Medewerkers

Deze handleiding gaat over de pagina Medewerkers en het volledige profiel van een individuele medewerker. Sommige onderdelen (Contractmaker, standaardweekrooster) verschijnen alleen als je restaurant die functie heeft aangezet - zie je iets uit deze handleiding niet, informeer dan bij de accounteigenaar of zie Restaurant & vestigingen.

Alleen eigenaren, ops-managers, managers en supervisors met toegang kunnen medewerkers beheren; gewoon personeel ziet de pagina Medewerkers helemaal niet.

De medewerkerslijst

De pagina Medewerkers toont je hele team met bovenaan een snelle cijferbalk - de teamgrootte (en hoeveel daarvan actief zijn), hoeveel mensen een managementrol hebben, hoeveel er een uurtarief hebben ingesteld (“Beloning ingesteld”) en hoeveel “kioskklaar” zijn (een pincode hebben om in te klokken).

Elke regel toont de naam, de rol, de vestiging, een statuslabel (actief / met verlof / beëindigd), het uurtarief (als dat is ingesteld) en het medewerkersnummer. Klik op Bewerken op een regel om het snelle bewerkpaneel te openen, of klik op de naam om het volledige profiel te openen.

Een nieuwe medewerker uitnodigen

1. Klik boven aan de pagina Medewerkers op Medewerker uitnodigen.
2. Vul de voornaam en achternaam in (verplicht - het formulier gaat niet door zonder beide).
3. Vul eventueel een e-mailadres en telefoonnummer in. Vul je een e-mailadres in, dan moet het op een echt adres lijken (naam@voorbeeld.com); de server weigert al het andere met “Vul een geldig e-mailadres in of laat het leeg.”
4. Kies de rol (eigenaar, ops-manager, manager, supervisor of medewerker), de vestiging/locatie en eventueel een functie en contractcategorie.
5. Stel eventueel een startdatum in.
6. Klik op Medewerker uitnodigen.

Wat er daarna gebeurt, hangt ervan af of je een e-mailadres hebt opgegeven:

• Met e-mailadres: het systeem maakt het account aan en stuurt een onboardingmail met een zelfservicelink, waarmee de medewerker zelf een wachtwoord instelt en zijn persoonlijke gegevens, adres en bankgegevens invult (zie Onboarding van medewerkers (zelfservice)). Je ziet de link ook op het scherm, voor het geval de e-mail niet aankomt.
• Zonder e-mailadres: er wordt geen e-mail verstuurd. Het systeem genereert automatisch een interne login - een omgezet adres voornaam-achternaam.restaurantnaam op @employees.sessionpilot.internal met een kort willekeurig achtervoegsel zodat het uniek blijft, ook als twee medewerkers dezelfde naam hebben - plus achter de schermen een willekeurig wachtwoord. Gebruik dit voor personeel dat geen persoonlijk e-mailadres heeft of dat niet voor werk wil gebruiken - zij kunnen inloggen met hun medewerkerscode en een wachtwoord dat je met Wachtwoord opnieuw instellen tevoorschijn haalt, of simpelweg bij een kiosk inklokken met een pincode die je later in hun profiel instelt.

Elke nieuwe medewerker krijgt automatisch een opeenvolgende medewerkerscode (bijvoorbeeld EMP-0001, EMP-0002) - het systeem zoekt een vrij nummer in plaats van blind op het aantal medewerkers te vertrouwen, zodat een eerder verwijderd of gewijzigd profiel geen gat kan achterlaten dat later tot een botsing leidt - en wordt in de standaardcontractcategorie “Fulltime” van je restaurant geplaatst (die automatisch wordt aangemaakt zodra die de eerste keer nodig is, met een minimum van 40 uur per week), tenzij je een andere kiest.

Kent je abonnement een maximumaantal medewerkers, dan worden uitnodigingen geblokkeerd zodra je dat bereikt, met een melding in de vorm “Je zit op het {plan}-abonnement (tot {limiet} medewerkers). Neem contact op met support om te upgraden.” Alleen medewerkers met een andere status dan Beëindigd tellen mee, dus iemand verwijderen maakt weer een plek vrij.

Medewerkers die uit Nmbrs zijn geïmporteerd

Heeft je restaurant Nmbrs gekoppeld en een import uitgevoerd, dan ziet elke geïmporteerde persoon in de medewerkerslijst er iets anders uit dan iemand die handmatig is uitgenodigd:

• Ze worden aangemaakt met een interne login (geen echt e-mailadres), net als bij een uitnodiging zonder e-mailadres - je moet later Wachtwoord opnieuw instellen gebruiken of een login-e-mailadres instellen als ze met een persoonlijk adres moeten kunnen inloggen.
• Ze zijn niet aan een vestiging toegewezen - Nmbrs stuurt geen gegevens over vestiging of locatie, dus dat moet je zelf instellen (via Bewerken of hun volledige profiel) voordat ze kunnen worden ingeplannen of kunnen inklokken.
• Ze komen in de standaardcontractcategorie Fulltime terecht, ongeacht hoe ze in Nmbrs zijn ingericht.
• Alleen hun volledige naam komt uit Nmbrs. Uurtarief, kioskpincode, functies, bankgegevens en al het andere uit deze handleiding moet nog in SessionPilot OPS worden ingevuld.
• Achter de schermen wordt elk geïmporteerd profiel via het Nmbrs-medewerkersnummer aan Nmbrs gekoppeld, zodat een latere import de naam van diezelfde persoon bijwerkt in plaats van een dubbel profiel aan te maken.

Zie Integraties voor hoe je Nmbrs koppelt en een import uitvoert.

Een medewerker bewerken (snelpaneel)

Klik je in de lijst op Bewerken, dan opent een kleiner paneel waar je het volgende kunt wijzigen:

Veld	Toelichting
Rol	Eigenaar / ops-manager / manager / supervisor / medewerker
Vestiging/locatie	Bij welke vestiging deze persoon hoort
Dienstverbandstatus	Actief / met verlof / beëindigd
Verwachte aankomsttijd	Gebruikt om te laat komen bij te houden - moet een geldige tijd in de vorm UU:MM zijn als je die instelt
Contractcategorie	Bijvoorbeeld fulltime of parttime - zie Contractcategorieën en wat ze werkelijk veranderen hieronder
Startdatum	Startdatum van het dienstverband

Vanuit hetzelfde paneel kun je ook:

• Medewerkersnummer genereren - alleen zichtbaar als de medewerker er nog geen heeft; zodra het is gegenereerd verdwijnt de knop.
• Wachtwoord opnieuw instellen - zie Een wachtwoord opnieuw instellen hieronder.
• Een login-e-mailadres instellen - geef een medewerker die nu met een interne login of medewerkerscode inlogt een echt e-mailadres als alternatieve manier om in te loggen. Dit wordt als echt e-mailadres gecontroleerd en geweigerd als een ander account het al gebruikt.
• Onboardinglink mailen / Onboardinglink opnieuw versturen - de hieronder beschreven zelfservicelink (opnieuw) versturen en het voortgangslabel van de onboarding bekijken (bijvoorbeeld “Persoonlijke gegevens klaar”, “Volledig”).
• Hun volledige profiel openen voor al het andere (beloning, rooster, documenten enzovoort).

Was het dienstverband van de medewerker eerder beëindigd, dan biedt een banner een Heractiveren met één klik om de status en de logintoegang te herstellen. Lukt het om een of andere reden niet om het inlogverbod op te heffen, dan meldt het paneel dat expliciet in plaats van iemand stilzwijgend buitengesloten te laten.

Contractcategorieën en wat ze werkelijk veranderen

Contractcategorieën (fulltime, parttime of welke namen je restaurant ook instelt) worden aangemaakt en ingericht op de pagina Restaurant - zie Contractcategorieën voor hoe een eigenaar of ops-manager er een aanmaakt en het minimum aantal uren per week en de schakelaars Dagen mogen worden gewijzigd en Tijden mogen worden gewijzigd instelt. De categorie die je hier (of in het volledige profiel van de medewerker) toewijst, is wat die schakelaars voor deze specifieke persoon van kracht laat worden:

• Staat Dagen mogen worden gewijzigd uit, dan kan deze medewerker bij het openen van een nieuwe planningsperiode geen dagen toevoegen of weghalen waarop hij beschikbaar is - hij kan alleen de tijden aanpassen binnen de dagen waarop zijn standaardweekrooster hem al laat werken.
• Staat Tijden mogen worden gewijzigd uit, dan kan hij ook de begin- en eindtijden niet wijzigen - zijn beschikbaarheid voor de periode ligt precies vast op wat zijn standaardrooster en eventueel door een manager ingevoerde beschikbaarheid zeggen.
• Zonder toegewezen categorie (of met een categorie waarbij beide schakelaars aan staan) heeft de medewerker alle vrijheid om zijn eigen beschikbaarheid per periode aan te passen.

Met andere woorden: het standaardweekrooster bepaalt het startpunt van elke periode, en de contractcategorie bepaalt hoe ver de medewerker daar zelf van af mag wijken.

Een wachtwoord opnieuw instellen

Klik op Wachtwoord opnieuw instellen bij een medewerker:

• Heeft hij een echt e-mailadres (geen interne tijdelijke waarde), dan stuurt SessionPilot OPS een e-mail om het wachtwoord opnieuw in te stellen, net als bij “Wachtwoord vergeten” - hij kiest dan zelf een nieuw wachtwoord.
• Heeft hij alleen een interne login (geen echt e-mailadres), dan wordt er een nieuw willekeurig tijdelijk wachtwoord gegenereerd en op je scherm getoond, zodat je het direct kunt doorgeven.

Een medewerker archiveren/verwijderen

Klik op Bewerken, scroll naar onderen, klik op Medewerker verwijderen en bevestig. Dit is een zachte verwijdering: het account wordt geblokkeerd om in te loggen (voor 100.000 uur, dus feitelijk voorgoed) en de status wordt op Beëindigd gezet, maar de geschiedenis (diensten, aanwezigheid, salaris, chat) blijft intact in plaats van te worden verwijderd - een harde verwijdering wordt zelfs niet geprobeerd, omdat andere tabellen naar het profiel verwijzen zonder cascade. Je kunt dit op elk moment terugdraaien met Heractiveren. Je eigen account kun je niet verwijderen.

De medewerkerspas aanpassen

Klik boven aan de pagina op Pas aanpassen om te kiezen welke velden (rol, vestiging, telefoon, e-mail, medewerkerscode) op de samenvattingspas boven aan elk profiel worden weergegeven. Deze vijf schakelaars staan standaard aan en gelden restaurantbreed, niet per medewerker.

Onboarding van medewerkers (zelfservice)

Nodig je iemand met een e-mailadres uit, of verstuur je een onboardinglink vanuit een profiel, dan ontvangt die persoon een link (/onboard/{token}) waarmee hij zelf een korte instelprocedure doorloopt - zo hoeft een manager geen persoonlijke of bankgegevens namens iemand anders te verzamelen:

1. Een wachtwoord instellen - minimaal 8 tekens, met een hoofdletter, een kleine letter, een cijfer en een speciaal teken. Een sterktemeter laat zien hoe sterk het is.
2. Persoonlijke gegevens - volledige naam, geboortedatum, nationaliteit, nationaal identificatienummer (personnummer of BSN, afhankelijk van je land), thuisadres en contactpersoon voor noodgevallen.
3. Bankgegevens - banknaam, tenaamstelling en de rekeninggegevens die bij het land horen (IBAN/BIC voor Nederland, of clearingnummer en rekeningnummer voor Zweden).

Een voortgangsbalk laat zien bij welke stap iemand is. Zodra alle drie klaar zijn, toont de link een bevestiging dat alles is ingevuld en kan hij niet meer worden gebruikt. Managers zien de onboardingvoortgang van de medewerker als label (bijvoorbeeld “Persoonlijke gegevens klaar”) in zowel de medewerkerslijst als het profiel, en kunnen de link op elk moment opnieuw versturen als de medewerker hem kwijt is of niet klaar is - opnieuw versturen geeft altijd een nieuw token en zet de voortgangsmarkering terug, zodat een oude, al afgeronde link een nieuwe ronde niet kan blokkeren.

Een link (opnieuw) versturen zet dat e-mailadres stil op de achtergrond ook op de login van de medewerker zelf (niet alleen op het profiel), zodat hij na de onboarding kan inloggen met het echte adres dat hij heeft bevestigd - en niet alleen met zijn medewerkerscode.

Het medewerkersprofiel

Klik je op de naam van een medewerker (in de lijst, of vanuit Loon & uren of Salaris), dan kom je bij het volledige profiel, verdeeld in onderdelen.

Persoonlijke gegevens, adres & contactpersoon voor noodgevallen

Wijzigbare velden: geboortedatum, nationaliteit, nationaal identificatienummer (personnummer/BSN), straat en huisnummer, postcode, plaats en de naam, relatie en het telefoonnummer van een contactpersoon voor noodgevallen. Normaal vult de medewerker dit zelf in bij de onboarding, maar een manager kan hier ook een typefout herstellen of iets namens hem invullen. Het nationale identificatienummer wordt getoetst aan het land van je restaurant - een Nederlands restaurant verwacht een BSN van 9 cijfers, een Zweeds een personnummer van 10 of 12 cijfers - en een waarde die niet klopt wordt geweigerd in plaats van stilzwijgend opgeslagen.

Bankgegevens

Banknaam en tenaamstelling, plus landspecifieke velden: IBAN en BIC/SWIFT voor Nederlandse restaurants, of clearingnummer, rekeningnummer en een optionele IBAN voor Zweedse.

Beloning & tijdklok

Veld	Doel
Uurtarief	Gebruikt om de loonkosten op de pagina’s Loon & uren en Salaris te schatten. Moet een positief getal zijn als je het instelt.
Verwachte uren per week	Wordt vergeleken met de daadwerkelijk gewerkte uren. Moet tussen 0 en 168 liggen als je het instelt.
Kioskpincode	Code van 4-8 cijfers die de medewerker op een kiosk of tablet invoert om in en uit te klokken. Klik op Genereren voor een willekeurige code van 4 cijfers. Moet binnen het restaurant uniek zijn - de pincode van een andere medewerker hergebruiken wordt geweigerd met “Die kioskcode is al in gebruik door een andere medewerker. Kies een andere.”
Salariscategorie	Bepaalt welke belastingen gelden bij het opmaken van het salaris van deze medewerker - zie Salariscategorieën en belastingen
Verwachte aankomsttijd	Gebruikt om te laat inklokken te markeren

Let op: salariscategorie is hier iets anders dan de contractcategorie in het snelle bewerkpaneel: de contractcategorie regelt de rechten rond roosteren en beschikbaarheid, de salariscategorie bepaalt welke belastingregels op de definitieve loonstrook van deze medewerker verschijnen.

Standaardweekrooster

Hiermee stel je de standaardweek van een medewerker in. Het verandert niets aan de daadwerkelijk ingeplande diensten - in plaats daarvan gebruikt SessionPilot OPS het standaardrooster van elke medewerker om zijn beschikbaarheid voor de periode automatisch voor te vullen zodra een manager een nieuwe planningsperiode opent, zodat niemand vanaf nul begint. Of de medewerker die voorgevulde beschikbaarheid daarna zelf kan wijzigen, hangt af van zijn contractcategorie.

Elke dag van de week kan meer dan één werkblok bevatten - handig bij een gebroken dienst (bijvoorbeeld eerst de lunch en daarna het diner, met een gat ertussen):

1. Vink Werkt aan om die dag aan (die begint standaard met één blok van 9:00-17:00) of uit te zetten.
2. Pas de begin- en eindtijd van het blok aan.
3. Klik op + Nog een blok toevoegen om die dag een tweede (of derde enzovoort) werkblok te geven - bijvoorbeeld 9:00-12:00 en 17:00-21:00 voor een gebroken dienst. De knop verschijnt pas als de dag als werkdag is aangevinkt.
4. Elk blok na het eerste krijgt zijn eigen ×-knop om het te verwijderen. Er is geen maximum aan het aantal blokken per dag.
5. Klik op Opslaan.

Een dag zonder blokken (Werkt niet aangevinkt) betekent dat de medewerker die dag standaard niet werkt. Bij het opslaan wordt het hele standaardrooster van de medewerker in één keer vervangen (de server verwijdert alle bestaande regels voor die medewerker en voegt de nieuwe set opnieuw toe) - een enkel blok los wijzigen is niet mogelijk, alleen via dit formulier. Bij elk blok moet de eindtijd ook strikt na de begintijd liggen, anders wordt het opslaan geweigerd met een melding die de dag benoemt.

Contract (Contractmaker)

Heeft je restaurant de Contractmaker aan, dan kun je in dit onderdeel een arbeidscontract als pdf genereren - dit is een andere functie dan de contractcategorie hierboven; het gaat om het opstellen van het juridische document zelf, niet om rechten rond roosteren:

1. Zijn de bedrijfsgegevens van je restaurant (naam, telefoon, adres, KVK-/organisatienummer) nog niet volledig, vul die dan eerst in - alleen de eigenaar kan dat wijzigen, via een link in dit onderdeel.
2. Kies een soort overeenkomst en klik op Contract instellen om het detailformulier voor die overeenkomst te openen, en vul de velden in (met een schakelaar “Hulpmodus” krijg je Engelse toelichtingen naast de vertaalde veldnamen en onderdelen).
3. Klik op Details opslaan.
4. Klik op Contract genereren om een gedateerde, downloadbare pdf-momentopname te maken. Elke nieuwe generatie voegt een versie toe aan de lijst Contractgeschiedenis eronder, en de vorige versie wordt als vervangen gemarkeerd.

Bij het genereren van een contract wordt meer dan alleen de formuliervelden vastgelegd: ook de bedrijfsgegevens van het restaurant op dat moment (inclusief de naam van de vestiging van de medewerker als werkplek) en de actuele tekst en opmaak van de voorwaarden en het beleid worden in diezelfde versie bevroren - zodat een latere wijziging in bedrijfsgegevens of contractvoorwaarden een afwijking meldt (zie hieronder) in plaats van een al verstrekt contract stilzwijgend te herschrijven. De pdf van elke versie is via een eigen link beschikbaar, en de medewerker kan de pdf van zijn eigen contract ook openen, niet alleen een manager.

Veranderen de contractdetails of bedrijfsgegevens nadat een contract is gegenereerd, dan meldt een bericht dat de actuele gegevens afwijken van de gegenereerde pdf, met het verzoek opnieuw te genereren.

Functies

Toont de functie(s) die nu aan deze medewerker zijn toegewezen als labels die je kunt weghalen. Gebruik de keuzelijst en de knop Toewijzen om nog een functie toe te voegen uit de functies die je restaurant heeft ingesteld (zie Een functie aanmaken); een al toegewezen functie verschijnt niet nog eens in de lijst.

Documenten

Upload bestanden bij een documentsoort - Contract, Aanbiedingsbrief, Certificaat voedselveiligheid, Werkvergunning, Paspoort, Identiteitsbewijs of Overig - en bekijk of verwijder die later. Elk geüpload document wordt opgeslagen op een pad dat bij jouw restaurant en deze medewerker hoort, en kan worden geopend via een ondertekende link die na een uur verloopt.

Zijbalk: uren, beschikbaarheid & kalender

De zijbalk rechts in een medewerkersprofiel (zichtbaar voor managers) toont:

• Deze maand gewerkte uren, plus overuren en een live aanduiding “nu op locatie” als de medewerker op dit moment is ingeklokt.
• Doorgegeven beschikbaarheid voor de maand, als een eenvoudige lijst met datum en tijden.
• Een maandkalender: elke dag krijgt een bolletje als de medewerker een ingeplande dienst heeft (blauw) of daadwerkelijke aanwezigheid (groen), en de huidige dag pulseert groen zolang hij is ingeklokt. Beweeg je over een dag, dan verschijnt een klein pijltje dat je meteen naar die datum in de dienstplanning van zijn vestiging brengt.

Klik je op een dag, dan opent een 24-uurstijdlijn voor die datum, met de ingeplande dienstblokken in de linkerhelft en de daadwerkelijk gewerkte (aanwezigheids)blokken in de rechterhelft, zodat je planning en werkelijkheid kunt vergelijken - inclusief een status “hier sinds UU:MM” voor een dienst die nog loopt, en een label “tot vorige dag” voor aanwezigheid die vóór middernacht begon. Vanaf hier kun je:

• Op + Dienst toevoegen klikken (of op de knop Dienst toevoegen onder de kalender om snel toe te voegen zonder eerst een dag te openen) om een nieuwe dienst te maken met een datum, begintijd en eindtijd - de medewerker moet al aan een vestiging zijn toegewezen, anders wordt het geweigerd.
• Op een bestaand dienstblok klikken om de begin-/eindtijd te wijzigen of Dienst verwijderen te kiezen (met een bevestigingsvraag), rechtstreeks vanuit het profiel, zonder naar de dienstplanning te gaan.

Veelgestelde vragen

Het standaardrooster van een medewerker klopt niet met wat ik heb ingesteld. Het standaardrooster vult de beschikbaarheid alleen voor op het moment dat een nieuwe planningsperiode wordt geopend - het later wijzigen verandert niets met terugwerkende kracht aan een periode die al open staat. Controleer ook de contractcategorie van de medewerker: staat Dagen mogen worden gewijzigd of Tijden mogen worden gewijzigd aan, dan kan de medewerker zijn eigen beschikbaarheid in de weergave /my-shifts van het standaardrooster af hebben aangepast.

Hoe haal ik een blok van een gebroken dienst uit het standaardrooster? Klik in het profiel van de medewerker, onder Standaardweekrooster, op de ×-knop naast het blok dat je wilt weghalen. Die verschijnt alleen als die dag meer dan één blok heeft - heeft een dag maar één blok, haal het dan weg door het vinkje Werkt voor die dag uit te zetten.