Närvaro & instämpling

Stämpla in och ut

Varje enhet ställs in av en chef för att använda en av två instämplingsmetoder, som väljs på sidan Restaurang (se Restaurang & enheter). Du väljer inte själv - du får den metod din enhet använder.

PIN-kod - du skriver en personlig sifferkod (4-8 siffror) på en delad kioskskärm, eller stämplar in direkt i appen.
QR-kod - du skannar en kod som visas på en delad kioskskärm med appens egen kameraskanner. På QR-enheter är vanliga instämplingsknappar helt dolda, så varje instämpling är kopplad till att du fysiskt skannar skärmen i restaurangen.

Du kan stämpla in och ut antingen från sidan Närvaro (eller instämplingskortet högst upp på Mina pass) i appen, eller från en delad kioskskärm i restaurangen som inte kräver inloggning. Hela genomgången av den delade kioskskärmen - PIN och QR - finns i ett eget avsnitt nedan, eftersom andra guider hänvisar hit för det.

Stämpla in från appen i stället för en kiosk

Använder din enhet PIN-instämpling kan du också bara trycka på Stämpla in direkt på sidan Närvaro eller Mina pass - ingen kiosk behövs, så länge du är inloggad och tillhör en enhet. På sidan Mina pass visas instämplingskortet först när du har ett godkänt pass som börjar inom ungefär 15 minuter eller redan pågår; den vanliga knappen Stämpla in på sidan Närvaro har ingen sådan begränsning och är alltså tillgänglig när som helst så länge du tillhör en enhet.

Använder din enhet QR-instämpling ber appen dig skanna koden i stället för att erbjuda en vanlig instämplingsknapp - så hålls instämplingar kopplade till att du faktiskt är i restaurangen. Trycker du på Skanna för att stämpla in (eller Skanna för att stämpla ut) på någon av sidorna öppnas samma kameraskanner i appen som används vid kiosken.

Ta rast

När du är instämplad (på PIN-enheter) ser du Starta rast intill Stämpla ut på sidan Närvaro. Tryck på den när du går på rast och tryck på Avsluta rast när du är tillbaka. Din rasttid dras automatiskt av från dina arbetade timmar - stämplar du ut medan du fortfarande är på rast avslutar appen automatiskt rasten först, så att din totala arbetstid ändå blir rätt.

Du är inte begränsad till en rast per pass - Starta rast/Avsluta rast kan användas mer än en gång under samma instämplade session, och varje rasts längd läggs till de tidigare. Det löpande totalet är vad som dras av från dina arbetade timmar (och vad som visas som Rast (min) i en chefs CSV-export), inte bara den senaste rasten.

Dina veckotimmar och din historik

Sidan Närvaro visar en liten ruta med rubriken Mina timmar denna vecka med dina totalt arbetade timmar så här långt i veckan (räknat från måndag, nollställs varje måndag) avrundat till en decimal, och en text om hur många dagar du jobbat. Under det ser anställda en löpande historik över sina egna in- och utstämplingar (dina 50 senaste poster), var och en med en statusetikett (normal eller sen) och passets längd.

Är du fortfarande instämplad när veckosumman räknas ut räknas de timmar du redan hunnit jobba i det öppna passet med i rutan direkt - den väntar inte på att du stämplar ut.

Skydd mot dubbla instämplingar

Du kan bara vara i ett av två tillstånd - instämplad eller utstämplad - aldrig båda, och appen är byggd för att hålla det så även om en förfrågan skickas två gånger (en dubbeltryckning på en långsam uppkoppling, eller en QR-skanning som registreras två gånger). En instämpling kontrollerar först om du redan har en öppen post och returnerar i så fall bara den i stället för att skapa en andra; som yttersta skydd upprätthåller databasen själv detta med en unikhetsregel om “en öppen närvaropost per person”, så att inte ens en verklig kapplöpning mellan två nästan samtidiga förfrågningar kan lämna dig med två öppna pass.

Instämplingsflödet vid kiosken

En kiosk är inget annat än den här sidan, laddad på en delad surfplatta eller terminal i restaurangen, via en länk i stil med /kiosk/<token> - ingen behöver logga in på den. Chefer tar fram varje enhets kiosklänk och QR-kod från sidan Närvaro (se Närvaroverktyg för chefer nedan) eller från avsnittet Enheter på sidan Restaurang, och kan återställa den när som helst för att skapa en ny (se Enheter).

Är kiosklänken inte giltig alls längre (återställd, eller helt enkelt felskriven) visar skärmen Den här kiosklänken är inte giltig. Be en chef om den aktuella länken. i stället för instämplingsskärmen. Är restaurangens konto avstängt visas ett liknande meddelande som ber dig låta en chef kontakta SessionPilot.

PIN-kiosker

Ange din personliga kod på kioskskärmen med knappsatsen på skärmen (4-8 siffror) - punkterna ovanför knappsatsen fylls i medan du skriver, och C rensar det du matat in.
Tryck på Stämpla in/ut när du angett minst 4 siffror.
Skärmen bekräftar ditt namn och tiden. Var du redan instämplad stämplar samma kod ut dig i stället och visar hur länge du jobbat.
Om koden inte känns igen - även om din anställning markerats som avslutad - visar kiosken Koden känns inte igen. Kontrollera med din chef. och inget registreras.
Resultatskärmen försvinner av sig själv efter några sekunder, eller du kan trycka på Klar för att stänga den och gå direkt tillbaka till knappsatsen för nästa person.

QR-kiosker

Kioskskärmen visar en QR-kod i stället för en knappsats, med en kort ledtext om att skanna den från appen.
Öppna appen SessionPilot OPS på telefonen, gå till Närvaro eller Mina pass och tryck på Skanna för att stämpla in (eller Skanna för att stämpla ut om du redan är instämplad). Det öppnar appens egen kameravy - en vanlig telefonkamera eller QR-läsarapp kan inte läsa den, eftersom koden inte innehåller någon webbadress utan bara appspecifika instämplingsdata.
Rikta telefonens kamera mot koden på kioskskärmen till den känns igen.
När skanningen lyckas är du in- eller utstämplad direkt och appen visar en bekräftelseruta.

QR-koden på kioskskärmen uppdateras var 5:e sekund av säkerhetsskäl. En nyss visad kod går att skanna i totalt ungefär 10-15 sekunder för att ge marginal för kamerans avkodning och nätverksfördröjning, men ett foto eller en skärmbild av den slutar fungera nästan omedelbart efter det - skanna alltid koden som visas just då. Skannar du en utgången kod får du Den här koden har gått ut - skanna den aktuella QR-koden igen.

En QR-skanning kan också misslyckas av skäl som inte har med kodens ålder att göra:

Meddelande du ser	Vad det betyder
Den QR-koden är inte en instämplingskod från SessionPilot.	Du skannade något annat - QR-läsaren kände inte igen innehållet som en SessionPilot-kod alls.
Den här QR-koden är inte längre giltig.	Enhetens kiosklänk har återställts sedan koden skapades, eller enheten använder inte längre QR-instämpling.
Ditt konto är inte upplagt för att stämpla in på den här enheten.	Du skannade en QR-kod som hör till en annan enhet än den du tillhör, eller ditt konto har markerats som avslutat.

Instämpling från egen telefon vid kiosken jämfört med i appen

Kiosken och skannern i appen går genom exakt samma instämplingslogik - enda skillnaden är var kameravyn öppnas (den delade kioskenheten har ingen egen kameravy för QR; skanningen sker alltid från appen i din egen telefon).

Platsbaserade kontroller vid instämpling

Chefer kan ange en GPS-plats för varje enhet på sidan Restaurang (latitud/longitud, inmatade manuellt eller ifyllda med Använd min plats). Just nu används den platsen till enhetens väderruta på översikten och för att rita ut enheter på SessionPilots interna adminkarta - den blockerar, flaggar eller kontrollerar inte på något sätt var du är när du stämplar in. Det finns inget krav på radie eller avstånd i själva instämplingsflödet, oavsett om du använder en kiosk eller appen.

Det som faktiskt kopplar en instämpling till att du är på plats är kioskmekanismen i sig, inte GPS:

QR-enheter - du kan bara skanna en kod som visas på den delade skärmen i restaurangen just då, och den slutar fungera inom några sekunder efter att den lämnat skärmen.
PIN-enheter - kioskens knappsats är en delad enhet i restaurangen, men PIN-instämplingar från appen har inget krav på att du är på plats utöver att du är inloggad och tillhör den enheten.

Har din chef sagt att instämplingar är platsbegränsade på din enhet är det en regel de upprätthåller själva (till exempel genom att bara tillåta den delade kiosken) snarare än något appen kontrollerar automatiskt.

Närvaroverktyg för chefer

Chefer, arbetsledare, driftchefer och ägare ser extra avsnitt på sidan Närvaro i stället för en personlig historik.

På plats nu

En liveuppdaterad lista över alla som är instämplade just nu, med enhet, när de stämplade in och en löpande tid som räknar uppåt var 30:e sekund så länge sidan är öppen. Chefer och ägare (inte arbetsledare) kan tvångsstämpla ut någon härifrån med knappen Stämpla ut på personens kort - praktiskt om någon glömt stämpla ut och sessionen annars skulle stå öppen i all evighet. Det använder samma utstämplingslogik som en vanlig egen utstämpling (en öppen rast avslutas också), skillnaden är bara att en chef utlöser den på någon annans post i stället för att den anställda gör det själv.

Närvarorapport

En filtrerbar tabell över in- och utstämplingar under en period (som standard de senaste 7 dagarna), som du eventuellt kan begränsa till en enhet med menyn Enhet. Varje rad visar den anställda, enheten, datumet, in-/utstämplingstiderna, längden och en statusetikett:

normal - instämplad i tid (eller inget schemalagt pass hittades att jämföra med).
sen - instämplad mer än 10 minuter efter den schemalagda starttiden för ett pass som redan pågick eller skulle börja inom timmen.

Ett passes status sen/normal avgörs automatiskt i instämplingsögonblicket och ändras inte i efterhand, inte ens om passets schemalagda tid redigeras senare. Tabellen på sidan har ingen kolumn för rasttid - behöver du se rastminuter per stämpling, använd Exportera CSV nedan, som har en sådan.

Exportera CSV

Med Exportera CSV laddar du ner den för tillfället filtrerade rapporten (samma period och enhetsfilter som tabellen) som ett kalkylblad med kolumner för anställd, anställningskod, enhet, datum, instämpling, utstämpling, rast (min), längd (tim) och status. Pass som fortfarande pågår visas som “Pågår” utan längd. Detta ligger på sidan Närvaro och inte under Lön & tid, eftersom det är en rå export av stämplingar och inte en löneberäkning - använd länken Lön & tid från sidan Närvaro om du behöver arbetad tid omvandlad till lönetotaler.

Kiosklänkar

Chefer kan ta fram varje enhets kioskadress med Visa kiosklänkar och använda Kopiera länk för att ställa in en delad surfplatta eller terminal i restaurangen. Att återställa eller skapa en ny kiosklänk/QR för en enhet (från sidan Restaurang) beskrivs i Enheter.

Kioskskärm (ägare)

I stället för att sätta upp en separat surfplatta kan du lämna över enheten du redan håller i. Kioskskärm finns på två ställen - på sidan Du (som finns både i telefonens nedre rad och i skrivbordets sidhuvud) och intill Incheckningspunkter på Närvarosidan - och är tillgänglig för chefer, driftchefer och ägare.

Den öppnar en väljare med alla incheckningspunkter: varje filials egen kod, och varje delad punkt för flera filialer som skapats, märkta PIN eller QR. Väljer du en blir enheten den skärmen, helt utfylld, med QR-koden eller PIN-knappsatsen i en storlek som går att läsa från där någon står.

Medan kioskläget är på är enheten en kiosk och inget annat. Alla andra adresser i appen leder direkt tillbaka till skärmen, så att lämna sidan - ur helskärm eller genom att skriva en adress - landar på incheckningskoden igen i stället för i din översikt. Du förblir inloggad bakom den, och det är därför det är billigt att avsluta.

Fliken Avsluta längs vänsterkanten ber om ett lösenord: det som tillhör den som startade kioskläget, eller vilken ägares som helst. Rätt lösenord avslutar kioskläget och släpper dig tillbaka in i appen redan inloggad - aldrig en ny inloggning. Personal utan lösenord kan inte lämna skärmen.

En Helskärm-knapp sitter i motsatt hörn där webbläsaren stöder det, vilket även döljer adressfältet. iPad Safari har ingen sådan funktion, så för en surfplatta som inte får användas till något annat, kombinera kioskläget med surfplattans egen guidade åtkomst. Det här är ett lås på appen, inte på hårdvaran.

Vad du inte kan göra här

Det går för närvarande inte att ändra en tidigare in- eller utstämplingstid, lägga till en missad stämpling manuellt eller markera någon som frånvarande från sidan Närvaro - den enda korrigering som finns är att tvångsstämpla ut någon vars pass fortfarande står öppet. Behöver en stämpling rättas i efterhand (fel tid, helt saknad post), kontakta SessionPilots support i stället för att leta efter en redigeringsfunktion på själva posten.

Så avgörs sen ankomst

Etiketten sen - oavsett om det gäller din egen historik på sidan Närvaro, en rad i en chefs rapport eller meddelandet direkt efter en instämpling vid kiosken - avgörs på samma sätt överallt: i samma stund som du stämplar in letar appen efter ett av dina pass som antingen redan pågår eller börjar inom den närmaste timmen. Hittar den ett sådant markeras du som sen när din instämpling ligger mer än 10 minuter efter passets schemalagda starttid; annars är du normal. Hittas inget matchande pass alls (inget schemalagt, eller inget som ligger tillräckligt nära i tid) markeras du som normal som standard i stället för att lämnas oflaggad.

Den kontrollen jämför två verkliga tidsstämplar - stunden du stämplade in och passets sparade starttid - direkt mot varandra, och påverkas alltså inte av vilken tidszon appens server råkar köra i. Det är en annan (och separat spårad) väg i koden än den som används av e-postrapporten med tidrapporten per dag/vecka/månad: avsnittet “sena ankomster” i den rapporten jämför med varje anställds valfria inställning förväntad ankomsttid snarare än ett schemalagt pass, och behöver specifikt räkna om den tiden till restaurangens egen tidszon (till exempel Europe/Stockholm) för att jämföra rätt - ett tidszonsfel i just den jämförelsen hittades och åtgärdades 2026-07-29. Det har inget att göra med den direkta sen-etiketten som beskrivs här, som aldrig tittar på förväntad ankomsttid alls.

Felsökning / vanliga frågor

Jag stämplade in men det syns inte. Kontrollera att du tittar på rätt ställe: dina egna instämplingar visas under Min historik på sidan Närvaro (högst dina 50 senaste) och räknas med i rutan Mina timmar denna vecka, som nollställs varje måndag - en instämpling från förra veckan syns alltså inte i den här veckans summa. Kontrollerar du närvarorapporten som chef, se till att perioden och enhetsfiltret verkligen täcker stämplingen du letar efter; rapporten står som standard på de senaste 7 dagarna och kan begränsas till en enhet. Har du precis stämplat in via QR-skannern och inte ser det än, ge sidan en stund - den uppdateras automatiskt direkt efter en lyckad skanning.

Kiosken säger att min QR-kod är ogiltig. Det betyder antingen att koden på skärmen redan gått ut (varje kod gäller bara i ungefär 10-15 sekunder - skanna alltid det som visas just då, inte ett foto av det) eller att enhetens kiosklänk/QR återställdes av en chef efter att sidan senast laddades, vilket gör alla koder från den gamla länken ogiltiga. Ladda om kiosksidan (eller be en chef återställa den igen och ladda om) för att få en aktuell kod som fungerar.

Jag visas som sen men var inte det. Etiketten sen sätts automatiskt i samma stund du stämplar in (se Så avgörs sen ankomst ovan): appen letar efter ett pass av dina som börjar inom den närmaste timmen eller redan pågår, och flaggar dig som sen om du stämplade in mer än 10 minuter efter passets schemalagda starttid. Ett par saker kan göra att det inte stämmer med hur du minns det - passets schemalagda starttid ändrades efter att du stämplade in (statusen räknas inte om i efterhand), eller inget matchande pass hittades av annat skäl och den föll tillbaka på normal. Statusen kan du inte ändra själv - tror du att den är fel, be din chef kontrollera passets schemalagda tid.