Restaurang & enheter

Gå till Restaurang i navigeringen för att hantera restaurangens namn, enheter, avtalskategorier, avtalsstil och villkor, e-post med tidrapporter, organisationsschema och helgdagar. Sidan är begränsad till ägare och driftchefer - alla andra roller som går dit direkt skickas rakt tillbaka till översikten, så det finns ingen delvis vy för enhetschefer eller arbetsledare.

Restaurangens namn och synlighet för lön

Vill du byta namn på restaurangen, ändra fältet Namn i restaurangavsnittet och klicka på Spara.
Växlaren Visa lön för anställda styr om anställda kan se uppgifter om sin egen timlön någonstans i appen. Slå av den om du hellre håller löneuppgifter enbart för chefer.
Växlaren gäller hela restaurangen, men varje enhet har längre ned på sidan en egen växlare Visa lön för anställda som går före den - så du kan till exempel dölja lönen överallt utom på en enhet, eller omvänt.
Växlaren En inloggning i taget för anställda (av som standard) begränsar varje anställd till en inloggad enhet. Med den på loggas alla andra enheter den anställda var inloggad på ut när personen loggar in någon annanstans, och hamnar på inloggningssidan med “Du loggades ut eftersom ditt konto loggade in på en annan enhet.” Chefer, driftchefer och ägare påverkas aldrig - de kan hålla både dator och telefon inloggade samtidigt. Att slå på den loggar inte ut någon direkt; den gäller från varje anställds nästa inloggning.

Avtalskategorier

Avtalskategorier (till exempel “Heltid” eller “Deltid”) anger grundreglerna för en grupp anställda, och varje anställd hör till exakt en.

Klicka på Lägg till kategori högst upp i avsnittet Avtalskategorier.
Ange ett namn och minsta veckoarbetstid för kategorin.
Klicka på Lägg till kategori för att spara.

För varje befintlig kategori kan du också:

Ändra dess namn eller minsta veckoarbetstid och klicka på Spara på den raden. Minsta veckoarbetstid måste vara noll eller mer (fältet accepterar halvtimmar, t.ex. 37,5).
Växla Tillåt ändring av dagar - om anställda i kategorin kan ändra vilka dagar de är schemalagda.
Växla Tillåt ändring av tider - om anställda i kategorin kan justera sina egna start- och sluttider.
Ta bort en kategori med papperskorgsikonen - det sker direkt, utan bekräftelsefråga. Kategorier som fortfarande har anställda i sig kan inte tas bort förrän de flyttats.

Kategorinamn måste vara unika inom restaurangen - försöker du spara ett dubblettnamn (vid skapande eller namnbyte) får du “Det finns redan en avtalskategori med det namnet.” i stället för att det sparas.

En kategori Heltid (minst 40 timmar i veckan) skapas automatiskt första gången den behövs - till exempel första gången en anställd importeras från Nmbrs (se Importera anställda) - om din restaurang inte redan har en med exakt det namnet. Sökningen sker på exakt namn och skapar först när ingen finns, så har du redan skapat en egen kategori “Heltid” återanvänds den i stället för att en andra läggs till. Du kan redigera eller använda den till något annat efteråt, precis som vilken kategori som helst.

Avtalsstil & villkor

Är Avtalsverktyget aktiverat för din restaurang styr ett avsnitt Avtal här utseendet och standardtexten i de avtal som skapas per anställd från en anställds profil (se Avtal (Avtalsverktyget) i guiden Anställda för hur du faktiskt skapar ett). Två saker ligger här på restaurangnivå:

Avtalsstil - ett val mellan tre visuella förinställningar, som tillämpas så snart du väljer en:
- Klassisk - mörka avsnittsbanderoller och inramade rutor.
- Modern - mjuka kortavsnitt med en färgad accentstapel och generöst med luft.
- Minimal - enkla rubriker och stycken, utan ramar eller bakgrunder (det mest kompakta valet).
Detta ändrar bara det tillagda avsnittet Villkor & policyer som beskrivs nedan - det påverkar aldrig den lagstadgade kärntexten i anställningsavtalet ovanför, som är identisk oavsett stil.
Villkor & policyer - en textredigerare för ytterligare företagspolicyer, husregler eller klausuler du vill lägga efter avtalets standardfält i varje skapat avtal (till exempel en klädkod, en provanställningspolicy eller en konkurrensklausul). Skriv och formatera texten och klicka sedan på Spara villkor - det gäller för avtal som skapas därefter.

Villkor & policyer rensas på servern innan det sparas, oberoende av vad redigeraren själv städar bort vid inklistring, eftersom den sparade HTML:en senare bäddas in direkt i ett skapat avtal som PDF och visas för varje chef som ser den anställdas avtal. I praktiken betyder det:

Formateringen som stöds är begränsad till en tillåtlista: stycken, fet/kursiv/understruken/genomstruken text, punkt- och numrerade listor, rubriker, länkar, blockcitat och tabeller. Allt annat som klistras in (skript, inbäddningar, ovanlig kod) tas bort.
Bilder måste vara små bilder inbäddade direkt i innehållet (till exempel inklistrade från urklipp) - länkar till externt lagrade bilder tas bort, eftersom PDF:en aldrig hämtar en fjärr-URL när den skapas. Bildformat som stöds är PNG, JPEG, GIF och WebP.
Länkar du lägger till ställs automatiskt in på att öppnas i en ny flik.
Det finns en samlad storleksgräns på ungefär 2 MB för det sparade innehållet i Villkor & policyer, bilder inräknade. Ligger du över gränsen misslyckas sparningen med ett meddelande som ungefärligt anger hur stort ditt innehåll är och vad gränsen är - korta texten eller ta bort en inklistrad bild och försök igen.
Att klistra in från Word eller liknande ordbehandlare kan lämna kvar tomma mellanstycken och falsk indragning; SessionPilot tar automatiskt bort de vanligaste fallen efter rensningen, men ovanligt formaterade inklistringar kan ändå behöva städas manuellt.

Enheter

Klicka på Lägg till enhet i avsnittet Enheter.
Ange enhetens namn och eventuellt dess adress.
Klicka på Lägg till enhet för att skapa den.

Har din plan en gräns för antal enheter och du redan ligger på den misslyckas Lägg till enhet med ett meddelande som namnger din plan och dess gräns (till exempel “Du har planen Starter (upp till 2 enheter). Kontakta supporten för att uppgradera.”) i stället för att enheten skapas - se Fakturering för var din plan visas. Din faktiska gräns kommer som standard från din plannivå, men SessionPilot kan också sätta en egen gräns bara för din restaurang som går före nivåns siffra - i båda fallen betyder ingen gräns alls obegränsat antal enheter.

För varje enhet kan du också hantera:

Plats - klicka på Ange plats (eller Ändra om en redan finns) för att ange latitud/longitud, eller klicka på Använd min plats för att fylla i dem automatiskt från webbläsaren. Latituden måste ligga mellan -90 och 90 och longituden mellan -180 och 180. Detta är informativt (används till enhetens väderruta på översikten) snarare än en påtvingad kontroll - SessionPilot avvisar inte en instämpling för att den ligger utanför en radie. Att man är på plats säkerställs i stället av kiosken själv: en PIN-kod eller en roterande QR-kod på en delad enhet i restaurangen, vilket beskrivs i Närvaro & instämpling.
Ytor - klicka på Lägg till yta för att skapa en namngiven yta (t.ex. “Kök”, “Bar”) med typen Kök, Förråd, Matsal eller Bar. Ytor visas som etiketter under enheten.
Kiosklänk - varje enhet har sin egen instämplingslänk och QR-kod (/kiosk/<token>) för personalen att stämpla in på en delad surfplatta. Klicka på Kopiera länk för att kopiera den, eller på Återställ för att skapa en ny länk (det gör den gamla ogiltig omedelbart - den som fortfarande använder den gamla QR-koden eller en sparad länk kan inte stämpla in med den längre - så uppdatera eventuella utskrivna QR-koder direkt efter en återställning).
Instämplingsmetod - välj om personalen stämplar in på enheten med PIN eller genom att skanna en QR-kod. Valet ändrar bara ledtexten vid kiosklänken och hur kioskskärmen beter sig; det kräver ingen separat återställning av själva kiosklänken.
Visa lön för anställda - samma växlare för lönesynlighet som ovan, men bara för den här enheten (går före den restaurangövergripande inställningen för personalen på platsen).
Öppettider - klicka på Öppettider för att fälla ut ett veckoschema. Markera varje dag som Stängt eller ange en öppnings- och stängningstid, och klicka sedan på Spara tider. En dag du lämnar omarkerad står som öppen 09:00-22:00 till du sparar den uttryckligen.
Ta bort en enhet med papperskorgsikonen - det sker också direkt utan bekräftelsesteg, så dubbelkolla innan du klickar.

E-post med tidrapporter

Är lönerapportering aktiverad för ditt konto låter avsnittet Tidrapporter dig ställa in automatiska e-postsammanfattningar:

Slå på Skicka tidrapporter.
Välj hur ofta de ska skickas: Dagligen, Veckovis eller Månadsvis.
Välj sändningstid (timme på dygnet) när rapporten ska gå ut.
Lägg eventuellt till extra mottagare - ytterligare e-postadresser (utöver kontoägaren) som också ska få rapporten. Skilj flera adresser med kommatecken; varje adress valideras som en riktig e-postadress innan den sparas.
Slå på Inkludera personalkostnad om du vill att rapporten ska visa beräknad personalkostnad intill timmarna.
Ange en gräns för sen ankomst (minuter) - hur många minuter efter ett passes starttid som räknas som “sen” i rapporten. Måste vara ett heltal mellan 0 och 120.
Klicka på Spara för att tillämpa inställningarna.

Kryssa nedanför i rutan för varje enhet du vill ha med i rapporten - enheter du lämnar omarkerade utesluts, och varje kryssruta sparar sig själv direkt när du växlar den.

Använd Skicka testmejl när som helst för att skicka dig själv en exempelrapport direkt, utan att vänta på schemat - bekräftelsen namnger exakt vilken eller vilka adresser den gick till. Sidan visar också när rapporten senast skickades, eller felmeddelandet från det senaste misslyckade försöket, om något (felet ligger kvar på sidan till nästa lyckade sändning).

Perioden varje frekvens faktiskt täcker:

Frekvens	Period som täcks
Dagligen	I går - hela föregående kalenderdag
Veckovis	Samma “förra veckan”-period som Lön & tid använder
Månadsvis	Samma “förra månaden”-period som Lön & tid använder

Organisationsschema

Avsnittet Organisationsschema är en vy som bara går att läsa och visar restaurangens rapporteringsstruktur: ägare och driftchefer högst upp, sedan varje enhets chefer, arbetsledare och anställda under. Alla som listas går att klicka vidare till sin anställdprofil. Den som inte fått en enhetsroll än visas i en lista Ej tilldelad längst ned. Anställda med avslutad anställning lämnas helt utanför schemat, så det speglar alltid ditt nuvarande aktiva team.

Helgdagar

Klicka på Lägg till helgdag i avsnittet Helgdagar.
Ange datum och ett namn för helgdagen.
Välj vilken enhet den gäller, eller lämna den som Alla enheter.
Välj typ av helgdag:
- Stängt - enheten är helt stängd den dagen.
- Halvdag - enheten kör med förkortade tider (hanteras på annat håll i schemaläggningen).
- Anpassade tider - ange särskilda öppnings- och stängningstider bara för den dagen (bara den här typen sparar egna öppnings- och stängningstider; de andra två behöver dem inte).
Klicka på Lägg till helgdag för att spara.

Befintliga helgdagar listas med datum, typ och enhet, och kan tas bort med papperskorgsikonen (också direkt, utan bekräftelsefråga).

Varningsväxlare för schemaläggning

Två närliggande inställningar ligger på sidan Passplanering i stället för på sidan Restaurang: klicka på kugghjuls-/Inställningar-ikonen högst upp i passplaneringen (syns för dem som får hantera planeringen) för att öppna Inställningar för passplanering, där du kan växla:

Varna vid kompetensmissmatch - ber om bekräftelse innan någon tillsätts som inte har kompetens för rollen.
Varna vid tillgänglighetsmissmatch - ber om bekräftelse innan någon tillsätts utanför den tillgänglighet de lämnat.

Båda gäller hela restaurangen och är på som standard.

Vanliga frågor

Jag återställde en enhets kiosklänk och nu visar surfplattan ett fel. Det är väntat - en återställning gör den gamla länken/QR-koden ogiltig omedelbart. Kopiera den nya länken (eller skriv ut den nya QR-koden) och uppdatera det som sitter uppe på den platsen.

Jag kan inte ta bort en avtalskategori. Den är fortfarande tilldelad minst en anställd. Flytta de anställda till en annan kategori först och ta sedan bort den.

En anställd ser fortfarande sin lön efter att jag slagit av “Visa lön för anställda”. Kontrollera båda ställena: den restaurangövergripande växlaren på sidan Restaurang, och den anställdas enhetsväxlare, som går före den restaurangövergripande för alla på den enheten.

Jag ser inget avsnitt för Avtalsstil / Villkor & policyer. Avtalsverktyget är inte aktiverat för din restaurang. Kontakta supporten om du vill slå på det.