Checklistor & rutiner

Checklistor & rutiner omfattar återkommande rutiner (en daglig öppnings- eller stängningslista), enstaka checklistor och de enskilda körningar som skapas från dem. Sidan ligger under Drift i vänstermenyn. Att skapa och redigera är begränsat till ägare, driftchefer och chefer; alla andra ser vad de tilldelats och slutför det.

Sidan

Chefer ser fyra tal högst upp - försenade, klara idag, aktiva rutiner, pausade - och därefter fyra flikar:

• Idag - vad som ska vara klart nu, en rad per checklista i stället för en per körning. En rutin som missat tre dagar är en rad med “3 körningar” och ett rött antal försenade, inte tre rader. De fem mest brådskande visas, försenade först, med Visa N till under. En körning utan slutdatum hamnar aldrig här; den ligger under Kommande tills ett datum läggs till.
• Rutiner - alla checklistor som finns, grupperade per filial, rutiner före engångslistor. Det är fliken du använder för allt annat än att utföra arbetet.
• Kommande - framtida körningar, grupperade per dag.
• Historik - slutförda körningar, senast först.

Varje rad har en ikon som säger vad det är:

Ikon	Betydelse
En cykel (två pilar i en loop)	En rutin - den återkommer enligt schema
Samma cykel med ett streck över	En pausad rutin - schemat finns kvar, men inga körningar skapas
Ett enkelt blad med en bock	En engångschecklista

På fliken Rutiner visar varje rad även upprepningsregeln i ord (“mån, ons, fre”), tiden den ska vara klar, vem den är tilldelad, hur många punkter den har, när den körs nästa gång och när den senast kördes. En rutin med försenade körningar har ett rött antal. Filtrera på Alla / Rutin / Engångs och på filial när det finns fler än en.

Att öppna en rad under Idag fäller ut den på plats i stället för att hoppa någon annanstans: Att göra listar checklistans utestående körningar, äldst först, var och en med en egen Öppna-knapp; Tidigare körningar är en kort logg över de senaste slutförandena, med vem och när; och Öppna checklistan går till själva checklistan.

Anställda som inte är chefer ser bara körningar som tilldelats dem. Fliken Rutiner visar alla checklistor ändå, eftersom den är katalogen och inte en arbetskö.

Skapa en checklista

1. Klicka Ny checklista.
2. Fyll i Titel, en valfri Beskrivning (en rad om vad den omfattar), Typ och Filial.
3. Kryssa i Återkommande rutin om den upprepas, och välj veckodagar, tiden den ska vara klar och en valfri ansvarig. Lämna alla dagar omarkerade för att upprepas dagligen. Lämna rutan omarkerad för att skapa en engångslista.
4. Lägg till punkter. För varje: välj en befintlig återanvändbar uppgift eller skriv en ny etikett, välj en svarstyp, och för Rullgardin / Flerval ange alternativen; för Nummer / Temperatur valfritt ett tillåtet min och max.
5. Skapa checklista. Minst en punkt med en etikett krävs; tomma rader utelämnas.

Du hamnar på checklistan själv, där allt ovan kan ändras och där de mer detaljerade upprepningsreglerna finns.

Checklistans sida

Rubriken visar ikonen, titeln, beskrivningen, typen, filialen, antalet punkter och - för en rutin - upprepningsregeln, tiden och den ansvariga. Chefer får Pausa / Återuppta, Redigera och Ta bort intill, samt tre flikar.

Punkter

Alla punkter i den ordning de kontrolleras, med svarstyp och konfiguration (alternativlistan eller det tillåtna intervallet) på raden.

Chefer kan:

• ändra ordning med upp/ner-pilarna - det sparas automatiskt, det finns ingen Spara-knapp;
• Redigera en punkt för att ändra etikett, svarstyp och det som typen kräver;
• ta bort en punkt - vilket också tar bort svar som redan registrerats för den, eftersom frågan är borta och ett svar på den inte hör ihop med något;
• Lägg till punkt längst ned. En ny punkt skapar en återanvändbar uppgift på samma sätt som formuläret för att skapa checklistan, så en punkt som läggs till senare är lika återanvändbar som en som fanns från början.

Upprepning

Visas bara för en rutin. Åtta regler, var och en som ett kort i stället för ett alternativ begravt i en rullgardin:

Regel	Vad den gör
Dagligen	Varenda dag
Vardagar	Måndag till fredag
Helger	Lördag och söndag
Egna dagar	De veckodagar du väljer, som dagknappar
Var N:e dag	Varannan dag, var tionde dag - räknat från ett startdatum
Månadsvis	Samma datum varje månad
Årligen	En månad och dag
Specifika datum	Bara de datum du anger

Under det: tiden den ska vara klar (en rullgardin, inte ett fält man skriver i) och den ansvariga. Därunder visar Nästa fem de faktiska datum regeln ger från och med idag, så du ser vad den betyder innan något skapas. En regel som aldrig kan utlösas - egna dagar utan valda dagar, eller specifika datum som alla passerat - säger det i stället för att tyst skapa ingenting.

Hela panelen sparar sig själv omkring 600 ms efter att du slutat ändra, och visar “Sparar…” och sedan “Sparat”.

Två gränsfall värda att känna till:

• Månadsvis tar ett exakt dagnummer. Det finns ingen reserv för “sista dagen i månaden”, så dag 31 skapar helt enkelt ingen körning i en kortare månad.
• Årligen den 29 februari utlöses bara under skottår, av samma skäl.

Att ändra ansvarig tilldelar om rutinens ännu väntande körningar såväl som framtida, så den här veckan står inte kvar med det gamla namnet. Slutförda körningar behåller sin historik.

Skapa körningar - välj ett intervall (idag till och med de kommande 14 dagarna som standard) och skapa körningarna för det. Normalt behöver du inte detta: ett nattligt jobb håller ett rullande 14-dagarsfönster skapat för varje aktiv rutin. Använd det för att nå längre fram, eller för att fylla i bakåt. Datum som redan har en körning hoppas över, så att köra om över samma intervall skapar aldrig dubbletter. Varken det nattliga jobbet eller den här knappen meddelar den ansvariga.

Körningar

Fyra avsnitt: Försenade, Idag, Kommande och Tidigare körningar. Varje rad länkar till själva körningen och visar vem som har den, när den ska vara klar, när den slutfördes och hur många punkter som besvarades.

Chefer kan Redigera en rad direkt för att ändra ansvarig, slutdatum eller status (väntande eller klar), eller ta bort den. Att växla en körning från klar tillbaka till väntande nollställer den registrerade sluttiden; att markera den klar igen sätter en ny i stället för att återställa den gamla.

En engångschecklista har inget schema, så dess flik Körningar börjar med ett formulär för Tilldela körning i stället - vem, och när den ska vara klar.

Redigera, pausa och ta bort

Redigera öppnar en dialog för titeln, beskrivningen, typen och två reglar:

• Upprepas enligt schema - av gör den till en engångslista, utan upprepningsregel och med körningar som skapas för hand. Slår du på den får den ett schema; slår du av den slutar nya körningar skapas utan att befintliga rörs.
• Aktiv - av pausar rutinen. Den behåller sin regel, sina punkter och hela sin historik och slutar bara skapa körningar. Pausad visas intill namnet, raden tonas ner på fliken Rutiner, och Skapa körningar vägrar tills den återupptas.

Att pausa är vad man ska ta till i stället för att ta bort något man kanske vill ha tillbaka. Ta bort tar bort checklistan, varje körning av den och varje svar som registrerats i dessa körningar - därför ber den dig skriva checklistans namn för att bekräfta.

Slutföra en körning

När du öppnar en körning visas varje punkt, enligt den svarstyp den byggdes med:

• Ja/Nej, Godkänd/Ej godkänd, Rullgardin - välj i en lista.
• Nummer, Temperatur - skriv ett tal; om ett intervall är satt ser du det och en varning om värdet ligger utanför. Inlämningen går ändå igenom.
• Text, Signatur, Streckkod, QR-skanning - skriv eller skanna.
• Datum - välj ett datum.
• Flerval - kryssa i det som gäller.
• Timer - starta/stoppa/nollställ ett tidtagarur.
• GPS - Hämta plats registrerar dina koordinater.
• Bild, Video - ta eller välj en fil.

En bock visas vid varje punkt när den fyllts i, med en löpande “X av Y klara”. Slutför checklista är inaktiv tills varje punkt är besvarad.

En slutförd körning är inte låst: öppnar du den igen läses dina svar in, och skickar du in på nytt ersätts de och sluttiden flyttas till nu. Att skicka in på nytt ersätter varje svar på en gång, så för en Bild- eller Video-punkt måste du bifoga filen igen - det finns inget alternativ för “behåll den befintliga”, och lämnar du den tom raderas det som fanns.

Vanliga frågor

Hur byter jag namn på en checklista? Redigera på checklistans egen sida. Dialogen omfattar även beskrivningen, typen och reglarna för rutin/engångs och aktiv/pausad.

Jag vill att en rutin ska stoppa över vintern men behålla sin historik. Pausa den. Regeln, punkterna och alla tidigare körningar står kvar precis som de är; inget nytt skapas förrän du återupptar den.

Säger en försenad körning “försenad”? Ja. Försenad räknas ut från slutdatumet varje gång sidan öppnas i stället för att lagras, så att flytta ett slutdatum flyttar etiketten med sig. Den visas på fliken Idag som en egen grupp med en röd kant, som ett rött antal på rutinens rad och som en röd markering i fliken Körningar.

Kan jag ändra en rutins schema utan att förlora körningar som redan skapats? Ja - att ändra regeln tar aldrig bort befintliga körningar. Den ändrar bara vad som skapas därefter. Ta bort de enskilda körningar du inte vill ha från fliken Körningar.

Vad händer med svaren om jag tar bort en punkt? De följer med. Vill du sluta fråga om något men behålla dokumentationen, låt punkten stå kvar och utelämna den i nästa version av checklistan i stället.

Vem får veta när en körning ska vara klar? Ingen, än. Det finns ingen avisering när en körning skapas eller närmar sig sitt slutdatum, så de ansvariga behöver själva titta på sidan.