Logga in & förstå rollerna

Logga in

Gå till restaurangens webbadress för SessionPilot OPS och logga in med något av följande:

E-post och lösenord - den vanliga inloggningen för ägare och chefer, som använder sin jobbadress.
Anställningsnummer och lösenord - en del i personalen får en intern inloggning (en anställningskod som EMP-0001) i stället för en personlig e-postadress, praktiskt för den som inte vill använda sin privata inkorg till jobbet. Anställningskoder behöver bara vara unika inom din egen restaurang, inte i hela SessionPilot - samma kod kan alltså finnas på en annan restaurang också.

Är du osäker på vilket som gäller dig? Fråga din chef - eller se vanliga frågor längst ned för hur du skiljer dem åt.

Glömt lösenordet

Klicka på Glömt lösenord? på inloggningssidan och ange e-postadressen som hör till kontot. Om den matchar ett riktigt konto får du ett mejl med en återställningslänk - bekräftelsen på skärmen är medvetet densamma i båda fallen, så att ingen kan använda formuläret för att ta reda på vilka adresser som har konton. Länken går ut snabbt, så använd den direkt; en utgången eller redan använd länk skickar dig tillbaka till sidan för glömt lösenord med ett meddelande om det. På själva återställningssidan finns bara ett krav: minst 8 tecken - alltså ingen separat regel om versaler, siffror eller specialtecken som för onboarding-lösenordet nedan.

Det här fungerar bara om du loggar in med en riktig e-postadress. Loggar du in med ett anställningsnummer finns ingen personlig inkorg att skicka en länk till - be din chef eller restaurangens ägare att återställa lösenordet åt dig från sidan Anställda (se Anställda).

Skapa kontot första gången (onboarding-länken)

Nyanställda sätter inte sitt lösenord genom att registrera sig - en chef skapar profilen och skickar (eller delar) en onboarding-länk, som öppnar ett engångsflöde på en adress i stil med /onboard/<token>. Det består av tre steg och sparas efter varje steg, så du kan stänga sidan och komma tillbaka senare utan att förlora det du fyllt i:

Skapa ditt lösenord - minst 8 tecken och måste innehålla en versal, en gemen, en siffra och ett specialtecken. En styrkemätare (Svagt/Okej/Starkt) och en checklista bekräftar varje krav medan du skriver.
Personuppgifter - fullständigt namn, födelsedatum, medborgarskap, ditt nationella id-nummer (ett personnummer eller ett BSN, beroende på om restaurangen är upplagd i Sverige eller Nederländerna), hemadress och en valfri anhörigkontakt.
Bankuppgifter - banknamn och kontoinnehavare krävs alltid; nederländska restauranger kräver IBAN, svenska restauranger kräver clearingnummer och kontonummer (IBAN valfritt).

När alla tre stegen är klara loggar du in som vanligt med lösenordet du just satt. Öppnar du en färdig onboarding-länk igen visas bara en bekräftelse (“Allt är klart!”) i stället för att du får göra om stegen. Är länken felaktig eller har blivit ogiltig ser du: “Den här länken är inte giltig. Be din chef skicka en ny.”

Stämpla in utan att logga in

För att stämpla in och ut på en delad surfplatta eller terminal i restaurangen (en “kiosk”) behöver personalen inte logga in i hela appen - i stället används en PIN-kod eller en QR-kod som visas på kioskskärmen, beroende på vilken instämplingsmetod restaurangen har ställt in. Se Närvaro & instämpling för detaljer.

Logga ut

Klicka på Logga ut - på dator är det ikonknappen bredvid din avatar uppe till höger i sidhuvudet; på mobil öppnar du Du i den nedre navigeringen och använder knappen Logga ut längst ned på den sidan. Båda avslutar sessionen direkt och tar dig tillbaka till inloggningssidan.

Om din restaurang är spärrad

Om SessionPilot har spärrat restaurangens konto (till exempel på grund av en betalningsfråga) skickar alla sidor dig vidare till en enda skärm: “[Restaurangens namn] är tillfälligt avstängd” med meddelandet att SessionPilot har låst kontot och att du behöver kontakta SessionPilot för att lösa det innan du fortsätter. Om en orsak har angetts visas den som en etikett under meddelandet. Enda åtgärden på den skärmen är Logga ut - det finns inget du kan åtgärda själv; kontakta SessionPilots support. Detta gäller hela restaurangen och har inget med din personliga roll eller ditt konto att göra - alla på restaurangen ser samma skärm, från ägaren och nedåt.

Roller - vem ser vad

SessionPilot OPS har fem roller, från mest till minst behörighet:

Roll	Typisk användning
Ägare	Full åtkomst till allt, inklusive fakturering och inställningar för hela restaurangen.
Driftchef	Full operativ åtkomst över alla enheter, samma dagliga möjligheter som en ägare.
Chef	Sköter den dagliga driften på sin enhet: schema, anställda, checklistor med mera.
Arbetsledare	Kan se och hantera delar av den dagliga driften, mer begränsat än en chef.
Anställd	Ser sina egna pass, lämnar tillgänglighet och ledighetsansökningar, stämplar in och ut och använder de funktioner restaurangen har aktiverat för personalen (chatt, meddelanden, utbildning med mera).

Vad du ser i vänstermenyn anpassas automatiskt efter din roll - ser du inte en menypost som nämns i guiderna är den troligen begränsad till chefer, eller så har din restaurang inte aktiverat funktionen än (se Restaurang & enheter).

Så är appen uppbyggd

Vänstermenyn (eller sidan Du på mobil - se nedan) är indelad i:

Grupp	Innehåll
Översikt	Översikt, Meddelanden, Teamchatt
Personal	Närvaro, Lön & tid, Passplanering, Pass, Anställda, Roller & ansvar
Drift	Checklistor & rutiner, Uppgifter, SOP:ar, Lager & svinn, Incidenter
Lärande	Utbildning
Inställningar	Restaurang & enheter, Fakturering, Integrationer
Hjälp	Hjälp & dokumentation (öppnar den här dokumentationssidan i en ny flik)

Var och en av dessa har en egen guide - använd sidomenyn eller sökfältet högst upp på sidan för att hoppa dit du vill. Några poster visas bara för vissa roller oavsett funktionsinställningar: Meddelanden som egen sida kräver arbetsledare eller högre (anställda ser i stället en förhandsvisning på översikten med länken “Visa alla”); Passplanering kräver arbetsledare eller högre; Anställda och Roller & ansvar kräver chef eller högre; och Restaurang & enheter, Fakturering och Integrationer är enbart för ägare/driftchef.

Utöver rollkontrollen kan de flesta poster också stängas av som funktion för hela restaurangen - saknas en sida för alla på restaurangen oavsett roll är det den troligare förklaringen (se Restaurang & enheter).

Navigering på dator jämfört med mobil

På en bredare skärm får du hela vänstermenyn plus din avatar och en utloggningsikon i sidhuvudet. Under ungefär surfplattebredd försvinner sidomenyn och sidhuvudets knappar till förmån för en nedre navigeringsrad med upp till fyra genvägar plus fliken Du - det är också där utloggning, språk och andra personliga inställningar ligger på mobil, eftersom det inte får plats i sidhuvudet. För de flesta roller är de fyra genvägarna helt enkelt de fyra första posterna i sidomenyn; anställda får medvetet en annan, mobilanpassad ordning: Översikt, Teamchatt, Pass och sedan Checklistor & rutiner.

En egenhet hos sidomenyn är värd att känna till: på sidorna för Passplanering döljer sig sidomenyn automatiskt efter några sekunder (direkt om du är i vyn för en enskild dag) för att ge plats åt schemarutnätet. Håll muspekaren längst till vänster på skärmen och klicka på den lilla pilen som dyker upp, eller navigera bort och tillbaka, för att få tillbaka den - när du väl fäst den så stannar den öppen resten av tiden du är i den delen.

Flera enheter

Har din restaurang mer än en enhet/plats hittar du en enhetsväljare högst upp på sidorna för schema, närvaro och liknande - det mesta av den dagliga datan (pass, närvaro, anställda) hör till en enhet i taget.

Din profil (sidan Du)

Klicka på din avatar (dator) eller fliken Du (mobil) för att komma till din profilsida. Överst visas ditt namn, din roll och dina initialer som avatar, följt av några saker du kan ändra själv:

Språk - en meny med fyra val: English, Svenska, Nederlands (nederländska) och العربية (arabiska, som visas från höger till vänster). Ett nytt val sparas i din profil och sidan laddas om så att varje skärm uppdateras direkt - därför är det ett spara-och-ladda-om i stället för en direkt växling.
Översätt chattmeddelanden automatiskt - en växlare med förklaringen: “Meddelanden som skrivits på ett annat språk än ditt visas översatta, med en liten ikon för att se originalet.” Praktiskt i flerspråkiga team som använder Teamchatt.

Det finns inget separat fält för att byta lösenord på den här sidan - använd Glömt lösenord på inloggningssidan (om du loggar in med en riktig e-postadress) eller be din chef återställa det åt dig från sidan Anställda (om du loggar in med ett anställningsnummer).

Ansöka om ledighet (endast anställda)

Har du rollen anställd finns även avsnittet Mina ledighetsansökningar med knappen + Ansök om ledighet på sidan Du. Chefer, arbetsledare, driftchefer och ägare ser inte detta här - de granskar och godkänner ledighetsansökningar från passplaneringens kalender i stället. Så ansöker du:

Klicka på + Ansök om ledighet.
Välj det pass du vill vara ledig - bara dina egna kommande pass listas; har du inga säger formuläret det och skicka-knappen förblir inaktiv.
Ange en typ (en fritextorsak, t.ex. “Semester” eller “Sjuk”).
Klicka på Skicka ansökan.

Dina ansökningar visas sedan i en lista med en statusetikett - väntande, godkänd eller avslagen.

Genvägar och utloggning

Under det upprepar sidan Du din rolls navigeringsgrupper som en enkel lista - praktiskt på mobil där hela sidomenyn inte finns. Längst ned på sidan sitter knappen Logga ut.

Vanliga frågor / felsökning

Jag ser inte en funktion som alla andra på restaurangen har. Kolla din roll först - flera sidor (Anställda, Roller & ansvar, Passplanering, Restaurang/Fakturering/Integrationer) är begränsade till arbetsledare och uppåt, eller chef/ägare och uppåt. Om din roll borde ha åtkomst kan funktionen helt enkelt vara avstängd för din restaurang - se Restaurang & enheter.

Jag minns inte om jag loggar in med e-post eller anställningsnummer. Fick du en kod som EMP-0001 när du började, i stället för att bli ombedd att kolla mejlen efter en inbjudan, har du en inloggning med anställningsnummer - använd den koden (inte en e-postadress) i inloggningsfältet. Är du osäker, fråga din chef; de ser vilken typ ditt konto har från sidan Anställda och kan oavsett vilket återställa lösenordet eller skicka om onboarding-länken.

Appen ser annorlunda ut på min telefon än på en laptop. Det är väntat - se Navigering på dator jämfört med mobil ovan. Hela sidomenyn och utloggningsikonen i sidhuvudet finns bara på dator; på mobil får du en nedre navigeringsrad (färre genvägar, omsorterade för anställda) plus sidan Du för allt annat, inklusive utloggning och språk.

Min onboarding-länk säger “Den här länken är inte giltig.” Antingen har länken ett stavfel, eller så är den redan helt slutförd och något har ändrats sedan dess. Be din chef skicka en ny onboarding-länk från sidan Anställda.

Sidomenyn försvann medan jag var i Passplanering. Den döljer sig automatiskt där för att ge plats åt schemarutnätet - se noteringen i Så är appen uppbyggd ovan för hur du får tillbaka den.