Roller & ansvar

Sidan Roller & ansvar listar varje roll på din restaurang, grupperad per avdelning, och låter dig koppla specifika ansvarsområden till varje roll - och via de ansvarsområdena även checklistor, uppgifter, utbildningskurser och SOP:ar. Sidan ligger under Personal i vänstermenyn.

Till skillnad från Checklistor, Uppgifter och SOP:ar (där vanlig personal minst får läsa eller slutföra) är Roller & ansvar helt begränsad till ägare, driftchefer och chefer - arbetsledare och vanliga anställda ser den inte i navigeringen och skickas till översikten om de försöker öppna den direkt.

Lägga upp avdelningar

Roller organiseras under avdelningar (till exempel Kök, Matsal, Bar).

1. Hitta raden Avdelningar högst upp på sidan Roller & ansvar.
2. Klicka på + Lägg till avdelning, ge den ett namn och välj en färg (en slumpmässig färg ur en fast palett föreslås automatiskt - orange är medvetet utelämnad ur paletten, eftersom den är reserverad för rollers och anställdas avatarer).
3. Klicka på Spara.
4. Vill du byta namn eller färg på en avdelning senare, klicka på dess etikett i samma rad - i samma dialog kan du också ta bort den (med en bekräftelsefråga).

Avdelningar listas i den ordning de skapades, äldst först - varje ny läggs till i slutet av raden, ett namnbyte flyttar inte om den, och avdelningarna själva går inte att dra för att ändra ordning (till skillnad från ansvarsområdena och varianterna nedan). Roller utan avdelning hamnar i gruppen “Ej tilldelad” på huvudsidan, som alltid visas sist, efter alla namngivna avdelningar.

Inom varje avdelningsgrupp listas rollerna alfabetiskt på namn - inte efter när de skapades eller i någon egen ordning.

Skapa en roll

1. Klicka på Ny roll (längst upp till höger).
2. Fyll i:
   • Rollens namn (obligatoriskt)
   • Avdelning - eller lämna som “Ingen avdelning”
   • Beskrivning
   • Färg - används för rollens avataretikett
   • Standardpass - en fritextnotering (t.ex. “Morgon”, “06:00-14:00”)
3. Klicka på Skapa roll. Du hamnar direkt på den nya rollens sida.

Varje rollkort på huvudsidan visar sin färgetikett, sitt namn, sin beskrivning och hur många anställda som är tilldelade den just nu. Roller som gjorts inaktiva får etiketten “Arkiverad”.

Rollens arbetsyta

Att öppna en roll tar dig till en arbetsyta med flikar: Översikt, Ansvarsområden, Checklistor, Utbildning, SOP:ar, Historik och Inställningar.

Fliken Översikt

Här ändrar du rollens namn, avdelning, beskrivning, färg och standardpass - ändringar sparas automatiskt ungefär 600 ms efter att du slutat skriva (håll ögonen på indikatorn “Sparar…/Sparat”). Slå av Aktiv för att arkivera rollen utan att ta bort den.

Under det visar Tilldelade anställda vilka som har rollen just nu, och låter dig:

• Tilldela en anställd rollen med menyn och knappen Tilldela. Menyn listar varje anställd på restaurangen vars anställning inte är avslutad (anställda som är lediga syns fortfarande), sorterade alfabetiskt - den är inte begränsad till en enhet.
• Ta bort en anställd från rollen med knappen intill namnet.

Den här tilldelningen är det som kopplar en anställds profil till en roll/kompetens - en anställd kan ha mer än en roll.

Fliken Ansvarsområden

Ansvarsområden är de enskilda uppgifterna som utgör en roll (t.ex. “Fylla på kylrummet”, “Räkna kassan”). Ett ansvarsområdes placering i listan hör specifikt till den här rollen - samma ansvarsområde kan ligga i en annan ordning på en annan roll det är kopplat till, eftersom ordningen sparas per koppling och inte på ansvarsområdet självt.

Så lägger du till ett ansvarsområde:

1. Klicka på Nytt ansvarsområde.
2. Fyll i rubrik, prioritet (Låg, Medel, Hög, Brådskande), beräknad tid i minuter (0-999), kategori och beskrivning.
3. Klicka på Skapa & koppla - det skapar ansvarsområdet och kopplar det till den aktuella rollen i ett steg.

Vill du återanvända ett befintligt ansvarsområde på en annan roll i stället för att skapa en dubblett, använd menyn Koppla befintligt och knappen Koppla - ansvarsområden hör inte till en enda roll, så samma kan delas mellan flera.

Varje ansvarsområde visas som ett eget kort. Du kan:

• Dra i handtaget ⠿ för att ändra ordningen på ansvarsområden - den nya ordningen sparas direkt i bakgrunden, utan separat sparningssteg.
• Ändra rubrik, prioritet, beräknad tid (0-999 minuter), kategori och beskrivning direkt på kortet - det sparas automatiskt ungefär 600 ms efter att du slutat skriva.
• Klicka på Koppla bort för att ta bort det från rollen (det tas inte bort, bara lossas).

Koppla relaterade objekt till ett ansvarsområde. Varje kort har egna avsnitt för att koppla:

• Checklistor - koppla en befintlig checklista som stöder uppgiften.
• Uppgifter - koppla en befintlig återanvändbar uppgift, eller skriv en ny uppgiftsrubrik för att skapa en på plats.
• Kurser - koppla utbildningskurser som hör till uppgiften. Se Utbildning för hur kurser byggs.
• SOP:ar - koppla en relevant SOP.

Varje avsnitt visar de kopplade objekten som borttagbara etiketter, med en meny för att lägga till fler.

Varianter. Klicka på Varianter på ett kort för att fälla ut alternativa versioner av uppgiften som gäller under vissa villkor - till exempel en kortare version på helger, eller en annan under en särskild helgperiod. Så lägger du till en:

1. Klicka på Lägg till variant.
2. Ge den ett namn och välj när den gäller:
   • Vardagar - måndag till fredag.
   • Helger - lördag och söndag.
   • Helgdagar - jämförs med de helgdagsdatum din restaurang lagt upp.
   • Egna dagar - välj valfria veckodagar.
   • Datumintervall - ett start- och slutdatum, inklusive dessa dagar (en variant där bara ett av datumen är satt matchar aldrig något).
3. Skriv eventuellt över beräknad tid och/eller beskrivning för varianten - lämnar du någon av dem tom faller den tillbaka på grundansvarsområdets värde i stället för att visas tom.
4. Klicka på Spara.

Dra varianter för att ändra ordningen (det sparas också direkt) - kan fler än en variant gälla en viss dag vinner den första i listan. Använd datumväljaren Förhandsvisa för längst ned i variantpanelen för att kontrollera vilken variant (eller standarden) som skulle gälla ett visst datum. Förhandsvisningens helgdagsmatchning är bara så bra som de helgdagsdata som laddats för den - de täcker ungefär de kommande 12 månaderna från i dag, så att förhandsvisa ett datum längre bort än det kommer aldrig visa en variant för Helgdagar som matchande, även om datumet visar sig vara en helgdag.

Flikarna Checklistor, Utbildning och SOP:ar

Detta är sammanställningar som bara går att läsa: varje checklista, utbildningskurs eller SOP som är kopplad till något av rollens ansvarsområden, samlad på ett ställe med länkar för att öppna dem.

Fliken Historik

Visar när rollen skapades och senast uppdaterades.

Fliken Inställningar

Innehåller Ta bort roll (med en bekräftelsefråga) - det tar bort rollen permanent.