Lager & svinn

Avsnittet Lager & svinn (under Drift i vänstermenyn) har tre flikar: Lager, Förfrågningar och Svinn. Vad du kan göra på varje flik beror på din roll - ägare, driftchefer och chefer kan lägga till och fullt ut hantera artiklar; arbetsledare kan registrera lagerrörelser och svinn men inte lägga till nya artiklar eller ändra gränser; anställda kan se lagret och skicka förfrågningar, men inte mer. Fliken Förfrågningar visar en etikett med antalet väntande förfrågningar intill flikens namn så snart det finns minst en.

Lägga till en lagerartikel

Gå till Lager & svinn (fliken Lager).
Klicka på Lägg till artikel (syns bara för ägare, driftchefer och chefer).
Fyll i formuläret:
- Enhet - vilken plats artikeln hör till.
- Kategori - Ingrediens, Förpackning, Förbrukningsvara eller Kemikalie.
- Namn på artikeln.
- Aktuellt lager, en gräns för minsta lager och en enhet (t.ex. kg, lådor, flaskor).
- Valfritt leverantör och utgångsdatum.
Klicka på Lägg till artikel för att spara. Den visas nu i artikellistan.

Aktuellt lager och minsta lager accepterar bara heltal - båda fälten anges i hela enheter, och värden du skriver avrundas till närmaste heltal innan de sparas. Behöver du delade mängder (till exempel 2,5 kg), följ dem via fliken Förfrågningar i stället, där mängder accepterar decimaler. Kategori och enhet sparas och visas exakt som de matats in - kategorimenyn erbjuder de fyra valen ovan, men de sparas och visas i artikeltabellen med små bokstäver (ingredient, packaging, consumable, chemical), och enhet är ett fritextfält snarare än en meny, så det är värt att komma överens om enhetliga enhetsnamn i teamet (kg kontra kilogram).

Artikellistan har inget sökfält och ingen sortering - artiklar listas alltid alfabetiskt på namn, både i tabellen Behöver uppmärksamhet och Alla artiklar. Vid en lång lista är webbläsarens sök-på-sidan enda sättet att hoppa direkt till en artikel.

Registrera lagerrörelser

Alla med lagerbehörighet (arbetsledare och uppåt) kan uppdatera en artikels antal direkt från fliken Lager:

Hitta artikeln i tabellen Alla artiklar.
Ange ett antal i justeringsrutan, välj en typ - Inköp, Förbrukning, Svinn eller Justering - och klicka på Verkställ.
- Inköp lägger till i lagret (t.ex. när en ny leverans kommit).
- Förbrukning och Svinn drar av från lagret.
- Justering drar också av från lagret, praktiskt för att rätta antal (t.ex. efter en inventering).
Artikelns lagernivå uppdateras direkt och ändringen registreras som en transaktion. Lagret kan aldrig gå under noll - drar du av mer än vad som finns stannar det på 0 i stället för att bli negativt.

Justeringsfältet accepterar bara heltal (minst 1) - precis som artikelns lagerfält går det inte att registrera en delad rörelse (till exempel 0,5 kg) härifrån.

Artiklar som håller på att ta slut får en egen tabell Behöver uppmärksamhet högst upp på fliken Lager, med snabbknapparna + / − (var och en en justering/ett inköp om en enhet) och ett fält för Fyll på med ett klick - ange ett antal och klicka på Fyll på för att registrera ett inköp - så att du slipper scrolla till hela artikellistan.

Varje rörelse loggas internt som en transaktion, men det finns ingen separat huvudbok eller historiksida som listar tidigare transaktioner - fliken Lager visar bara artikelns aktuella antal. Vill du dokumentera varför lagret ändrades, registrera rörelsen via fliken Svinn (för svinn) så att den syns i svinnloggen nedan; vanliga inköp och förbrukningsjusteringar specificeras inte någon annanstans.

Varningar för lågt eller slut lager

Högst upp på fliken Lager finns tre live-räknare: Antal artiklar, Lågt lager och Slut i lager. En artikel flaggas som lågt lager så snart dess aktuella lager når eller går under gränsen för minsta lager, och som slut i lager när den når noll. De två räknarna utesluter varandra - en artikel på exakt 0 räknas bara mot Slut i lager, inte mot Lågt lager. Tabellen Behöver uppmärksamhet ovanför artikellistan visar däremot båda grupperna tillsammans (allt på eller under gränsen, inklusive artiklar på 0), så en artikel som är slut visas där även om den inte räknas i rutan Lågt lager. Chefer kan ändra en artikels gräns för minsta lager när som helst genom att klicka på den lilla pennikonen intill gränsen i artikeltabellen.

Det finns ingen e-post- eller push-notis vid lågt lager - räknarna och tabellen Behöver uppmärksamhet är enda varningen, så någon med lagerbehörighet måste själv titta på fliken Lager. Har en artikel ett utgångsdatum visas det under artikelns namn i tabellen Alla artiklar som “Går ut den [datum]”, men utgångsdatum utlöser ingen varning och inget automatiskt svinn - det är bara informativt.

Lagerartiklar kan inte tas bort eller arkiveras när de väl skapats - det finns ingen borttagningsåtgärd på fliken Lager. Slutar ni med en artikel är de närmaste alternativen att sätta dess lager och minsta gräns till 0, eller helt enkelt låta den ligga kvar i listan.

Begära en artikel (fliken Förfrågningar)

Vem som helst i personalen kan flagga att något saknas eller behöver fyllas på, även om de inte får ändra lagret själva:

Gå till fliken Förfrågningar.
Välj artikel i menyn (eller välj Övrigt för att skriva ett eget artikelnamn), ange ett antal och en enhet och välj en orsak - Saknas, Kastad eller Övrigt.
Lägg till en valfri notering för sammanhang och klicka på Skicka förfrågan.

Väljer du en befintlig artikel i menyn fylls fältet enhet i automatiskt från artikelns sparade enhet (du kan ändå ändra det); väljer du Övrigt kan du skriva ett fritt artikelnamn och en fri enhet i stället. Till skillnad från lagerjusteringar accepterar en förfrågans antal decimaler (t.ex. 2,5) - praktiskt för sådant som mäts i vikt. Skickar du en förfrågan med fältet enhet tomt sparas kg som standard. Att skicka en förfrågan påverkar inte lagernivåerna och skapar ingen transaktion - det är bara ett meddelande till cheferna om att något behövs, skilt från antalen på fliken Lager.

Förfrågan visas i listan nedanför med sin status (Väntande eller Klar), vem som begärde den och när. Ägare, driftchefer och chefer kan klicka på Markera som klar på en väntande förfrågan när den hanterats; det registrerar vem som slutförde den och när. Fliken Förfrågningar i navigeringen visar en etikett med antalet väntande förfrågningar så att chefer snabbt ser vad som ligger kvar. Listan på fliken Förfrågningar visar bara de 100 senaste förfrågningarna (oavsett status) - äldre faller ur den synliga listan, även om etiketten i navigeringen alltid bygger på det verkliga antalet väntande och inte bara det som visas. Det finns inget sätt att avslå eller ta bort en förfrågan - när den skickats står den som Väntande till någon markerar den som Klar.

Registrera svinn (fliken Svinn)

Fliken Svinn syns bara för personal med lagerbehörighet (arbetsledare och uppåt).

Gå till fliken Svinn och klicka på Registrera svinn.
Välj enhet och eventuellt en specifik artikel (eller lämna den som “Allmänt” om det inte hör till en enskild artikel).
Ange en orsak till svinnet (obligatoriskt) och eventuellt vikt i kg och en kostnad.
Du kan bifoga ett foto av svinnet som underlag.
Klicka på Registrera svinn för att spara.

Vikt accepterar en decimal (t.ex. 1,5 kg); kostnad accepterar två decimaler, som vanliga belopp.

Varje post i svinnloggen visar orsak, artikel, vikt, kostnad, vem som registrerade den och när - vilket ger chefer en löpande dokumentation av svinnet för kostnadskontroll. Loggen visar bara de 50 senaste posterna. Fältet kostnad anges i restaurangens inställda valuta (med valutasymbolen intill fältet, som standard SEK om restaurangen inte angett någon) och är en manuell inmatning - att registrera svinn här drar inte automatiskt av artikelns antal på fliken Lager. Vill du att lagersaldot också ska spegla svinnet, registrera dessutom en lagerrörelse av typen Svinn för artikeln från fliken Lager (se ovan); de två följs separat.

Att registrera svinn kräver inga fält utöver enhet och orsak - vikt, kostnad, artikel och foto är alla valfria, så en snabb post “Allmänt” med bara en orsak är giltig om du inte har exakta siffror än.

SessionPilot OPS har för närvarande ingen särskild funktion för temperaturloggning i lagret. Temperaturkontroller hanteras separat som en del av checklistor för livsmedelssäkerhet - se guiden Checklistor & rutiner.

Vanliga frågor

Varför kan jag inte lägga till eller ändra en lagerartikel? Bara ägare, driftchefer och chefer kan lägga till artiklar eller ändra gränser för minsta lager. Arbetsledare kan justera antal och registrera svinn men inte skapa nya artiklar. Anställda kan bara se lagret och skicka förfrågningar.

Jag justerade lagret men ser ingen logg över vad som ändrades - var finns den? Det finns ingen. Lagerjusteringar (Inköp/Förbrukning/Svinn/Justering) uppdaterar artikelns aktuella antal direkt men listas inte någonstans som historik. Behöver du en löpande dokumentation, använd fliken Svinn för just svinn - den håller en synlig logg med orsak, vikt, kostnad och vem som registrerade den.

En artikels lager visar 0 men jag vet att vi har kvar - vad hände? Lagret kan inte bli negativt; drogs mer av än vad som fanns stannar det på 0. Använd Justering med rätt antal för att rätta det efter en inventering.

Kan jag ta bort en artikel vi slutat med ur listan? Nej - det finns ingen borttagningsåtgärd för lagerartiklar. Sätt dess aktuella lager och minsta gräns till 0 i stället.

Någon skickade en förfrågan om fel artikel eller antal - kan jag ändra eller ta bort den? Nej. Förfrågningar kan bara gå från Väntande till Klar; det finns ingen ändra- eller ta bort-åtgärd. Skicka en ny, korrekt förfrågan och låt den gamla markeras som klar (eller be den som begärde den lägga till en notering som förklarar misstaget).

Kan jag ange ett delat antal när jag lägger till eller justerar en artikel? Inte för själva artikeln - aktuellt lager, minsta lager och antal vid lagerjusteringar är alla heltal. Behöver du följa något i delade mängder, använd fliken Förfrågningar, som accepterar decimaler.