaard kg opgeslagen. Een verzoek indienen verandert de voorraadniveaus niet en maakt geen mutatie aan - het is puur een bericht aan managers dat er iets nodig is, los van de aantallen op het tabblad Voorraad.

Het verzoek verschijnt in de lijst eronder met zijn status (In behandeling of Afgerond), wie het heeft aangevraagd en wanneer. Eigenaren, ops-managers en managers kunnen bij een openstaand verzoek op Markeren als afgerond klikken zodra het is opgepakt; daarbij wordt vastgelegd wie het afrondde en wanneer. Het tabblad Verzoeken in de navigatie toont een label met het aantal openstaande verzoeken, zodat managers in één oogopslag zien wat er nog ligt. De lijst op het tabblad Verzoeken zelf toont alleen de 100 meest recente verzoeken (van elke status) - oudere verzoeken vallen uit de zichtbare lijst, al is het label in de navigatie altijd gebaseerd op het echte totaal aan openstaande verzoeken en niet alleen op wat er wordt getoond. Er is geen optie om een verzoek af te wijzen of te verwijderen - zodra het is ingediend, blijft het In behandeling tot iemand het op Afgerond zet.

Verspilling vastleggen (tabblad Verspilling)

Het tabblad Verspilling is alleen zichtbaar voor personeel met voorraadrechten (supervisor en hoger).

1. Ga naar het tabblad Verspilling en klik op Verspilling vastleggen.
2. Kies de vestiging en eventueel een specifiek item (of laat het op “Algemeen” staan als het niet bij één item hoort).
3. Vul een reden voor de verspilling in (verplicht) en eventueel het gewicht in kg en een kostenpost.
4. Je kunt een foto van de verspilling als bewijs toevoegen.
5. Klik op Verspilling vastleggen om op te slaan.

Gewicht accepteert één decimaal (bijvoorbeeld 1,5 kg); kosten accepteert twee decimalen, net als gewone geldbedragen.

Elke regel in het verspillingslogboek toont de reden, het item, het gewicht, de kosten, wie het vastlegde en wanneer - zo hebben managers een doorlopend overzicht van verspilling voor de kostenbeheersing. Het logboek toont alleen de 50 meest recente regels. Het veld kosten wordt ingevoerd in de valuta die je restaurant heeft ingesteld (met het valutasymbool naast het veld, standaard SEK als je restaurant er geen heeft ingesteld) en is een handmatige invoer - verspilling hier vastleggen haalt het aantal van het item op het tabblad Voorraad niet automatisch af. Wil je dat de voorraadstand de verspilling ook weergeeft, leg dan vanaf het tabblad Voorraad ook een voorraadmutatie van het type Verspilling vast (zie hierboven); de twee worden apart bijgehouden.

Bij het vastleggen van verspilling zijn er geen verplichte velden buiten vestiging en reden - gewicht, kosten, item en foto zijn allemaal optioneel, dus een snelle regel “Algemeen” met alleen een reden is geldig als je de exacte cijfers nog niet hebt.

SessionPilot OPS heeft momenteel geen aparte functie om temperaturen bij de voorraad vast te leggen. Temperatuurcontroles worden apart geregeld als onderdeel van checklists voor voedselveiligheid - zie de handleiding Checklists & routines.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik geen voorraaditem toevoegen of wijzigen? Alleen eigenaren, ops-managers en managers kunnen items toevoegen of drempels voor de minimumvoorraad wijzigen. Supervisors kunnen aantallen aanpassen en verspilling vastleggen, maar geen nieuwe items aanmaken. Medewerkers kunnen alleen de voorraad bekijken en verzoeken indienen.

Ik heb de voorraad aangepast maar zie geen logboek van wat er is veranderd - waar staat dat? Dat is er niet. Voorraadaanpassingen (Inkoop/Gebruik/Verspilling/Correctie) werken het huidige aantal meteen bij, maar worden nergens als geschiedenis weergegeven. Wil je een doorlopend overzicht, gebruik dan specifiek voor verspilling het tabblad Verspilling - dat houdt een zichtbaar logboek bij met reden, gewicht, kosten en wie het vastlegde.

De voorraad van een item staat op 0 maar ik weet dat we er nog hebben - wat is er gebeurd? De voorraad kan niet negatief worden; is er meer afgehaald dan er lag, dan blijft die op 0 staan. Gebruik Correctie met het juiste aantal om het na een voorraadtelling te herstellen.

Kan ik een item dat we niet meer gebruiken uit de lijst halen? Nee - er is geen verwijderactie voor voorraaditems. Zet in plaats daarvan de huidige voorraad en de minimumdrempel op 0.

Iemand heeft een verzoek voor het verkeerde item of aantal ingediend - kan ik dat wijzigen of verwijderen? Nee. Verzoeken kunnen alleen van In behandeling naar Afgerond gaan; er is geen wijzig- of verwijderactie. Dien een nieuw, correct verzoek in en laat het oude op afgerond zetten (of vraag de aanvrager een notitie toe te voegen die de fout toelicht).

Kan ik een gebroken aantal invoeren bij het toevoegen of aanpassen van een item? Niet bij het item zelf - huidige voorraad, minimumvoorraad en de aantallen bij voorraadaanpassingen zijn allemaal hele getallen. Moet je iets in gebroken aantallen bijhouden, gebruik dan het tabblad Verzoeken, dat wel decimalen accepteert.