Anställda

Den här guiden går igenom sidan Anställda och en enskild anställds fullständiga profil. Vissa avsnitt (Avtalsverktyget, standardveckoschema) visas bara om din restaurang har den funktionen aktiverad - ser du inte något som beskrivs här, fråga kontoägaren eller se Restaurang & enheter.

Bara ägare, driftchefer, chefer och arbetsledare med behörighet kan hantera anställda; vanlig personal ser inte sidan Anställda alls.

Listan över anställda

Sidan Anställda visar hela ditt team med en snabb sifferrad högst upp - teamets storlek (och hur många som är aktiva), hur många som har chefsroller, hur många som har en timlön angiven (“Lön satt”) och hur många som är “kioskklara” (har en PIN-kod för instämpling).

Varje rad visar namn, roll, enhet, statusetikett (aktiv / ledig / avslutad), timlön (om angiven) och anställningsnummer. Klicka på Redigera på en rad för att öppna snabbredigeringspanelen, eller klicka på namnet för att öppna den fullständiga profilen.

Så bjuder du in en ny anställd

Klicka på Bjud in anställd högst upp på sidan Anställda.
Ange förnamn och efternamn (obligatoriskt - formuläret går inte igenom utan båda).
Ange eventuellt e-post och telefonnummer. Anger du en e-postadress måste den se ut som en riktig adress (namn@exempel.com); servern avvisar allt annat med “Ange en giltig e-postadress, eller lämna fältet tomt.”
Välj roll (ägare, driftchef, chef, arbetsledare eller anställd), enhet/plats och eventuellt en roll och avtalskategori.
Ange eventuellt ett startdatum.
Klicka på Bjud in anställd.

Vad som händer sedan beror på om du angav en e-postadress:

Med e-post: systemet skapar kontot och skickar ett onboarding-mejl med en självbetjäningslänk så att personen kan sätta sitt eget lösenord och fylla i sina personuppgifter, sin adress och sina bankuppgifter (se Onboarding av anställda (självbetjäning)). Du ser också länken på skärmen om mejlet inte skulle gå fram.
Utan e-post: inget mejl skickas. Systemet skapar automatiskt en intern inloggning - en omvandlad adress fornamn-efternamn.restaurangnamn på @employees.sessionpilot.internal med ett kort slumpmässigt suffix så att den förblir unik även om två anställda har samma namn - plus ett slumpmässigt lösenord bakom kulisserna. Använd det för personal som inte har eller inte vill använda en privat e-postadress i jobbet - de kan i stället logga in med sin anställningskod och ett lösenord du tar fram via Återställ lösenord, eller helt enkelt stämpla in vid en kiosk med en PIN-kod du anger senare i profilen.

Varje ny anställd får automatiskt en löpande anställningskod (t.ex. EMP-0001, EMP-0002) - systemet letar upp ett ledigt nummer i stället för att lita på antalet anställda, så att en tidigare borttagen eller ändrad profil inte kan lämna en lucka som orsakar en kollision senare - och placeras i restaurangens standardavtalskategori “Heltid” (som skapas automatiskt första gången den behövs, med 40 timmar som minsta veckoarbetstid) om du inte väljer en annan.

Har din plan en gräns för antal anställda blockeras inbjudningar när du nått den, med ett meddelande i formen “Du har planen {plan} (upp till {gräns} anställda). Kontakta supporten för att uppgradera.” Bara anställda vars status inte är Avslutad räknas, så att ta bort någon frigör en plats.

Anställda importerade från Nmbrs

Har din restaurang kopplat Nmbrs och kört en import ser varje importerad person lite annorlunda ut i listan än någon som bjudits in manuellt:

De skapas med en intern inloggning (ingen riktig e-postadress), precis som en inbjudan utan e-post - du behöver använda Återställ lösenord eller ange en inloggnings-e-post senare om de ska logga in med en privat adress.
De är inte tilldelade någon enhet - Nmbrs skickar inga uppgifter om enhet eller plats, så det måste du ange själv (via Redigera eller den fullständiga profilen) innan de kan schemaläggas eller stämpla in.
De hamnar i standardavtalskategorin Heltid, oavsett hur de är upplagda i Nmbrs.
Bara deras fullständiga namn kommer från Nmbrs. Timlön, kiosk-PIN, roller, bankuppgifter och allt annat som beskrivs i den här guiden behöver fortfarande fyllas i inne i SessionPilot OPS.
Bakom kulisserna kopplas varje importerad profil till Nmbrs via sitt Nmbrs-anställningsnummer, så att en senare import uppdaterar samma persons namn i stället för att skapa en dubblett.

Se Integrationer för hur du kopplar Nmbrs och kör en import.

Redigera en anställd (snabbpanelen)

Klickar du på Redigera i listan öppnas en mindre panel där du kan ändra:

Fält	Noteringar
Roll	Ägare / driftchef / chef / arbetsledare / anställd
Enhet/plats	Vilken enhet personen tillhör
Anställningsstatus	Aktiv / ledig / avslutad
Förväntad ankomsttid	Används för att följa sena ankomster - måste vara en giltig tid i formen `HH:MM` om den anges
Avtalskategori	T.ex. heltid, deltid - se Avtalskategorier och vad de faktiskt ändrar nedan
Startdatum	Anställningens startdatum

Från samma panel kan du också:

Skapa anställningsnummer - visas bara om den anställda inte redan har ett; när det skapats försvinner knappen.
Återställ lösenord - se Återställa ett lösenord nedan.
Ange en inloggnings-e-post - ge en anställd som i dag loggar in med en intern inloggning eller anställningskod en riktig e-postadress som alternativ inloggning. Den valideras som en riktig e-postadress och avvisas om ett annat konto redan använder den.
Mejla onboarding-länk / Skicka om onboarding-länk - skicka (om) självbetjäningslänken som beskrivs nedan och se personens onboarding-status som etikett (t.ex. “Personuppgifter klara”, “Klar”).
Öppna den fullständiga profilen för allt annat (lön, schema, dokument med mera).

Var den anställdas anställning tidigare avslutad erbjuder en banner Återaktivera med ett klick för att återställa status och inloggning. Misslyckas det av något skäl att lyfta inloggningsspärren säger panelen det uttryckligen i stället för att tyst lämna personen utelåst.

Avtalskategorier och vad de faktiskt ändrar

Avtalskategorier (heltid, deltid eller vilka namn din restaurang än lägger upp) skapas och konfigureras på sidan Restaurang - se Avtalskategorier för hur en ägare eller driftchef skapar en och ställer in dess minsta veckoarbetstid och växlarna Tillåt ändring av dagar och Tillåt ändring av tider. Kategorin du tilldelar här (eller i den anställdas fullständiga profil) är det som sätter växlarna i kraft för just den personen:

Är Tillåt ändring av dagar av kan den anställda inte lägga till eller ta bort vilka dagar den är tillgänglig när en ny planeringsperiod öppnas - bara justera tiderna inom de dagar som standardveckoschemat redan har den arbetande.
Är Tillåt ändring av tider av kan personen inte ändra start- och sluttider heller - tillgängligheten för perioden är låst till exakt vad standardschemat och eventuell chefsangiven tillgänglighet säger.
Utan tilldelad kategori (eller med en kategori där båda växlarna är på) har den anställda full frihet att ändra sin egen tillgänglighet varje period.

Med andra ord: standardveckoschemat sätter utgångspunkten varje period, och avtalskategorin styr hur långt den anställda själv får flytta sig från den.

Återställa ett lösenord

Klicka på Återställ lösenord för en anställd:

Har personen en riktig e-postadress (inte en intern platshållare) skickar SessionPilot OPS ett mejl om lösenordsåterställning, precis som flödet “Glömt lösenord” - personen väljer själv ett nytt lösenord.
Har personen bara en intern inloggning (ingen riktig e-post) skapas ett nytt slumpmässigt tillfälligt lösenord som visas på din skärm, så att du kan förmedla det direkt.

Arkivera/ta bort en anställd

Klicka på Redigera, scrolla till botten, klicka på Ta bort anställd och bekräfta. Detta är en mjuk borttagning: kontot spärras från inloggning (i 100 000 timmar, i praktiken för alltid) och statusen sätts till Avslutad, men historiken (pass, närvaro, lön, chatt) behålls i stället för att raderas - en hård borttagning försöks inte ens, eftersom andra tabeller refererar till profilen utan kaskad. Du kan ångra det när som helst via Återaktivera. Ditt eget konto kan du inte ta bort.

Anpassa anställningskortet

Klicka på Anpassa kort högst upp på sidan för att välja vilka fält (roll, enhet, telefon, e-post, anställningskod) som visas på varje anställds kortsammanfattning högst upp i profilen. De fem växlarna är på som standard och gäller hela restaurangen, inte per anställd.

Onboarding av anställda (självbetjäning)

Bjuder du in någon med en e-postadress, eller skickar (om) en onboarding-länk från en profil, får personen en länk (/onboard/{token}) som guidar den genom ett kort upplägg på egen hand - så att en chef inte behöver samla in person- eller bankuppgifter åt någon annan:

Sätt ett lösenord - minst 8 tecken och måste innehålla en versal, en gemen, en siffra och ett specialtecken. En styrkemätare visar hur starkt det är.
Personuppgifter - fullständigt namn, födelsedatum, medborgarskap, nationellt id-nummer (personnummer eller BSN, beroende på land), hemadress och anhörigkontakt.
Bankuppgifter - banknamn, kontoinnehavare och de kontouppgifter som gäller för landet (IBAN/BIC för Nederländerna, eller clearing- och kontonummer för Sverige).

En förloppsindikator visar vilket steg personen är på. När alla tre är klara visar länken en bekräftelse på att allt är ifyllt och kan inte användas igen. Chefer ser den anställdas onboarding-status som en etikett (t.ex. “Personuppgifter klara”) både i listan över anställda och i personens egen profil, och kan skicka om länken när som helst om den anställda tappat den eller inte hunnit klart - att skicka om ger alltid ett nytt token och nollställer statusmarkeringen, så att en gammal, redan slutförd länk inte kan blockera ett nytt försök.

Att skicka (om) en länk synkar också tyst e-postadressen till själva inloggningen (inte bara profilen), så att personen efter onboardingen kan logga in med den riktiga adress den bekräftat - inte bara med sin anställningskod.

Anställdprofilen

Klickar du på en anställds namn (i listan, eller från Lön & tid eller Lön) kommer du till den fullständiga profilen, indelad i avsnitt.

Personuppgifter, adress & anhörigkontakt

Redigerbara fält: födelsedatum, medborgarskap, nationellt id-nummer (personnummer/BSN), gatuadress, postnummer, ort samt namn, relation och telefonnummer för en anhörigkontakt. Normalt fyller den anställda i detta själv vid onboardingen, men en chef kan också rätta ett stavfel eller fylla i något åt personen här. Det nationella id-numret valideras mot restaurangens land - en nederländsk restaurang förväntar sig ett BSN med 9 siffror, en svensk ett personnummer med 10 eller 12 - och ett värde som inte går att tolka avvisas i stället för att sparas tyst.

Bankuppgifter

Banknamn och kontoinnehavare, plus landsspecifika fält: IBAN och BIC/SWIFT för nederländska restauranger, eller clearingnummer, kontonummer och valfri IBAN för svenska.

Lön & tidsklocka

Fält	Syfte
Timlön	Används för att beräkna personalkostnad på sidorna Lön & tid och Lön. Måste vara ett positivt tal om det anges.
Förväntade veckotimmar	Jämförs med faktiskt arbetade timmar. Måste ligga mellan 0 och 168 om det anges.
Kiosk-PIN	Kod med 4-8 siffror som den anställda anger på en kiosk eller surfplatta för att stämpla in och ut. Klicka på Skapa för en slumpmässig fyrsiffrig kod. Måste vara unik inom restaurangen - att återanvända en annan anställds PIN avvisas med “Den kioskkoden används redan av en annan anställd. Välj en annan.”
Lönekategori	Avgör vilka skatter som gäller när den anställdas lön förbereds - se Lönekategorier och skatter
Förväntad ankomsttid	Används för att flagga sena instämplingar

Observera att lönekategori här är något annat än avtalskategori i snabbredigeringspanelen: avtalskategorin styr behörigheter kring schema och tillgänglighet, lönekategorin styr vilka skatterader som visas på den anställdas färdiga lönebesked.

Standardveckoschema

Här ställer du in en anställds normala vecka. Det påverkar inte faktiskt tillsatta pass - i stället använder SessionPilot OPS varje anställds standardschema för att automatiskt förifylla tillgängligheten för perioden i samma stund som en chef öppnar en ny planeringsperiod, så att ingen börjar från ett tomt blad. Om den anställda sedan kan ändra den förifyllda tillgängligheten själv beror på personens avtalskategori.

Varje veckodag kan numera innehålla mer än ett arbetsblock - praktiskt vid ett delat pass (till exempel lunchservering och sedan middagsservering med en lucka emellan):

Kryssa i Arbetar för att slå på dagen (den börjar med ett enda block 9:00-17:00) eller av.
Justera blockets start- och sluttid.
Klicka på + Lägg till ett block för att ge dagen ett andra (eller tredje och så vidare) arbetsblock - till exempel 9:00-12:00 och 17:00-21:00 för ett delat pass. Knappen visas först när dagen är markerad som arbetsdag.
Varje block efter det första får en egen ×-knapp för att ta bort det. Det finns ingen gräns för hur många block en dag kan ha.
Klicka på Spara.

En dag utan block (Arbetar ej ikryssat) betyder att den anställda inte är schemalagd den dagen som standard. Vid sparning ersätts hela den anställdas standardschema på en gång (servern tar bort alla befintliga rader för personen och lägger in den nya uppsättningen) - det går inte att ändra ett enskilt block för sig, bara genom det här formuläret. Varje block behöver också en sluttid strikt efter sin starttid, annars avvisas sparningen med ett meddelande som namnger dagen.

Avtal (Avtalsverktyget)

Har din restaurang Avtalsverktyget aktiverat kan du i det här avsnittet skapa ett anställningsavtal som PDF - det är en annan funktion än avtalskategorin ovan; det handlar om att ta fram själva det juridiska dokumentet, inte om behörigheter kring schema:

Är restaurangens företagsuppgifter (namn, telefon, adress, organisationsnummer) inte kompletta, fyll i dem först - bara ägaren kan ändra dem, via en länk i det här avsnittet.
Välj en avtalstyp och klicka på Ställ in avtal för att öppna detaljformuläret för den avtalstypen, och fyll i fälten (en växlare “Hjälpläge” visar engelska ledtexter intill de översatta fältnamnen och avsnitten).
Klicka på Spara uppgifter.
Klicka på Skapa avtal för att ta fram en versionsmärkt, nedladdningsbar PDF-kopia. Varje ny körning lägger till en version i listan Avtalshistorik nedanför, och den föregående versionen markeras som ersatt.

När ett avtal skapas fryses mer än formulärfälten: även restaurangens företagsuppgifter i den stunden (inklusive den anställdas enhetsnamn som arbetsplats) och den aktuella texten och utformningen av villkor och policyer låses in i samma version - så att en senare ändring i företagsuppgifter eller avtalsvillkor flaggar en avvikelse (se nedan) i stället för att tyst skriva om ett redan utfärdat avtal. Varje versions PDF finns på en egen länk, och den anställda kan också öppna PDF:en för sitt eget avtal, inte bara en chef.

Ändras avtalsuppgifter eller företagsuppgifter efter att ett avtal skapats flaggar en notis att de aktuella uppgifterna avviker från den skapade PDF:en, med en uppmaning att skapa avtalet igen.

Roller

Visar den eller de roller som just nu är tilldelade den anställda som borttagbara etiketter. Använd menyn och knappen Tilldela för att lägga till ytterligare en roll från dem restaurangen lagt upp (se Skapa en roll); en roll som redan är tilldelad visas inte igen i listan.

Dokument

Ladda upp filer mot en dokumenttyp - Avtal, Anställningserbjudande, Livsmedelshygienintyg, Arbetstillstånd, Pass, Id-handling eller Övrigt - och visa eller ta bort dem senare. Varje uppladdat dokument lagras under en sökväg som hör till din restaurang och den anställda, och kan öppnas via en signerad länk som går ut efter en timme.

Sidopanelen: timmar, tillgänglighet & kalender

Sidopanelen till höger i en anställds profil (synlig för chefer) visar:

Arbetade timmar denna månad, plus övertid och en direkt markering “på plats nu” om personen är instämplad just nu.
Lämnad tillgänglighet för månaden, som en enkel lista med datum och tider.
En månadskalender: varje dag får en punkt om den anställda har ett schemalagt pass (blå) eller faktisk närvaro (grön), och dagens datum pulserar grönt så länge personen är instämplad. Håller du över en dag visas en liten pil som hoppar direkt till det datumet i passplaneringen för personens enhet.

Klickar du på en dag öppnas en 24-timmarstidslinje för det datumet, med schemalagda passblock i vänstra halvan och faktiskt arbetade (närvaro)block i högra halvan, så att du kan jämföra plan mot verklighet - inklusive ett läge “här sedan HH:MM” för ett pass som fortfarande pågår, och etiketten “till föregående dag” för närvaro som började före midnatt. Härifrån kan du:

Klicka på + Lägg till ett pass (eller knappen Lägg till pass under kalendern för ett snabbtillägg utan att först öppna en dag) för att skapa ett nytt pass med datum, starttid och sluttid - den anställda måste redan tillhöra en enhet, annars avvisas det.
Klicka på ett befintligt passblock för att ändra start-/sluttid eller välja Ta bort pass (med en bekräftelsefråga) direkt från profilen, utan att gå till passplaneringen.

Vanliga frågor

En anställds standardschema stämmer inte med det jag ställde in. Standardschemat förifyller tillgängligheten bara i den stund en ny planeringsperiod öppnas - att ändra det efteråt påverkar inte retroaktivt en period som redan är öppen. Kontrollera också den anställdas avtalskategori: är Tillåt ändring av dagar eller Tillåt ändring av tider på kan personen ha justerat sin egen tillgänglighet bort från standarden i sin vy /my-shifts.

Hur tar jag bort ett block för ett delat pass från standardschemat? Klicka på ×-knappen intill blocket du vill ta bort, under Standardveckoschema i den anställdas profil. Den visas bara när dagen har mer än ett block - har en dag bara ett block tar du bort det genom att avmarkera dagens kryssruta Arbetar i stället.