SOP:ar

SOP:ar (Standard Operating Procedures, standardrutiner) dokumenterar hur en viss process utförs, uppdelad i steg, med en notering om vilka anställda som kvitterat att de läst den. De ligger under Drift i vänstermenyn. SOP:ar organiseras inte i mappar eller kategorier - huvudsidan är en enda platt lista med de senaste först och utan sökfält, så för en restaurang med många SOP:ar är det lättare att nå rätt en från en rolls flik SOP:ar eller från ett ansvarsområdes kopplade SOP:ar än att leta i hela listan. Varje rad i listan visar också SOP:ens versionsnummer och hur många anställda som kvitterat den så här långt, intill din egen etikett Kvitterad/Behöver läsas.

Skapa en SOP

1. Klicka på Ny SOP (endast chefer).
2. Fyll i en rubrik och en beskrivning.
3. Bifoga eventuellt en eller flera filer under Bilagor.
4. Klicka på Skapa SOP - du hamnar på den nya SOP:ens sida, som börjar på version 1 och ännu inte har några steg.

När en SOP väl skapats går rubriken, beskrivningen och bilagorna inte att ändra eller ta bort i appen - bara stegen under kan läggas till, ändras, sorteras om eller tas bort efteråt. Det finns heller inget alternativ för att ta bort en SOP. Behöver du rätta ett stavfel i rubriken eller beskrivningen, eller ta bort en SOP helt, får du skapa en ersättande (och kontakta supporten för att få den gamla borttagen).

Lägga till steg

1. Klicka på Hantera steg på SOP:ens sida.
2. Klicka på + Lägg till steg (växlaren längst ned i steglistan).
3. Ge steget en rubrik, valfria instruktioner och ett valfritt foto.
4. Klicka på Lägg till steg.

I läget Hantera steg kan du också:

• Ändra ett stegs rubrik eller instruktioner direkt - ändringar sparas automatiskt ungefär 600 ms efter att du slutat skriva (samma fördröjning som vid redigering av rollansvar och checklistors upprepningsregler i övriga appen).
• Ladda upp ett nytt foto på ett steg - det sparas direkt, utan att vänta på fördröjningen.
• Dra ett steg i handtaget ⠿ för att sortera om det - det sparas också direkt.
• Klicka på Ta bort på ett steg för att ta bort det.

Klicka på Klar med hanteringen för att gå tillbaka till den vanliga vyn.

Läsa och kvittera en SOP

Som standard öppnas en SOP som en genomgång steg för steg: ett steg i taget, med knapparna Föregående/Nästa och punkter som visar förloppet, plus länken Visa alla steg för att se allt på en sida.

Har du inte kvitterat SOP:en än visas knappen Kvittera högst upp, under beskrivningen och eventuella bilagor. Att klicka på den registrerar din kvittens (med ditt namn och datum) och ersätter knappen med etiketten “Kvitterad”. Samma etikett, eller etiketten “Behöver läsas” om du inte kvitterat än, visas intill varje SOP i huvudlistan.

En kvittens är en engångsregistrering per anställd - den går inte att ta tillbaka, och ingen uppmanas att kvittera igen senare. Versionsnumret intill rubriken (t.ex. “Version 1”) sätts en gång när SOP:en skapas och räknas inte upp automatiskt; att ändra, lägga till eller sortera om steg efteråt höjer det inte och rensar inte någons befintliga kvittens, så det finns inget inbyggt sätt att signalera “detta har ändrats så mycket att alla behöver läsa om det” utöver att berätta det själv - till exempel via Meddelanden.

Chefer ser hela listan Kvittenser längst ned på en SOP:s sida - varje anställd som kvitterat den, och när.

Vanliga frågor

Kan jag rätta ett stavfel i en SOP:s rubrik eller beskrivning efter att jag skapat den? Inte i appen - rubrik, beskrivning och bilagor låses vid skapandet, och det finns inget alternativ för att ta bort en SOP heller. Bara stegen under kan ändras, läggas till, tas bort eller sorteras om efteråt. Behöver rubriken eller beskrivningen ändras, skapa en ersättande SOP och kontakta supporten för att ta bort den gamla.

Måste alla kvittera igen om jag ändrar en SOP:s steg? Nej. En kvittens är en engångsregistrering per anställd, och att ändra, lägga till eller sortera om steg rensar den inte och höjer inte versionsnumret intill rubriken. Är en ändring så viktig att personalen bör läsa om den behöver du berätta det direkt - till exempel via Meddelanden.

En länk till en SOP-bilaga eller ett stegfoto öppnas inte längre. Länkarna är tillfälliga och går ut efter ungefär en timme. Öppna SOP:ens sida igen för att få en ny länk.