Lön & lönebesked

På sidan Lön (nås från Anställda, eller via navigeringsgruppen Personal) förbereds och slutförs lönen formellt månad för månad - det är ett annat flöde än Lön & tid, inte bara ett annat namn på det:

	Lön & tid	Lön
Period	Vilken vecka eller månad som helst, direkt	Bara kalendermånader
Källa	Rå närvaro, omräknad vid varje besök	Närvaro plus manuella dagjusteringar, låst i en version när den slutförs
Redigerbar?	Nej - bara visa/exportera	Ja - varje dags timmar kan skrivas över innan den slutförs
Resultat	CSV med beräknade timmar/lön	Färdiga lönebesked som PDF (med skatteuppdelning) och en tidrapport som CSV
Ångra	Ej tillämpligt	Ta bort slutförande öppnar en slutförd månad för redigering igen

Bara anställda som tillhör en enhet räknas någonstans på sidan - en anställd utan enhet visas helt enkelt inte i listan, exporterna eller massåtgärderna. Anställda med avslutad anställning utesluts också helt från huvudlistan.

Förbereda en månad

Använd månadsnavigeringen högst upp för att växla mellan månader och enhetsmenyn för att filtrera.
Varje anställd visas som ett kort med sin status för månaden, som räknas ut på nytt varje gång du tittar på sidan (den sparas inte som ett fast värde) utifrån om ett utkast och/eller ett slutfört lönebesked finns:
- Inte påbörjad - inget utkast och inget slutfört lönebesked än.
- Utkast - ett utkast finns (dagjusteringar kan ha gjorts) men inget har slutförts.
- Ändrad sedan slutförandet - ett lönebesked har slutförts, men utkastet har sedan öppnats eller ändrats (timmar ändrade efter slutförandet).
- Slutförd - ett lönebesked finns och det har inte skett någon nyare utkastaktivitet sedan dess.
Klicka på en anställds kort för att öppna dess månadsvy: timmar grupperade per vecka, med varje dag som en klickbar ruta.

Justera en dags timmar

Klickar du på en dagsruta i månadsvyn öppnas en panel som visar:

Varje närvaropost (instämpling → utstämpling, plus eventuella rastminuter) den dagen, och de timmar som räknats fram ur närvaron. Ett pass som löper över midnatt tillskrivs helt den dag instämplingen faller på, även om utstämplingen hamnar nästa kalenderdag - det delas inte upp mellan de två dagarna.
Fält för att ange ett annat totalt antal timmar (0-24, heltal) och minuter (0-59, heltal) för dagen, plus en valfri notering som förklarar ändringen (t.ex. “glömde stämpla ut, bekräftat med den anställda”). Den kombinerade summan kan inte överstiga 24 timmar.

En sparad justering skriver över det framräknade totalet för dagen överallt på sidan Lön och i det slutliga lönebeskedet - dagsrutan får markeringen “justerad” så att det är tydligt att det inte längre är den råa närvarosiffran, och dagens övertid (fortfarande mätt mot dagsgränsen på 8 timmar) räknas om från det överskrivna totalet, inte från den ursprungliga närvaron. Klicka på Återgå till framräknat för att slänga överskrivningen och gå tillbaka till totalen från närvaron.

Slutföra och ta bort slutförandet

Klicka på Granska & slutför i en anställds månadsvy (eller markera flera anställdkort på sidan Lön med kryssrutorna och klicka på Slutför {n} markerade) för att låsa månadens lönebesked:

Har din restaurang några lönekategorier upplagda och den anställda inte har någon tilldelad än blir du ombedd att välja en innan du slutför - den sparas sedan permanent i profilen (dess payroll_category_id), så att kommande månader inte frågar igen och samma kategori återanvänds automatiskt.
Att slutföra låser månadens timmar, lön och skatteuppdelning i en ny lönebeskedsversion (versionsnumren räknas upp per anställd och månad) och ersätter en tidigare version för månaden (äldre versioner tas inte bort, bara markeras som ersatta). Kopian fryser den anställdas namn, kod, enhet, valuta, timlön, förväntade timmar, kategorinamn och skatterader exakt som de var i den stunden - så att en senare ändring i något av det inte ändrar ett redan slutfört lönebesked.
Ta bort slutförande vänder på det: det aktiva lönebeskedet markeras som ersatt och utkastet öppnas för redigering igen (statusen går tillbaka till “utkast”). Inget tas bort, så att slutföra igen efteråt skapar bara nästa version.
Ändras timmarna (via en justering eller ny närvaro) efter att ett lönebesked slutförts visar den anställdas kort Ändrad sedan slutförandet till du slutför igen.
Vid massslutförande av flera anställda behandlas var och en oberoende; misslyckas några (till exempel om en anställd saknar enhet) berättar resultatet hur många av totalen som lyckades och visar det första felet, i stället för att hela satsen tyst misslyckas.

Nedladdningar och exporter

Ladda ner lönebesked i en enskild anställds månadsvy laddar ner PDF:en för den slutförda månaden (/salary/{profileId}/{month}/payslip) - den ger 404 om den anställda inte har något aktivt (slutfört) lönebesked för månaden.
Tillbaka på huvudsidan Lön markerar du anställdkort och klickar på Ladda ner {n} lönebesked för att få en ZIP med de markerade slutförda (eller “ändrad sedan slutförandet”) lönebeskeden - en markerad anställd utan slutfört lönebesked hoppas helt enkelt över i stället för att blockera nedladdningen, så länge minst en markerad anställd har ett.
Ladda ner alla lönebesked laddar ner alla som visas för månaden som en ZIP, men bara när varenda en är slutförd eller “ändrad sedan slutförandet” - står någon fortfarande som Inte påbörjad eller Utkast vägrar den och berättar hur många som saknas, så att du kan slutföra resten först.
Exportera tidrapport (CSV) laddar ner en rad per anställd för månaden/enheten - Månad, Anställd, Anställningskod, Enhet, Status (Inte påbörjad/Utkast/Ändrad sedan slutförandet/Slutförd), Arbetade dagar, Timmar, Övertidstimmar, Timlön, Beräknad lön - med eventuella dagjusteringar inräknade, till skillnad från den råa exporten i Lön & tid. Statuskolumnen räknas fram vid exporten utifrån aktuellt utkast-/lönebeskedsläge, med samma logik som anställdkorten, så den kan inte bli inaktuell.
Sifferraden och en uppdelning av utbetalning per enhet sammanfattar totalerna över alla anställda för månaden (bara utifrån slutförda lönebesked).

Vad som står på ett lönebesked

Varje skapad lönebesked-PDF visar den anställdas namn, kod och lönekategori; timlönen (eller “Ej angiven” om ingen finns) och förväntade veckotimmar; totalt antal timmar och övertid för månaden; en bruttolön; en rad för varje skatt i lönekategorin (namn, procent, innehållet belopp) om någon gäller, följt av nettolönen; och, om inte Inställningar för lönebesked har utformningen satt till Kort, en fullständig tabell vecka för vecka och dag för dag med timmarna, eventuella justeringsnoteringar och varje veckas jämförelse med förväntade timmar. I varje lönebesked står i sidfoten att det är “Skapat {datum} av SessionPilot OPS - Beräknade siffror för intern löneförberedelse”, tillsammans med versionsnumret.

Lönebesked som skapades innan din restaurang hade skatter, kategorier eller ett utformningsval upplagt visas fortfarande korrekt om du laddar ner dem senare: en kopia som saknar de uppgifterna faller tillbaka på inga skatter, nettolön lika med brutto och den långa utformningen, precis som den såg ut när den först skapades.

Lönekategorier och skatter

I Inställningar för lönebesked (längst upp till höger på sidan Lön) definieras lönekategorierna själva - skilda från avtalskategorierna som beskrivs i guiden Anställda. Varje lönekategori har ett namn (t.ex. “Standard”, “Chef”) och valfritt antal namngivna skatterader, var och en med en procentsats mellan 0 och 100:

Klicka på Lägg till kategori, namnge den och klicka på + Lägg till skatt för varje skatt som ska hållas inne (t.ex. “Inkomstskatt”, 30 %).
Klicka på Spara. Att spara en befintlig kategori ersätter hela dess skattelista på en gång - alla kategorins nuvarande skatter tas bort och de du just skickade läggs in på nytt, i stället för att enskilda skatterader uppdateras.
Tilldela kategorin till anställda antingen i förväg (fältet Lönekategori under Lön & tidsklocka i deras profil) eller första gången du slutför deras lönebesked.

Varje skatt i den anställdas tilldelade kategori tillämpas som en procent av månadens bruttolön, avrundat till närmaste öre, och summan dras av för att ge nettolönen på lönebeskedet. En kategori utan skatter fungerar också - då är brutto lika med netto.

I Inställningar för lönebesked finns också växlaren Lönebeskedets längd (Lång/Kort), som gäller hela restaurangen - men bara för lönebesked som skapas (slutförs) efter att du ändrar den. Den låses in i varje lönebesked vid slutförandet, så att växla den formaterar inte om ett lönebesked som redan slutförts i efterhand; du skulle behöva slutföra månaden igen för att få den nya utformningen.

Vanliga frågor

Varför blev jag ombedd att välja en lönekategori när jag slutförde ett lönebesked? Det händer bara första gången du slutför för en anställd som inte redan har en lönekategori satt, och bara om din restaurang har skapat minst en kategori under Inställningar för lönebesked. Det du väljer sparas i profilen, så kommande månader frågar inte igen.

En anställds timmar ser fel ut efter att jag stämplat in/ut personen manuellt eller rättat närvaron. Både Lön & tid och sidan Lön räknar om från aktuell närvaro varje gång du tittar på dem (om inte en dag har en manuell justering på sidan Lön, som alltid går före det framräknade totalet). Hade ett lönebesked redan slutförts innan rättelsen visar kortet Ändrad sedan slutförandet - ta bort slutförandet och slutför igen för att få med de rättade timmarna.