Passplanering

I passplaneringen bygger en chef restaurangens schema: först bestämmer du hur många som behövs per roll och tid på dygnet, sedan tillsätter du specifika anställda för att täcka behovet. Den här guiden går igenom dagsvyn, veckovyn och den planeringsperiod som ligger bakom båda.

Passplaneringen hittar du under Personal i vänstermenyn. Från månadskalendern kan du öppna en enskild dag eller växla till ett rutnät för en hel vecka.

De två schemavyerna

• Dagsvy (klicka på ett datum i kalendern) visar en dag som en tidslinje, med timmarna från vänster till höger. Det är den bästa platsen för finlir: dra passblock till exakta tider och jämföra “vem behövs” med “vem är tillgänglig” i ett svep.
• Veckovy (Passplanering → period, eller “Planera pass → En vecka”) visar ett rutnät från måndag till söndag, med en rad per avdelning och en kolumn per dag. Det är den bästa platsen för en bred överblick över hela veckan och för att snabbt öppna en dags eller avdelnings pass.

Båda vyerna visar samma underliggande data och i båda kan en chef lägga till bemanningsbehov, tillsätta anställda och ta bort pass - de presenterar det bara olika. Det du gör i den ena syns direkt i den andra.

Lägga till ett rollkrav (ett bemanningsbehov)

Med ett “rollkrav” talar du om för passplaneringen att ett pass behöver bemannas - till exempel “2 servitörer, 17:00 till 23:00” - innan du bestämt vem som faktiskt ska jobba det.

Från dagsvyn

1. Öppna den dag du vill bemanna.
2. Klicka på Lägg till rollkrav ovanför avsnittet “Roller som behövs” (eller använd den lilla +-knappen intill en avdelnings namn i tidslinjen - se Snabblägga ett pass för en avdelning nedan).
3. Välj i formuläret:
   • Avdelning - valfritt, begränsar bara rollmenyn till den avdelningens roller.
   • Roll - den specifika roll som behövs (t.ex. “Servitör”, “Kock”), eller lämna den som “Ingen specifik roll” för en öppen plats som vilken anställd som helst kan täcka.
   • Antal - hur många personer som behövs för rollen vid den tiden.
   • Start- och sluttid.
4. Klicka på Lägg till rollkrav för att spara.

Det nya bemanningsbehovet visas både som ett kort i listan “Roller som behövs” och som ett block i dagens tidslinje. En kort avisering bekräftar att det lagts till och låter dig ångra i några sekunder.

Från veckovyn

1. Klicka på + i rubriken för den dagskolumn du vill lägga till i, eller på + intill en avdelnings radetikett.
2. Samma formulär för att lägga till ett rollkrav öppnas, förifyllt med det datumet (och avdelningen, om du klickade på en avdelningsrad).
3. Fyll i roll, antal och tider och spara.

Ändra eller ta bort ett bemanningsbehov

• Dagsvy: slå på Redigeringsläge (pennikonen längst upp till höger) för att få fram en borttagningsknapp på varje kravkort, plus handtag för att dra i dess block i tidslinjen (se nedan). Vid borttagning visas en avisering med ångra i några sekunder innan det faktiskt försvinner.
• Veckovy: klicka på ett passblock för att öppna rutan Redigera pass (se nästa avsnitt), där du kan ändra roll, antal personer och tider, eller ta bort passet. De små ikonerna för att ta bort på korten visas bara i redigeringsläge; att klicka på blocket för att öppna hela rutan fungerar alltid.

Tillsätta en anställd på ett pass

När ett rollkrav finns fyller du det genom att tillsätta anställda. Det går att göra på tre sätt, beroende på vy.

Dagsvy: menyn

Under varje kort i “Roller som behövs” som fortfarande har öppna platser finns menyn Välj anställd… och knappen Tillsätt. Menyn grupperar de anställda i:

• Rekommenderade (markerade med en stjärna) - anställda som har exakt den rollen och har lämnat tillgänglighet som täcker hela passet.
• Rollens avdelning - anställda med någon roll på samma avdelning, även om de inte lämnat matchande tillgänglighet.
• Alla anställda - alla övriga.

Välj ett namn och klicka på Tillsätt.

Dagsvy: dra och släpp

Under tidslinjen med “Passblock” visas anställda som lämnat tillgänglighet för dagen som en egen rad, placerad på de tider de sagt att de är lediga. Den som rekommenderas för en öppen roll får en stjärna (★) intill namnet och en guldfärgad vänsterkant på sitt tillgänglighetsblock.

Dra en anställds tillgänglighetsblock till en öppen rolls block i tidslinjen ovanför för att tillsätta personen. Som standard försvinner någons tillgänglighetsrad ur vyn så snart personen tillsatts på något pass den dagen (utgångspunkten är en roll per person och dag); växla En roll / Flera roller högst upp i tidslinjen om du vill att folk ska förbli synliga så att du kan dra dem till ett andra pass samma dag.

Veckovy: rutan Redigera pass

Klicka på ett passblock i veckorutnätet - bemannat eller inte - för att öppna rutan Redigera pass. Där visas:

• En etikett med bemanningsstatus (t.ex. “1/2 bemannat”), tidsintervallet och passets totala längd.
• Redigerbara fält för avdelning, roll, antal personer och start-/sluttid (för pass som bygger på ett bemanningsbehov).
• En sökbar lista över anställda till höger, grupperad i Tillsatta, rollens egen avdelning och Övriga anställda.

Skriv i sökfältet för att filtrera listan och klicka sedan på en anställds rad för att tillsätta personen. Klickar du på någon som redan är tillsatt tas den bort i stället. Det finns ingen separat Tillsätt-knapp - klicket gör det direkt, med en ångra-avisering efteråt.

Tillfälliga pass som inte hänger på ett bemanningsbehov (till exempel de som skapats med snabbtillägg per avdelning - se nedan) öppnar en enklare version av rutan i stället: bara vem som jobbar det just nu och en lista för att flytta det till någon annan, eftersom det inte finns någon roll eller något antal att ändra.

Förstå de färgade punkterna

I veckovyns ruta Redigera pass har varje anställd i sidlistan en liten färgad punkt på sin avatar:

• Grön - personen har lämnat tillgänglighet som täcker passets tidsfönster.
• Röd - det har personen inte (antingen markerade den sig som otillgänglig eller svarade aldrig).
• Grå - personen är heltidsanställd. Heltidsanställda följer ett fast standardveckoschema i stället för att lämna tillgänglighet varje period, så de bedöms aldrig mot tillgänglighetsdata - grå betyder bara “ej tillämpligt”.

Dagsvyn använder samma idé i enklare form: en stjärna (★) intill ett namn i tillgänglighetsraden betyder att personen rekommenderas - den har den matchande rollen och dess tillgänglighet täcker ett öppet pass.

Varningar vid felaktig matchning

Klickar du på (eller drar) en anställd som inte uppfyller ett passes krav kan du bli ombedd att bekräfta innan tillsättningen går igenom. Det finns två oberoende kontroller:

• Kompetensmissmatch - den anställda har inte den roll passet kräver.
• Tillgänglighetsmissmatch - tillsättningen ligger utanför den anställdas lämnade tillgänglighet.

Slår någon av kontrollerna till listar en ruta “Tillsätt ändå?” de specifika skälen innan du kan bekräfta. Om kontrollerna körs alls styrs per restaurang - se Inställningar för passplanering: de två varningsväxlarna nedan. Separat från det går en tillsättning som överlappar ett pass den anställda redan har den dagen, eller som faller på en dag med godkänd ledighet, ändå igenom, men du får en varningsruta efteråt.

Ändra storlek på ett passblock (dagsvy)

I dagsvyns tidslinje kan blocket för ett obemannat bemanningsbehov ändras direkt:

1. Slå på Redigeringsläge.
2. Håll muspekaren vid vänster- eller högerkanten av ett obemannat block till du ser storlekspekaren.
3. Dra kanten till en ny tid. Blocket fäster i steg om 15 minuter och tidsetiketten på blocket uppdateras direkt medan du drar.
4. Släpp för att spara den nya tiden. En avisering med ångra visas i några sekunder.

Storlekshandtag visas bara på block där ingen tillsatts än - sitter någon redan på passet, ta bort personen först om du behöver ändra tiden. I veckovyn ändrar du i stället ett passes tid via fälten för start-/sluttid i rutan Redigera pass, eftersom korten i veckovyn har fast storlek i stället för att vara en dragbar tidslinje.

Vad redigeringsläget gör

Både dagsvyn och veckovyn har en växlare för Redigeringsläge (pennikonen högst upp på sidan, av som standard). Att slå på den tar fram de sällan använda, mer ingripande eller finjusterande åtgärderna som annars skulle skräpa i den vanliga vyn:

• Borttagningsknappar på rollkravens kort och block.
• Borttagningsknappar intill varje tillsatt anställds namn.
• Storlekshandtag på obemannade block i dagsvyns tidslinje.

Redigeringsläget hindrar inte möjligheten att klicka på ett passblock i veckovyn för att öppna rutan för att redigera/tillsätta, eller att använda menyn och dra-och-släpp i dagsvyn - det fungerar alltid för alla som får hantera schemat.

Ta bort och ångra ändringar

Att ta bort ett rollkrav, ta bort en tillsatt anställd eller ändra storlek på ett block sker inte direkt - först visas en avisering längst ned på skärmen med alternativet Ångra i några sekunder. Klickar du inte på Ångra genomförs ändringen när aviseringen försvinner. Det fungerar också med Ctrl+Z direkt efter ändringen. Att tillsätta, lägga till ett krav, ändra ett kravs detaljer och flytta ett tillfälligt pass går att ångra på samma sätt - aviseringen backar åtgärden om du klickar på Ångra.

Inställningar för passplanering: de två varningsväxlarna

Chefer som kan öppna planeringsperioder ser också en kugghjulsikon högst upp på passplaneringens huvudkalender. Den öppnar Inställningar för passplanering, med två oberoende växlare:

• Varna vid kompetensmissmatch - “Be om bekräftelse innan någon tillsätts som inte har kompetens för rollen.”
• Varna vid tillgänglighetsmissmatch - “Be om bekräftelse innan någon tillsätts utanför sin lämnade tillgänglighet.”

Varje växlare gäller hela restaurangen och får effekt direkt - den avgör om bekräftelsen “Tillsätt ändå?” som beskrivs ovan visas alls. Slår du av en växlare kan chefer tillsätta fritt utan avbrott; slår du på den läggs en säkerhetskontroll till innan en tillsättning utan kompetens eller utanför tillgängligheten bekräftas. Båda är på som standard.

Öppna en ny planeringsperiod

Innan anställda kan lämna sin tillgänglighet för en period behöver en chef öppna en planeringsperiod för den.

1. Klicka på + Öppna planeringsperiod på passplaneringens huvudsida.
2. Välj ett start- och slutdatum för perioden.
3. Skicka formuläret.

Att öppna en period gör två saker:

• Anställda kan lämna sin tillgänglighet för alla datum inom perioden (från sin egen pass-/tillgänglighetssida).
• Tillgängligheten förifylls automatiskt för varje anställd som har ett fast standardveckoschema i sin profil - så att ingen behöver börja från ett helt tomt blad. För varje dag inom den nya perioden skapas automatiskt en matchande tillgänglighetspost (inklusive block för delade pass, om standardschemat har mer än ett block per dag) om den anställdas standardschema säger att personen normalt jobbar den veckodagen. Anställda kan ändå justera det därifrån om deras tillgänglighet just den veckan skiljer sig från det vanliga.

Bara en planeringsperiod kan vara öppen per enhet i taget - du behöver stänga den nuvarande innan du öppnar en ny. En etikett högst upp på sidan visar vilken period som är öppen; klicka på Stäng planering för att stänga den. En stängd period kan öppnas igen senare om det behövs, vilket inte påverkar pass som redan schemalagts för dess datum.

Har du efter att ha stängt en period inte hunnit bygga schemat för den visas genvägen “Planera senast öppnade vecka” för att hoppa direkt till de datumen.

Snabblägga ett pass för en avdelning

I dagsvyns tidslinje har varje avdelningsrubrik en liten +-knapp intill namnet. Den öppnar samma formulär för att lägga till ett rollkrav som används överallt annars, förutom att fältet Avdelning redan är satt till den avdelningen - så du kan lägga till ett bemanningsbehov för till exempel köket utan att först välja det i menyn. Det är det snabbaste sättet att lägga till ett pass när du redan vet vilken avdelning som behöver det; roll, antal personer och tid väljer du fortfarande i formuläret.

Veckovyn har motsvarande +-knapp på varje avdelnings rad, som öppnar samma förifyllda formulär för den dagen och avdelningen.

Kopiera ett schema

I stället för att bygga upp en liknande dag från noll kan du kopiera en dags hela schema - dess rollkrav och de pass som redan tillsatts - till ett annat datum.

1. Klicka på Kopiera schema högst upp på sidan i dagsvyn.
2. Välj vilket datum du vill kopiera till.
3. Välj om det är en kopia av en dag eller en återkommande kopia - vid återkommande anger du hur många gånger och intervallet i dagar mellan dem (t.ex. var 7:e dag, 4 gånger, för att fylla de kommande fyra veckorna).
4. Klicka på Kopiera schema.

Kopieringen hoppar över allt som redan finns på måldatumet med samma roll, starttid och sluttid, så att köra en kopiering igen skapar inga dubbletter. En sammanfattningsruta rapporterar hur många dagar, bemanningsbehov och pass som kopierades, plus hur många som hoppades över eftersom de redan fanns.